Hợp đồng đã ký, biên bản ký và cách kiểm tra
Khi mọi người đã ký, bạn và mỗi người ký nhận được ba thứ: bản đã ký, biên bản ký, tức bản ghi riêng của QuoteBill về quá trình ký, và một tệp bằng chứng mà bất kỳ ai có bản sao đều có thể kiểm tra trong trình duyệt của mình, kể cả sau khi hợp đồng đã bị xóa.
Chữ ký điện tử đơn giản kèm nhật ký kiểm toán
- Văn bản cố định với dấu vân tay SHA-256
- Nhật ký kiểm toán liên kết bằng mã băm
- Ai có bản sao đều kiểm tra được
Những gì khách hàng của bạn thấy
Bạn nhận được gì khi mọi người đã ký
Bản đã ký. In hợp đồng hoặc lưu thành PDF từ trang hợp đồng của bạn; mỗi người ký có thể làm tương tự từ liên kết của họ trong 30 ngày sau khi hoàn tất. Bản sao có mã tham chiếu, dấu vân tay và các chữ ký, sau đó là biên bản ký.
Biên bản ký: bản ghi riêng của QuoteBill về quá trình ký, được in sau hợp đồng. Đây không phải chứng thư do nhà cung cấp dịch vụ tin cậy cấp. Biên bản nêu ai đã ký cho mỗi bên, ký như thế nào và khi nào, mỗi người ký đã truy cập bằng cách nào, và mọi sự kiện được ghi lại cho đến khi hoàn tất.
Tệp bằng chứng (.evidence.json). Một tệp PDF đã in trông khác nhau trên mỗi thiết bị, nên các byte của nó không chứng minh được gì; tệp này thì không thay đổi. Tệp chứa đúng văn bản đã cố định, dấu vân tay của văn bản và biên bản ký, và được tạo ngay trong trình duyệt của bạn: QuoteBill không lưu tệp này. Bạn có thể tải tệp từ trang hợp đồng khi hợp đồng đã hoàn tất; người ký có thể tải từ liên kết của họ khi liên kết vẫn còn mở được.
Biên bản ký và việc kiểm tra trông như thế nào
Biên bản ký của một hợp đồng giả định, và trang kiểm tra sau khi có kết quả khớp.
Biên bản ký: phần tóm tắt, thông tin để kiểm tra (mã tham chiếu, dấu vân tay, mã băm biên bản ký và địa chỉ trang kiểm tra), từng người ký, sự đồng ý đã đưa ra, các liên kết đã cấp và nhật ký kiểm toán. 
Kết quả khớp trên trang kiểm tra: hoàn tất vào ngày này với số chữ ký này, và mã băm biên bản ký mà bản sao của bạn phải có.
Cách kiểm tra một hợp đồng bạn nhận được
Bạn chỉ cần bản sao. Cách kiểm tra được công bố từng dòng trong hướng dẫn, để bất kỳ ai cũng có thể làm lại bằng công cụ của riêng mình.
Tìm hai giá trị trên biên bản ký
Trong mục “Thông tin để kiểm tra”, biên bản ký in mã tham chiếu (QBC-XXXX-XXXX-XXXX) và dấu vân tay, một giá trị SHA-256 gồm 64 ký tự. Địa chỉ in bên cạnh mở trang kiểm tra với cả hai giá trị đã được điền sẵn.
Nhập chúng vào trang kiểm tra
Kết quả khớp cho biết một hợp đồng có đúng văn bản này đã hoàn tất vào ngày nào, với bao nhiêu chữ ký, và hiển thị mã băm biên bản ký: mã này phải giống mã in trên bản sao của bạn. Không có gì khác được hiển thị, không tên, không nội dung, và câu trả lời vẫn còn ngay cả khi hợp đồng bị xóa.
Hoặc thả tệp bằng chứng vào
Trên cùng trang, chọn “Kiểm tra tệp bằng chứng”. Trình duyệt của bạn tính lại dấu vân tay, đi qua nhật ký kiểm toán từ mã băm đầu tiên đến mã băm hoàn tất và tính lại mã băm của từng chữ ký; chỉ sau đó nó mới hỏi QuoteBill xem mã tham chiếu và dấu vân tay có khớp không, và không gửi gì khác. Khi mọi bước kiểm tra đều đạt, trang hiển thị hợp đồng và biên bản ký có trong tệp.
Hiểu ý nghĩa của kết quả khớp
Kết quả khớp cho thấy một hợp đồng có đúng nội dung này đã hoàn tất qua QuoteBill và bản ghi còn nguyên vẹn. Nó không cho biết những người ký là ai, và không phải là ý kiến pháp lý.
Biên bản ký liệt kê những gì
Biên bản ký của mọi bên đều giống nhau. Thời gian theo giờ UTC, lấy từ đồng hồ cơ sở dữ liệu của QuoteBill.
