Ký hợp đồng trực tuyến qua liên kết an toàn, miễn phí với tài khoản của bạn

Báo giá, hợp đồng, hóa đơn: một quy trình liền mạch

Tạo hợp đồng từ tài liệu bạn đã có, và lập hóa đơn từ hợp đồng đã ký. Tên, các dòng và điều kiện được chuyển sang; không phải nhập lại lần nào.

1. 

   Báo giá

   Bắt đầu từ báo giá, hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn, phiếu công việc hoặc đơn đặt hàng: khách hàng và các dòng có giá được chuyển sang hợp đồng.

2. 

   Hợp đồng

   Thêm điều khoản từ mẫu hoặc tự soạn, ký với tư cách bên A và gửi cho mỗi người ký một liên kết an toàn. Khi gửi, văn bản được cố định bằng một dấu vân tay.

3. 

   Hóa đơn

   Khi mọi người đã ký, lập hóa đơn từ hợp đồng cho toàn bộ số tiền hoặc cho một khoản đặt cọc. Hóa đơn ghi mã tham chiếu của hợp đồng và điều khoản thanh toán.

Cách hoạt động

Bốn bước, từ bản nháp đến hợp đồng đã ký kèm biên bản ký.

1. Soạn thảo

   Bắt đầu từ một trong 119 hợp đồng mẫu, từ tài liệu bạn đã tạo, hoặc từ trang trống. Các bên, điều khoản, bảng giá, điều khoản thanh toán và luật điều chỉnh đều có thể chỉnh sửa.

   

2. Cố định và ký

   Khi gửi, văn bản được cố định và nhận một dấu vân tay (SHA-256): bất kỳ thay đổi nào về nội dung cũng làm thay đổi dấu vân tay. Bạn ký trước, với tư cách bên A.

   

3. Chia sẻ liên kết và mã

   QuoteBill chỉ hiển thị một lần liên kết và mã truy cập của từng người ký. Bạn tự gửi liên kết qua email hoặc ứng dụng nhắn tin, còn mã thì qua một kênh khác, chẳng hạn cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn SMS.

   

4. Theo dõi và lưu giữ

   Xem ai đã mở, ai đã ký và vào lúc nào trong nhật ký kiểm toán, tức bản ghi của từng bước. Khi mọi người đã ký, hãy in hoặc lưu hợp đồng dưới dạng PDF kèm biên bản ký.

   

Điền hợp đồng mà không phải gõ nhiều

Trình soạn thảo giúp hoàn thiện bản nháp dễ dàng: nhấp vào trang, đi lần lượt qua các chỗ trống và để nó tự lưu.

• Nhấp vào văn bản để chỉnh sửa

  Trong bản nháp của bạn, nhấp vào một chỗ trống được tô sáng trên văn bản và gõ ngay tại đó. Nhấp vào một điều khoản, một bên, một ngày hoặc điều khoản thanh toán để đến đúng trường của nó. Những gì người ký nhìn thấy không thay đổi.

• Nút Tiếp và Trước luôn hiển thị

  Một thanh ở phía trên đếm số chỗ trống còn lại và đi qua chúng theo thứ tự hợp đồng in ra. Trên bàn phím, phím Alt cùng mũi tên xuống hoặc lên cũng làm như vậy.

• Tự lưu khi bạn gõ

  Bản nháp tự lưu ngay sau khi bạn ngừng gõ, báo cho bạn khi không lưu được và tự thử lại. Những chỗ trống có ví dụ có thể điền bằng giá trị gợi ý và hoàn tác được; những chỗ trống cần lời lẽ của riêng bạn vẫn nằm trong danh sách.

• Mẫu được thích nhiều nhất lên trước

  Các mẫu được chia thành nhóm, từ công việc sáng tạo đến lao động, bất động sản và tài chính. Nhấn vào trái tim trên một mẫu: khi đã có lượt thích, danh sách sẽ hiển thị mẫu được thích nhiều nhất trước, và chỉ tổng số được công khai.

