Yang dilihat klien Anda

Anda mengirim tautan dan, melalui jalur lain, kode 8 karakter. Klien Anda membuka tautan di ponsel atau komputer, memasukkan kode, membaca kontrak, lalu menandatangani. Tanpa akun, tanpa perlu memasang apa pun. Inilah enam layarnya, persis seperti tampilan sebenarnya.

Tanda tangan elektronik sederhana dengan jejak audit

  • Penanda tangan tidak perlu akun
  • Ponsel atau komputer apa pun
  • Halaman penandatanganan dalam 33 bahasa
Kontrak di ponsel sebelum ditandatangani: siapa pengirimnya, catatan hijau bahwa kontrak tidak berubah sejak dikirim, batas waktu penandatanganan, awal kontrak, dan tombol untuk meninjau dan menandatangani, mencetak, atau menolak.

Yang Anda terima setelah semua menandatangani

Yang Anda kirim: tautan dan kode

Saat Anda mengirim kontrak, QuoteBill menampilkan satu tautan penandatanganan dan satu kode akses 8 karakter untuk setiap penanda tangan, hanya sekali. Anda menyerahkannya sendiri: tautan melalui email atau aplikasi pesan, kode melalui jalur lain, seperti telepon atau SMS. QuoteBill tidak mengirim email.

Klien Anda tidak memerlukan akun dan tidak perlu memasang apa pun: cukup peramban web yang mutakhir. Tautan berlaku selama jangka waktu yang Anda pilih saat mengirim, dari 1 sampai 60 hari (bawaan 14), dan Anda dapat menggeser batas waktu itu selama kontrak masih menunggu tanda tangan.

Kode akses aktif secara bawaan. Anda dapat menonaktifkannya untuk suatu kontrak, tetapi dengan begitu siapa pun yang menerima tautan dapat membuka dan menandatanganinya, dan QuoteBill memperingatkan Anda tentang hal itu saat mengirim.

Enam layar, berurutan

Tangkapan layar halaman penandatanganan yang sebenarnya, dengan kontrak rekaan. Klien Anda melihatnya dalam bahasa kontrak; halaman tersedia dalam 33 bahasa.

  • Layar pertama di ponsel klien: ajakan untuk meninjau dan menandatangani kontrak, catatan bahwa akun tidak diperlukan, dan tombol untuk melanjutkan.
    Tautan terbuka di halaman sederhana: ada kontrak yang dikirim untuk ditinjau dan ditandatangani, dan tidak perlu akun. Tidak ada yang dibuka sampai klien Anda menekan Lanjutkan.
  • Ponsel meminta kode akses 8 karakter yang diberikan pengirim secara terpisah; sebuah kode sudah diketik di kolom di atas tombol untuk melanjutkan.
    Kemudian kode akses, diketik dalam format XXXX-XXXX. Setelah 5 kode salah, tautan terkunci selama 15 menit; setelah 15 kode salah, tautan berhenti berfungsi sampai Anda menerbitkan tautan baru.
  • Kontrak di ponsel sebelum ditandatangani: siapa pengirimnya, catatan hijau bahwa kontrak tidak berubah sejak dikirim, batas waktu penandatanganan, awal kontrak, dan tombol untuk meninjau dan menandatangani, mencetak, atau menolak.
    Kontrak itu sendiri, dengan nama Anda dan email akun Anda di bagian atas, catatan bahwa teks tidak berubah sejak dikirim, batas waktu penandatanganan, dan penanda tangan lainnya. Dari sini klien Anda dapat mencetak salinan, menolak, atau melaporkan kontrak.
  • Layar sebelum penandatanganan: menjelaskan dengan bahasa sederhana bahwa klien dapat menolak atau meminta salinan kertas dan bahwa ini adalah tanda tangan elektronik sederhana; setelah itu ada teks persetujuan.
    Sebelum menandatangani: lima pemberitahuan, catatan bahwa ini adalah tanda tangan elektronik sederhana, dan teks persetujuan. Kotaknya harus dicentang untuk melanjutkan.
  • Klien telah menggambar tanda tangan di kotak pada ponsel; nama sudah terisi, tab menyediakan pilihan menggambar, mengetik, atau memakai stempel atau gambar, dan tombol untuk menandatangani kontrak sudah siap.
    Tanda tangan: klien Anda mengetik nama lengkapnya lalu menggambar tanda tangan, mengetiknya, atau mengunggah gambar stempel atau tanda tangan.
  • Layar terakhir di ponsel: semua pihak sudah menandatangani dan kontrak selesai, dengan tombol untuk PDF yang ditandatangani, pemeriksaan kontrak, dan berkas bukti, serta daftar penanda tangan lainnya.
    Selesai. Layar menampilkan penanda tangan lainnya dan posisi masing-masing. Setelah semua pihak menandatangani, layar menawarkan PDF yang ditandatangani, tautan pemeriksaan, dan berkas bukti.

