Những gì khách hàng của bạn thấy
Bạn gửi một liên kết và, qua một kênh khác, một mã 8 ký tự. Khách hàng mở liên kết trên điện thoại hoặc máy tính, nhập mã, đọc hợp đồng và ký. Không cần tài khoản, không cần cài đặt gì. Dưới đây là sáu màn hình đúng như thực tế.
Chữ ký điện tử đơn giản kèm nhật ký kiểm toán
- Người ký không cần tài khoản
- Mọi điện thoại hoặc máy tính
- Trang ký bằng 33 ngôn ngữ
Bạn nhận được gì khi mọi người đã ký
Bạn gửi gì: một liên kết và một mã
Khi bạn gửi hợp đồng, QuoteBill hiển thị cho bạn một lần duy nhất một liên kết ký và một mã truy cập 8 ký tự cho từng người ký. Bạn tự giao chúng: liên kết qua email hoặc ứng dụng nhắn tin, mã qua một kênh khác, chẳng hạn cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn SMS. QuoteBill không gửi email.
Khách hàng của bạn không cần tài khoản và không phải cài đặt gì: chỉ cần một trình duyệt web cập nhật. Liên kết có hiệu lực trong khoảng thời gian bạn chọn khi gửi, từ 1 đến 60 ngày (mặc định 14), và bạn có thể dời hạn đó khi hợp đồng đang chờ ký.
Mã truy cập được bật sẵn. Bạn có thể tắt mã cho một hợp đồng, nhưng khi đó bất kỳ ai nhận được liên kết đều có thể mở và ký, và QuoteBill sẽ cảnh báo bạn điều này khi gửi.
Sáu màn hình theo thứ tự
Ảnh chụp màn hình các trang ký thật, với một hợp đồng giả định. Khách hàng của bạn thấy các trang này bằng ngôn ngữ của hợp đồng; các trang có sẵn bằng 33 ngôn ngữ.
Liên kết mở ra một trang đơn giản: có một hợp đồng được gửi để xem xét và ký, và không cần tài khoản. Không có gì được mở cho đến khi khách hàng của bạn nhấn Tiếp tục. 
Tiếp theo là mã truy cập, nhập theo dạng XXXX-XXXX. Sau 5 lần nhập sai, liên kết bị khóa 15 phút; sau 15 lần, liên kết ngừng hoạt động cho đến khi bạn cấp liên kết mới. Chính hợp đồng, phía trên có tên bạn và email tài khoản của bạn, ghi chú rằng văn bản không thay đổi kể từ khi gửi, hạn ký và những người ký khác. Từ đây khách hàng có thể in bản sao, từ chối hoặc báo cáo hợp đồng. 
Trước khi ký: năm thông báo, ghi chú rằng đây là chữ ký điện tử đơn giản, và nội dung đồng ý. Phải đánh dấu vào ô mới tiếp tục được. 
Chữ ký: khách hàng gõ họ tên đầy đủ rồi vẽ chữ ký, gõ chữ ký, hoặc tải lên hình ảnh con dấu hay chữ ký. 
Xong. Màn hình hiển thị những người ký khác và tiến độ của từng người. Khi mọi người đã ký, màn hình cung cấp tệp PDF đã ký, liên kết kiểm tra và tệp bằng chứng.
Những việc bạn làm với tư cách người gửi
Việc gửi gồm năm bước ngắn. Bạn cần đã đăng nhập trong 24 giờ qua và có địa chỉ email đã xác nhận.
Chỉ định người ký
Mỗi bên còn lại một người ký, tối đa ba người. Địa chỉ email của họ là tùy chọn. Hãy để mã truy cập bật và chọn thời gian liên kết có hiệu lực: từ 1 đến 60 ngày.
Nhập tên và chức vụ của bạn
Bạn ký thay mặt doanh nghiệp của mình với tư cách bên A, nên QuoteBill hỏi tên bạn và, nếu muốn, chức vụ của bạn.
Kiểm tra văn bản cuối cùng
Đây chính xác là những gì mỗi người ký sẽ thấy và ký. Văn bản được cố định tại đây và nhận dấu vân tay SHA-256; bất kỳ thay đổi nào về nội dung cũng sẽ làm thay đổi dấu vân tay.