| Mục | Nội dung hiển thị |
|---|---|
| Tóm tắt | Trạng thái (hoàn tất: mọi bên đã ký), thời điểm hoàn tất theo UTC và theo giờ địa phương của bạn, thời điểm gửi, email tài khoản của người gửi, và mỗi bên một dòng: ai đã ký, bằng phương thức nào, khi nào. |
| Thông tin để kiểm tra | Mã tham chiếu, dấu vân tay SHA-256 của văn bản đã cố định, mã băm biên bản ký và địa chỉ trang kiểm tra, tiếp theo là hai cách kiểm tra. |
| Từng người ký | Tên được mời và tên khi ký, chức vụ, phương thức (chữ ký vẽ, chữ ký gõ, hoặc hình ảnh con dấu hay chữ ký được tải lên), cách truy cập (người gửi đăng nhập vào tài khoản của mình; liên kết kèm mã truy cập gửi riêng; hoặc chỉ liên kết), số lần nhập sai mã và số liên kết đã cấp, thời điểm, địa chỉ IP và trình duyệt khi ký, mã băm chữ ký và chính chữ ký. Người ký đã dùng cùng địa chỉ IP với người gửi sẽ được đánh dấu. |
| Sự đồng ý | Nội dung đồng ý mà mỗi người ký đã chấp nhận, nguyên văn kèm phiên bản và ngôn ngữ, và ai đã chấp nhận. |
| Các liên kết đã cấp | Mọi liên kết ký đã cấp cho mỗi bên, kèm số thứ tự và thời điểm. Bản thân các liên kết không bao giờ được lưu, chỉ lưu mã băm của chúng. |
| Nhật ký kiểm toán | Mọi sự kiện từ khi tạo đến khi hoàn tất, kèm thời điểm: đã gửi, đã cấp liên kết, đã mở, nhập sai mã, bị khóa, liên kết bị vô hiệu, đồng ý, đã ký, từ chối, đã in, bị báo cáo, đổi hạn ký, đã soạn lời nhắc, hoàn tất. Với thao tác của người gửi hoặc người ký, còn có địa chỉ IP và trình duyệt; lời nhắc, việc đổi hạn ký và các sự kiện hệ thống thì không có. Báo cáo được liệt kê, không bao giờ kèm nội dung. |
| Kết quả chuỗi | Chuỗi kiểm toán có còn nguyên vẹn hay không, kèm số sự kiện, và mã băm biên bản ký: mã băm của sự kiện hoàn tất, sự kiện khép lại chuỗi. |
| Ghi chú | Rằng đây là bản ghi một chữ ký điện tử đơn giản và QuoteBill không xác minh danh tính; địa chỉ IP đến từ đâu; người gửi là người đã giao các liên kết; các ký tự trông giống nhau trong tên không được phát hiện; và, nếu dùng hình ảnh con dấu, đó là một hình ảnh, không phải con dấu đã đăng ký. |
Địa chỉ IP là địa chỉ mà nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của QuoteBill báo cho cơ sở dữ liệu. Nó xác định một kết nối mạng, không phải một con người.
Câu hỏi về bằng chứng
Tôi có thể kiểm tra hợp đồng sau khi đã xóa không?
Có. Khi một hợp đồng đã hoàn tất bị xóa, một bản ghi nhỏ không có tên hay nội dung được giữ lại để các bản sao vẫn kiểm tra được: mã tham chiếu, dấu vân tay, thời điểm hoàn tất, số chữ ký và mã băm biên bản ký.
Dấu vân tay, mã băm chữ ký và mã băm biên bản ký khác nhau thế nào?
Dấu vân tay là giá trị SHA-256 của văn bản đã cố định: nó cho biết văn bản nào đã được ký. Mã băm chữ ký bao quát một chữ ký: ai đã ký, bằng phương thức nào, sự đồng ý, thời điểm, địa chỉ IP. Mã băm biên bản ký là mã băm của sự kiện cuối cùng trong nhật ký kiểm toán, và mọi sự kiện trước đó đều góp vào nó, nên nó đại diện cho toàn bộ bản ghi.
Nếu ai đó sửa tệp PDF của họ thì sao?
Kết quả khớp trên trang kiểm tra xác nhận mã tham chiếu và dấu vân tay, không xác nhận chữ in trên tệp PDF. Để kiểm tra phần chữ, hãy kiểm tra tệp bằng chứng: văn bản trong đó phải cho ra đúng dấu vân tay. Tệp bằng chứng của chính bạn, lưu khi hợp đồng hoàn tất, xác định điều gì đã được ký.
Vì sao hợp đồng của tôi không có tệp bằng chứng?
Các hợp đồng hoàn tất trước khi có tệp bằng chứng, và số ít bản ghi quá lớn để tạo tệp (hơn 3 MB), chỉ có thể kiểm tra bằng mã tham chiếu và dấu vân tay. Trang sẽ thông báo điều này thay vì cung cấp tệp.
Ai có thể tải tệp bằng chứng, và đến khi nào?
Người gửi, từ trang hợp đồng, trong thời gian hợp đồng còn được lưu. Mỗi người ký, từ liên kết của riêng họ, liên kết này ngừng hoạt động 30 ngày sau khi hoàn tất; thông báo hoàn tất mà bạn có thể sao chép sẽ đề nghị họ lưu bản sao kịp thời.
Trang kiểm tra lưu gì về tôi?
Không có gì về bạn. Trang trả lời dựa trên bản ghi hoàn tất; thứ duy nhất nó lưu là một bộ đếm ngắn hạn, lưu dưới dạng mã băm, để giới hạn tần suất truy vấn chống lạm dụng. Tệp bằng chứng không bao giờ rời khỏi trình duyệt của bạn; chỉ mã tham chiếu và dấu vân tay được gửi đi.
Quy tắc kiểm tra chính xác nằm ở đâu?
Trong hướng dẫn về chữ ký điện tử (tiếng Anh), từng dòng một: cách tính dấu vân tay, mã băm của từng sự kiện, từng tuyên bố chữ ký và mã băm hoàn tất. Bất kỳ ai cũng có thể làm lại việc kiểm tra bằng công cụ của riêng mình.
Tiếp theo
Bằng chứng bạn có thể đưa cho bất kỳ ai
Hãy lưu tệp PDF đã ký và tệp bằng chứng ngay khi hợp đồng hoàn tất. Bất kỳ ai bạn đưa bản sao đều có thể kiểm tra, không cần tài khoản và không cần hỏi bạn.