Những gì khách hàng của bạn thấy

Năm màn hình để ký, trên mọi điện thoại hoặc máy tính, bằng 33 ngôn ngữ. Không cần tài khoản, không cần cài ứng dụng.

Hướng dẫn đầy đủ

• Từng màn hình khách hàng của bạn thấy, theo từng bước

Hợp đồng mẫu để bắt đầu

Tổng cộng 119 mẫu, từ thiết kế web đến thỏa thuận bảo mật. Năm mẫu này bao quát phần lớn thỏa thuận giữa các doanh nghiệp nhỏ: dịch vụ, làm việc tự do hoặc tư vấn, mua bán và cung cấp hàng hóa, bảo mật thông tin và một hợp đồng chung đơn giản. Bạn có thể đọc mọi điều khoản và toàn văn mẫu trên trang riêng của từng mẫu, bằng tiếng Anh, trước khi đăng nhập. Đây là mẫu tham khảo, không phải tư vấn pháp lý.

• 

  Hợp đồng dịch vụ

  Dịch vụ, sản phẩm bàn giao, nghiệm thu, phí và quyền sở hữu trí tuệ.

• 

  Hợp đồng làm việc tự do hoặc tư vấn

  Công việc của nhà thầu độc lập, kèm phí, quyền sở hữu trí tuệ và bảo mật.

• 

  Hợp đồng mua bán và cung ứng hàng hóa

  Hàng hóa, đơn hàng, giao hàng, kiểm tra, bảo hành và thanh toán.

• 

  Thỏa thuận bảo mật

  Bảo mật thông tin hai chiều trước hoặc trong khi trao đổi kinh doanh.

• 

  Hợp đồng chung đơn giản

  Việc mỗi bên thực hiện, thanh toán, thời hạn và chấm dứt.

Xem tất cả 119 mẫu hợp đồng

Bằng chứng ai cũng có thể kiểm tra

Hợp đồng đã ký đi kèm biên bản ký, tức bản ghi riêng của QuoteBill về quá trình ký, và một tệp bằng chứng. Bất kỳ ai có bản sao đều có thể kiểm tra cả hai trên trang kiểm tra công khai, kể cả sau khi hợp đồng đã bị xóa khỏi tài khoản.

Tự mình kiểm chứng

• Một hợp đồng mẫu đã ký, biên bản ký và tệp bằng chứng của nó

Cách hợp đồng được bảo vệ

Điều gì bảo vệ văn bản, liên kết và bản ghi, nói bằng lời đơn giản.

• Dấu vân tay cho đúng văn bản

  Hợp đồng được lưu một lần, dưới dạng chính xác văn bản mà mọi người ký, và dấu vân tay SHA-256 của nó, một mã ngắn được tính từ văn bản đó, được hiển thị cho mọi người ký. Nếu dấu vân tay không khớp, chữ ký sẽ bị từ chối.

• Phần bí mật của liên kết không bao giờ xuất hiện trong địa chỉ web

  Phần bí mật của liên kết ký nằm sau dấu #, phần mà trình duyệt không đưa vào địa chỉ khi yêu cầu, nên nó không bị ghi vào nhật ký truy cập thông thường của máy chủ web. QuoteBill chỉ lưu mã băm của phần này, và khi bạn cấp liên kết mới, liên kết cũ sẽ ngừng hoạt động.

• Mã truy cập có cơ chế khóa

  Một mã 8 ký tự, gửi riêng, bảo vệ mỗi liên kết. Mã được bật sẵn; người gửi nào tắt mã sẽ được cảnh báo rằng bất kỳ ai có liên kết đều có thể ký. Sau 5 lần nhập sai, liên kết bị khóa 15 phút; sau 15 lần, liên kết bị vô hiệu cho đến khi bạn cấp liên kết mới.