Yang Anda lakukan sebagai pengirim

Pengiriman terdiri dari lima langkah singkat. Anda harus sudah masuk dalam 24 jam terakhir dan memiliki alamat email yang terkonfirmasi.

  1. Tentukan penanda tangan

    Satu penanda tangan untuk setiap pihak lain, paling banyak tiga. Alamat email mereka bersifat opsional. Biarkan kode akses tetap aktif dan pilih berapa lama tautan berlaku: 1 sampai 60 hari.

  2. Masukkan nama dan jabatan Anda

    Anda menandatangani atas nama usaha Anda sendiri sebagai pihak A, jadi QuoteBill menanyakan nama Anda dan, jika Anda mau, jabatan Anda.

  3. Periksa teks akhir

    Inilah persis yang akan dilihat dan ditandatangani setiap penanda tangan. Di sini teks dikunci dan diberi sidik jari SHA-256; setiap perubahan isi akan mengubah sidik jarinya.

    Langkah 3 dari 5 pengiriman, pemeriksaan akhir: sidik jari kontrak, catatan hijau bahwa pemeriksaan integritas berhasil, dan awal teks persis yang akan dilihat setiap penanda tangan.

  4. Tanda tangani lebih dulu, lalu kirim

    Gambar, ketik, atau unggah tanda tangan Anda, setujui penandatanganan secara elektronik, lalu kirim. Penanda tangan akan melihat email akun Anda.

  5. Serahkan tautan dan kode melalui jalur berbeda

    Setiap tautan dan kode hanya ditampilkan sekali. Salin tautan ke email atau aplikasi pesan, atau gunakan pesan siap pakai atau draf email, lalu berikan kode melalui telepon, SMS, atau saluran lain.

    Langkah terakhir pengiriman: tautan penandatanganan dan kode akses terpisah dengan tombol salin, serta catatan bahwa keduanya hanya ditampilkan sekali.

Pesan yang dapat Anda tempel

QuoteBill menyiapkan pesan ini untuk Anda, dalam bahasa kontrak, dengan tautan yang sudah tercantum. Jika Anda menulis sendiri, ikuti aturan yang sama: tautannya, jangan pernah kodenya.

Halo [nama],

Mohon tinjau dan tanda tangani kontrak ini: [judul]

[tautan penandatanganan]

Saya akan mengirimkan kode akses kepada Anda secara terpisah.

[nama Anda]

Lalu berikan kode melalui telepon, SMS, atau aplikasi pesan yang berbeda. Jangan pernah menaruhnya dalam pesan yang sama dengan tautan: siapa pun yang memegang keduanya dapat menandatangani.

Selama kontrak menunggu tanda tangan

Semua yang Anda lakukan di sini dicatat dalam jejak audit beserta waktunya. QuoteBill tidak menghubungi klien Anda: setiap pesan melalui Anda.

  • Halaman pengirim untuk kontrak yang sudah dikirim: menunggu tanda tangan, pengirim sudah menandatangani, dan klien sudah membukanya tetapi belum menandatangani; ada tombol untuk mengingatkan, menerbitkan tautan baru, mengubah batas waktu, atau membatalkan.

    Batas waktu

    Majukan atau mundurkan batas waktu penandatanganan: 1 sampai 60 hari dari hari ini, tidak lebih dari 180 hari setelah pengiriman, paling banyak 10 kali. Klien Anda melihat tanggal baru pada kontrak.

  • Pengingat

    Salin pengingat yang disiapkan QuoteBill, atau buka sebagai draf email. Pengingat menyebutkan kontrak, nomor referensi, dan batas waktu, tidak pernah tautan atau kode. Catatan penandatanganan setiap pihak mencantumkan bahwa pengingat telah disiapkan, bukan isinya.

  • Tautan baru

    Jika tautan hilang, terkunci, atau jatuh ke tangan yang salah, terbitkan tautan baru: tautan lama dan kodenya langsung berhenti berfungsi. Paling banyak 10 tautan baru per penanda tangan.

  • Kalender

    Dari daftar kontrak Anda, simpan batas waktu penandatanganan, atau tanggal berakhir kontrak yang sudah selesai, sebagai berkas kalender. Isinya judul, nomor referensi, dan tanggal, tidak ada yang lain.

  • Setelah semua menandatangani

    Salin pemberitahuan selesai yang meminta setiap penanda tangan menyimpan salinannya selama tautannya masih bisa dibuka: 30 hari setelah selesai. PDF yang ditandatangani, catatan penandatanganan, dan berkas bukti ada di halaman kontrak Anda.

Yang dapat dilakukan klien Anda, dan yang tetap di pihaknya

  • Membaca dan mencetak

    Membaca seluruh kontrak di layar dan mencetak salinan sebelum memutuskan. Nomor referensi dan sidik jari dapat dilihat dengan sekali ketuk, untuk dibandingkan dengan catatan penandatanganan nanti.