Ký trước rồi gửi
Vẽ, gõ hoặc tải lên chữ ký của bạn, đồng ý ký điện tử và gửi đi. Người ký sẽ thấy email tài khoản của bạn.
Giao liên kết và mã qua các kênh khác nhau
Mỗi liên kết và mã chỉ hiển thị một lần. Sao chép liên kết vào email hoặc ứng dụng nhắn tin, hoặc dùng tin nhắn soạn sẵn hay bản nháp email, rồi đưa mã qua điện thoại, tin nhắn SMS hoặc một kênh khác.
Tin nhắn bạn có thể dán
QuoteBill soạn sẵn tin nhắn này cho bạn, bằng ngôn ngữ của hợp đồng, với liên kết đã có sẵn. Nếu tự viết, hãy tuân theo cùng một quy tắc: gửi liên kết, không bao giờ gửi mã.
Chào [tên],
Vui lòng xem xét và ký hợp đồng này: [tiêu đề]
[liên kết ký]
Tôi sẽ gửi riêng mã truy cập cho bạn.
[tên của bạn]
Sau đó, đưa mã qua điện thoại, tin nhắn SMS hoặc một ứng dụng nhắn tin khác. Không bao giờ để mã trong cùng tin nhắn với liên kết: ai có cả hai đều có thể ký.
Trong khi hợp đồng đang chờ ký
Mọi thao tác của bạn ở đây đều được ghi vào nhật ký kiểm toán kèm thời điểm. QuoteBill không liên hệ với khách hàng của bạn: mọi tin nhắn đều do bạn gửi.
Hạn ký
Dời hạn ký sớm hơn hoặc muộn hơn: từ 1 đến 60 ngày kể từ hôm nay, không quá 180 ngày sau khi gửi, tối đa 10 lần. Khách hàng của bạn thấy ngày mới trên hợp đồng.
Lời nhắc
Sao chép lời nhắc do QuoteBill soạn sẵn, hoặc mở nó dưới dạng bản nháp email. Lời nhắc nêu hợp đồng, mã tham chiếu và hạn ký, không bao giờ có liên kết hay mã. Biên bản ký của mỗi bên ghi rằng đã có lời nhắc được soạn, không ghi nội dung.
Liên kết mới
Nếu liên kết bị mất, bị khóa hoặc rơi vào tay người khác, hãy cấp liên kết mới: liên kết cũ và mã của nó ngừng hoạt động ngay lập tức. Tối đa 10 liên kết mới cho mỗi người ký.
Lịch
Từ danh sách hợp đồng, lưu hạn ký, hoặc ngày kết thúc của một hợp đồng đã hoàn tất, thành tệp lịch. Tệp chỉ chứa tiêu đề, mã tham chiếu và ngày, ngoài ra không có gì khác.
Khi mọi người đã ký
Sao chép thông báo hoàn tất đề nghị mỗi người ký lưu bản sao của mình khi liên kết vẫn còn mở được: 30 ngày sau khi hoàn tất. Tệp PDF đã ký, biên bản ký và tệp bằng chứng nằm trên trang hợp đồng của bạn.
Khách hàng của bạn có thể làm gì, và điều gì thuộc về phía họ
Đọc và in
Đọc toàn bộ hợp đồng trên màn hình và in bản sao trước khi quyết định. Mã tham chiếu và dấu vân tay chỉ cách một lần chạm, để sau này đối chiếu với biên bản ký.
Từ chối, kèm lý do
Không ai bắt buộc phải ký điện tử. Khách hàng từ chối sẽ nêu lý do, bạn có thể đọc lý do đó, và hợp đồng được đóng lại với mọi người.
Yêu cầu bản giấy
Các thông báo trên màn hình nói rõ: người ký có thể yêu cầu bạn cung cấp bản giấy thay thế.
Báo cáo lạm dụng
Liên kết “Báo cáo hợp đồng này” nằm trên màn hình nhập mã và bên dưới hợp đồng. QuoteBill xem xét các báo cáo và có thể tạm ngưng hợp đồng; biên bản ký cho thấy đã có báo cáo, không bao giờ cho thấy nội dung báo cáo.
Không cần tài khoản, email tùy chọn
Khách hàng của bạn không bao giờ tạo tài khoản và không bao giờ thấy địa chỉ email của những người ký khác. Nếu bạn đã nhập email của khách hàng, email đó chỉ dùng làm địa chỉ nhận cho bản nháp email của chính bạn; QuoteBill không gửi gì đến địa chỉ đó.