• Nhật ký kiểm toán dạng chuỗi

  Mọi sự kiện, từ gửi và mở đến nhập sai mã, ký hoặc từ chối, đều được lưu cùng thời điểm và, với thao tác của người gửi hoặc người ký, cùng địa chỉ IP và trình duyệt. Mỗi mục mang mã băm của mục trước, nên một mục bị sửa hoặc bị xóa sẽ làm đứt chuỗi.

Vì sao nhật ký kiểm toán dạng chuỗi lại quan trọng

Mã băm là một mã ngắn được tính từ nội dung của một mục. Mỗi mục trong nhật ký kiểm toán mang mã băm của mục trước; sửa hoặc xóa một mục, mọi mã băm sau đó sẽ không còn khớp. Trang kiểm tra tính lại toàn bộ chuỗi.

Ai cũng kiểm tra được, chỉ với những gì cần thiết

Những gì vẫn kiểm tra được, và những gì QuoteBill không bao giờ yêu cầu.

• Ai có bản sao đều kiểm tra được

  Biên bản ký in mã tham chiếu, dấu vân tay và mã băm biên bản ký. Bất kỳ ai có bản sao đều có thể kiểm tra trên trang kiểm tra của QuoteBill, kể cả sau khi hợp đồng đã bị xóa khỏi tài khoản.

• Tệp bằng chứng ai cũng kiểm tra được

  Khi mọi người đã ký, mỗi bên có thể tải về một tệp bằng chứng (người ký tải được khi liên kết của họ còn mở, tối đa 30 ngày sau khi hoàn tất) chứa đúng văn bản, nhật ký kiểm toán và mọi chữ ký. Trang kiểm tra sẽ kiểm tra tệp này ngay trong trình duyệt.

• Chỉ những gì cần thiết

  Người ký không cần tài khoản, và địa chỉ email của họ là tùy chọn. Các trang ký và trang kiểm tra không có quảng cáo, công cụ phân tích hay theo dõi khách truy cập; việc đếm duy nhất là giới hạn tần suất ngắn hạn chống lạm dụng, được lưu dưới dạng mã băm.

• Dùng thử trang kiểm tra

  Nhập mã tham chiếu và dấu vân tay in trên biên bản ký, hoặc thả tệp bằng chứng vào. Việc kiểm tra diễn ra trong trình duyệt của bạn, và chỉ mã tham chiếu cùng dấu vân tay được gửi đi.

Ai đang dùng, và dùng hợp đồng mẫu nào

Sáu tình huống thường ngày. Mỗi tình huống nêu hợp đồng mẫu phù hợp và các tài liệu đi trước, đi sau nó.

• 

  Nhà thiết kế hoặc lập trình viên

  Thống nhất phạm vi công việc và thù lao trước khi bắt đầu: báo giá, rồi hợp đồng, rồi hóa đơn lập từ hợp đồng.

  Hợp đồng làm việc tự do hoặc tư vấn

• 

  Công ty dịch vụ trước buổi chào hàng

  Ký thỏa thuận bảo mật hai chiều trước khi chia sẻ ý tưởng hay số liệu, rồi báo giá khi đàm phán thuận lợi.

  Thỏa thuận bảo mật thông tin

• 

  Nhà cung cấp hoặc nhà bán buôn

  Biến đơn đặt hàng thành điều kiện cung cấp lâu dài: đặt hàng, giao hàng, kiểm tra và thanh toán, chỉ ký một lần.

  Hợp đồng mua bán và cung cấp hàng hóa

• 

  Chuyên gia tư vấn

  Ghi rõ nội dung công việc, số ngày và mức phí bằng văn bản; khi đã ký, lập hóa đơn từ hợp đồng cho toàn bộ hoặc cho khoản đặt cọc.

  Hợp đồng làm việc tự do hoặc tư vấn

• 

  Nhà sản xuất nhỏ

  Hóa đơn chiếu lệ, rồi hợp đồng cung cấp, rồi hóa đơn lập từ hợp đồng; các trang ký có sẵn bằng 33 ngôn ngữ.