  • Menolak, dengan alasan

    Tidak ada yang wajib menandatangani secara elektronik. Klien yang menolak menyertakan alasan, yang dapat Anda baca, dan kontrak ditutup bagi semua pihak.

  • Meminta salinan kertas

    Pemberitahuan di layar menyatakannya: penanda tangan dapat meminta salinan kertas kepada Anda sebagai gantinya.

  • Melaporkan penyalahgunaan

    Tautan “Laporkan kontrak ini” ada di layar kode dan di bawah kontrak. QuoteBill meninjau laporan dan dapat menangguhkan kontrak; catatan penandatanganan menunjukkan bahwa ada laporan, tidak pernah isinya.

  • Tanpa akun, email opsional

    Klien Anda tidak pernah membuat akun dan tidak pernah melihat alamat email penanda tangan lainnya. Jika Anda memasukkan email klien, alamat itu hanya menjadi tujuan draf email Anda sendiri; QuoteBill tidak mengirim apa pun ke alamat tersebut.

  • Yang dicatat tentang klien

    Sebelum menandatangani, klien Anda menyetujui bahwa waktu, alamat IP, dan perambannya dicatat dan dibagikan kepada pihak lain. Halaman penandatanganan tetap terbuka 30 menit setiap kali (paling lama dua jam), dan tautan berhenti berfungsi 30 hari setelah selesai.

Pertanyaan dari pengirim

Apakah klien saya memerlukan akun?

Tidak. Tautan dan kode akses adalah semua yang mereka perlukan, di ponsel atau komputer apa pun dengan peramban yang mutakhir.

Apakah QuoteBill mengirim email kepada klien saya?

Tidak. QuoteBill tidak pernah mengirim email atau pesan kepada penanda tangan. QuoteBill memberi Anda tautan, kode, pesan siap pakai, dan draf email; Anda sendiri yang menyerahkannya, begitu pula setiap pengingat.

Dalam bahasa apa klien saya akan melihat layarnya?

Dalam bahasa kontrak. Halaman penandatanganan tersedia dalam 33 bahasa; teks contoh kontrak ditulis dalam bahasa Inggris, Korea, Jepang, dan Jerman.

Bagaimana jika klien saya kehilangan tautan, atau tautan dibuka oleh pemindai keamanan?

Tautan tidak membuka apa pun sampai seseorang menekan Lanjutkan dan, jika kode aktif, memasukkan kode. Jika tautan hilang, terbitkan tautan baru dari halaman kontrak Anda: tautan lama langsung berhenti berfungsi.

Bagaimana jika klien saya salah mengetik kode?

Layar menunjukkan berapa kali percobaan yang tersisa. Setelah 5 kode salah, tautan terkunci selama 15 menit, dan setelah 15 kode salah, tautan berhenti berfungsi; lalu Anda menerbitkan tautan baru. Setiap kode salah dicatat dalam jejak audit.

Bisakah klien saya menandatangani di ponsel?

Bisa. Halaman dirancang terutama untuk ponsel: tanda tangan digambar dengan jari atau diketik, atau gambar stempel atau tanda tangan diunggah.

Bisakah klien saya menandatangani dengan stempel perusahaan?

Bisa, sebagai gambar: berkas PNG, JPEG, atau WebP dari stempel atau tanda tangan, yang disimpan di dalam kontrak. Itu bukan segel terdaftar, seperti ingam Korea atau jitsuin Jepang, dan QuoteBill tidak memeriksanya.

Apakah klien saya akan melihat alamat email saya?

Ya. Layar kontrak menampilkan nama Anda dan email akun Anda, sehingga klien Anda dapat memastikan bahwa kontrak benar-benar berasal dari Anda. Para penanda tangan tidak melihat alamat email satu sama lain.

Apa yang dilihat klien saya setelah menandatangani?

Bahwa tanda tangannya telah dicatat, serta penanda tangan lainnya beserta posisi masing-masing. Setelah semua pihak menandatangani, layar yang sama menawarkan PDF yang ditandatangani, tautan pemeriksaan, dan berkas bukti selama 30 hari.

Apakah tanda tangan yang dibuat dengan cara ini sah?

Di Uni Eropa, Britania Raya, Amerika Serikat, dan Korea, akibat hukum sebuah tanda tangan tidak dapat ditolak semata-mata karena berbentuk elektronik, dan di Jepang sebagian besar kontrak sama sekali tidak memerlukan bentuk tertentu. Apa yang dibuktikan tanda tangan elektronik sederhana dalam sengketa bergantung pada bukti di baliknya, dan beberapa dokumen memerlukan bentuk lain. Bacalah panduannya, dan tanyakan kepada pengacara jika ragu.

Selanjutnya

Siap mengirim kontrak pertama Anda?

Masuk, susun kontrak dari templat atau dari penawaran harga, lalu kirim. Klien Anda menerima tautan dan kode; Anda menerima jejak audit.

Lihat semua 119 contoh kontrak