Những gì được ghi lại về khách hàng
Trước khi ký, khách hàng đồng ý để thời điểm, địa chỉ IP và trình duyệt của họ được ghi lại và chia sẻ với các bên khác. Trang ký mở mỗi lần trong 30 phút (tối đa hai giờ), và liên kết ngừng hoạt động 30 ngày sau khi hoàn tất.
Câu hỏi người gửi thường đặt ra
Khách hàng của tôi có cần tài khoản không?
Không. Liên kết và mã truy cập là tất cả những gì họ cần, trên mọi điện thoại hoặc máy tính có trình duyệt cập nhật.
QuoteBill có gửi email cho khách hàng của tôi không?
Không. QuoteBill không bao giờ gửi email hay tin nhắn cho người ký. Hệ thống đưa cho bạn liên kết, mã, một tin nhắn soạn sẵn và một bản nháp email; bạn tự giao chúng, cũng như mọi lời nhắc.
Khách hàng của tôi sẽ thấy ngôn ngữ nào?
Ngôn ngữ của hợp đồng. Các trang ký có sẵn bằng 33 ngôn ngữ; văn bản hợp đồng mẫu được viết bằng tiếng Anh, Hàn, Nhật và Đức.
Nếu khách hàng làm mất liên kết, hoặc một công cụ quét đã mở nó thì sao?
Liên kết không mở gì cho đến khi có người nhấn Tiếp tục và, khi mã đang bật, nhập mã. Nếu liên kết bị mất, hãy cấp liên kết mới từ trang hợp đồng của bạn: liên kết cũ ngừng hoạt động ngay lập tức.
Nếu khách hàng nhập sai mã thì sao?
Màn hình cho biết còn bao nhiêu lần thử. Sau 5 lần nhập sai, liên kết bị khóa 15 phút, và sau 15 lần, liên kết ngừng hoạt động; khi đó bạn cấp liên kết mới. Mỗi lần nhập sai đều được ghi vào nhật ký kiểm toán.
Khách hàng có thể ký trên điện thoại không?
Có. Các trang được thiết kế trước hết cho điện thoại: chữ ký được vẽ bằng ngón tay hoặc gõ, hoặc tải lên hình ảnh con dấu hay chữ ký.
Khách hàng có thể ký bằng con dấu công ty không?
Có, dưới dạng hình ảnh: tệp PNG, JPEG hoặc WebP của con dấu hay chữ ký, được lưu bên trong hợp đồng. Đó không phải con dấu đã đăng ký, như ingam của Hàn Quốc hay jitsuin của Nhật Bản, và QuoteBill không kiểm tra nó.
Khách hàng có thấy địa chỉ email của tôi không?
Có. Màn hình hợp đồng hiển thị tên bạn và email tài khoản của bạn, để khách hàng có thể kiểm tra rằng hợp đồng thực sự đến từ bạn. Những người ký không thấy email của nhau.
Khách hàng thấy gì sau khi ký?
Rằng chữ ký của họ đã được ghi lại, cùng những người ký khác và tiến độ của từng người. Khi mọi người đã ký, cùng màn hình đó cung cấp tệp PDF đã ký, liên kết kiểm tra và tệp bằng chứng trong 30 ngày.
Chữ ký theo cách này có hợp lệ không?
Ở EU, Vương quốc Anh, Hoa Kỳ và Hàn Quốc, một chữ ký không bị phủ nhận hiệu lực pháp lý chỉ vì nó ở dạng điện tử, và ở Nhật Bản phần lớn hợp đồng hoàn toàn không đòi hỏi hình thức đặc biệt nào. Điều mà một chữ ký điện tử đơn giản chứng minh được trong tranh chấp phụ thuộc vào bằng chứng đi kèm, và một số tài liệu đòi hỏi hình thức khác. Hãy đọc hướng dẫn và hỏi ý kiến luật sư khi có nghi vấn.
Tiếp theo
Sẵn sàng gửi hợp đồng đầu tiên?
Đăng nhập, soạn hợp đồng từ một mẫu hoặc một báo giá và gửi đi. Khách hàng của bạn nhận liên kết và mã; bạn nhận nhật ký kiểm toán.