  Hợp đồng mua bán và cung cấp hàng hóa

• 

  Dịch vụ địa phương và thợ

  Phiếu công việc, rồi một hợp đồng ngắn ký tại chỗ trên điện thoại của khách hàng, rồi hóa đơn. Dành cho khách hàng doanh nghiệp: hộ gia đình là người tiêu dùng, nên hãy kiểm tra quy định về bảo vệ người tiêu dùng trước.

  Hợp đồng chung đơn giản

Nó là gì, và không phải là gì

QuoteBill tạo chữ ký điện tử đơn giản kèm nhật ký kiểm toán. Ở EU, Vương quốc Anh, Hoa Kỳ và Hàn Quốc, một chữ ký không bị phủ nhận hiệu lực pháp lý chỉ vì nó ở dạng điện tử, và ở Nhật Bản phần lớn hợp đồng hoàn toàn không đòi hỏi hình thức đặc biệt nào. Điều mà một chữ ký điện tử đơn giản chứng minh được trong tranh chấp phụ thuộc vào bằng chứng đi kèm, và một số tài liệu đòi hỏi hình thức khác. Quy định khác nhau tùy quốc gia.

Đây không phải chữ ký điện tử đủ điều kiện hay chữ ký điện tử nâng cao, và QuoteBill không xác minh người ký là ai. Hệ thống ghi lại việc sử dụng liên kết và mã truy cập mà bạn đã giao, nên bất kỳ ai có cả hai đều có thể ký. Biên bản ký liệt kê mọi liên kết đã cấp và, với mỗi thao tác của người gửi hoặc người ký, địa chỉ IP và trình duyệt khi đọc được.

Một số tài liệu đòi hỏi hình thức khác. Di chúc, nhiều giao dịch chuyển nhượng bất động sản, bảo lãnh và một số tài liệu lao động, ở một số quốc gia, phải viết tay, công chứng hoặc ký bằng chữ ký đủ điều kiện. Các mẫu chỉ mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý: hãy nhờ luật sư xem xét.

Đơn giản, nâng cao, đủ điều kiện: ba loại chữ ký

Các thuật ngữ này đến từ Quy định eIDAS của EU; các quốc gia khác phân định theo cách khác. QuoteBill tạo loại thứ nhất.

Thời gian trong QuoteBill lấy từ đồng hồ cơ sở dữ liệu của hệ thống; đó không phải dấu thời gian điện tử đủ điều kiện.

Đọc thêm

• Tin cậy và bảo mật, chi tiết
• Giải thích chữ ký đơn giản, nâng cao và đủ điều kiện (tiếng Anh)
• Pháp luật nhìn nhận chữ ký điện tử thế nào (tiếng Anh)

Câu hỏi

Có miễn phí không?

Có, với tài khoản QuoteBill miễn phí. Các giới hạn sử dụng hợp lý giúp ngăn dịch vụ bị lạm dụng: 50 hợp đồng mới mỗi ngày, 20 lần gửi mỗi ngày và lưu trữ tối đa 100 hợp đồng cùng lúc.

Bên kia có cần tài khoản không?

Không. Người ký mở liên kết, nhập mã truy cập, đọc hợp đồng và ký bằng cách vẽ hoặc gõ tên, hoặc bằng hình ảnh con dấu, trên điện thoại hoặc máy tính.

Khách hàng của tôi thấy gì?

Một trang đơn giản cho biết họ nhận được một hợp đồng để xem xét và ký, lời nhắc nhập mã truy cập, toàn văn kèm xác nhận rằng văn bản không thay đổi, một bước đồng ý và chữ ký. Không cần ứng dụng, không cần tài khoản; các trang có sẵn bằng 33 ngôn ngữ.

Chữ ký có hợp lệ không?

Đây là chữ ký điện tử đơn giản kèm nhật ký kiểm toán. Ở EU, Vương quốc Anh, Hoa Kỳ và Hàn Quốc, một chữ ký không bị phủ nhận hiệu lực pháp lý chỉ vì nó ở dạng điện tử, và ở Nhật Bản phần lớn hợp đồng không đòi hỏi hình thức đặc biệt. Điều nó chứng minh được trong tranh chấp phụ thuộc vào bằng chứng đi kèm, và QuoteBill không xác minh người ký. Một số tài liệu đòi hỏi hình thức khác; hướng dẫn liệt kê theo từng quốc gia.

Tôi không được gửi gì qua QuoteBill?

Những tài liệu mà pháp luật nơi bạn ở yêu cầu hình thức khác: di chúc và mọi thứ liên quan đến di sản hoặc quyết định y tế của bạn; bảo lãnh với tư cách cá nhân; mọi thứ cần công chứng viên hoặc người làm chứng, như mua bán đất hoặc văn bản deed ở Vương quốc Anh; chấm dứt hoặc ấn định thời hạn hợp đồng lao động ở Đức; giấy ủy quyền, ủy thác (trust), công cụ chuyển nhượng và giấy tờ sở hữu; hồ sơ tòa án và thông báo bắt buộc theo luật; mọi thứ cần chữ ký đủ điều kiện, con dấu đã đăng ký hoặc biểu mẫu chính thức; và hợp đồng với người tiêu dùng, trừ khi bạn đã kiểm tra quy định về bảo vệ người tiêu dùng.

Tôi có thể ký bằng con dấu công ty không?

Có. Người gửi và người ký có thể tải lên hình ảnh con dấu hoặc chữ ký (PNG, JPEG hoặc WebP). Hình ảnh được cắt gọn và lưu trong hợp đồng dưới dạng hình ảnh, không bao giờ lưu thành tệp riêng. Hình ảnh con dấu chỉ là một bức ảnh: không phải con dấu đã đăng ký, như ingam của Hàn Quốc hay jitsuin của Nhật Bản, cũng không phải giấy chứng nhận con dấu.

Nếu người ký cần thêm thời gian hoặc quên thì sao?

Bạn có thể dời hạn ký khi hợp đồng đang chờ ký, và mọi thay đổi đều được ghi lại. Bạn cũng có thể sao chép lời nhắc do QuoteBill soạn sẵn và tự gửi; lời nhắc không bao giờ chứa mã truy cập.

Tôi có thể dùng cho tài liệu lao động hoặc bất động sản không?

Hãy kiểm tra trước. Tùy quốc gia, một số tài liệu phải lập thành văn bản giấy, công chứng hoặc ký bằng chữ ký đủ điều kiện; chẳng hạn ở Đức, chấm dứt hợp đồng lao động cần chữ ký tay. Khi có nghi vấn, hãy hỏi ý kiến luật sư.

Điều gì xảy ra khi tôi xóa một hợp đồng?

Bản nháp sẽ bị xóa hoàn toàn. Khi một hợp đồng đã gửi bị xóa, một bản ghi kiểm tra nhỏ không có tên hay nội dung được giữ lại: mã tham chiếu, dấu vân tay, thời điểm hoàn tất, số chữ ký và mã băm biên bản ký. Trong 180 ngày, QuoteBill cũng giữ một bản ghi tối thiểu để điều tra lạm dụng, gồm email tài khoản của người gửi và, chỉ khi hợp đồng bị báo cáo, nội dung của hợp đồng. Thông báo quyền riêng tư liệt kê chính xác điều này.

Dữ liệu của tôi được lưu ở đâu?

Hợp đồng được lưu trong cơ sở dữ liệu của QuoteBill, do Supabase lưu trữ, và chỉ được đọc sau khi kiểm tra ai đang yêu cầu. Người ký chỉ thấy hợp đồng được gửi cho họ.

Bắt đầu hợp đồng đầu tiên của bạn

Đăng nhập bằng tài khoản QuoteBill, chọn một mẫu hoặc một báo giá của bạn, và gửi đi để ký chỉ trong vài phút.

Duyệt tất cả 119 hợp đồng mẫu