Ce vede clientul dumneavoastră
Trimiteți un link și, pe altă cale, un cod de 8 caractere. Clientul deschide linkul pe telefon sau pe computer, introduce codul, citește contractul și semnează. Fără cont, nimic de instalat. Iată cele șase ecrane, exact așa cum arată.
Semnătură electronică simplă cu jurnal de audit
- Fără cont pentru semnatari
- Orice telefon sau computer
- Pagini de semnare în 33 de limbi
Ce primiți după ce toți au semnat
Ce trimiteți: un link și un cod
Când trimiteți contractul, QuoteBill vă arată o singură dată, pentru fiecare semnatar, un link de semnare și un cod de acces de 8 caractere. Le transmiteți chiar dumneavoastră: linkul prin e-mail sau printr-o aplicație de mesagerie, codul pe altă cale, de exemplu printr-un apel telefonic sau un SMS. QuoteBill nu trimite e-mailuri.
Clientul nu are nevoie de cont și nu trebuie să instaleze nimic: îi ajunge un browser web actualizat. Linkul funcționează cât timp ați ales la trimitere, între 1 și 60 de zile (14 implicit), iar termenul poate fi mutat cât timp contractul este în circulație.
Codul de acces este activat implicit. Îl puteți dezactiva pentru un anumit document, dar atunci oricine primește linkul îl poate deschide și semna, iar QuoteBill vă avertizează în acest sens la trimitere.
Cele șase ecrane, în ordine
Capturi ale paginilor reale de semnare, cu un document inventat. Clientul le vede în limba contractului; paginile există în 33 de limbi.
Linkul se deschide pe o pagină simplă: contractul a fost trimis spre examinare și semnare și nu este nevoie de cont. Nu se deschide nimic până când clientul nu apasă pe Continuă. 
Apoi, codul de acces, în formatul XXXX-XXXX. După 5 coduri greșite, linkul se blochează 15 minute; după 15, nu mai funcționează până când emiteți unul nou. Contractul propriu-zis, cu numele dumneavoastră și e-mailul contului în partea de sus, o notă că textul nu s-a schimbat de la trimitere, termenul de semnare și ceilalți semnatari. De aici, clientul poate tipări o copie, poate refuza sau raporta contractul. 
Înainte de semnare: cinci informări, mențiunea că este vorba de o semnătură electronică simplă și textul consimțământului. Caseta trebuie bifată pentru a continua. 
Semnătura: clientul își scrie numele complet și desenează o semnătură, o tastează sau încarcă imaginea unei ștampile ori a unei semnături. 
Gata. Ecranul îi arată pe ceilalți semnatari și stadiul fiecăruia. După ce toți au semnat, oferă PDF-ul semnat, linkul de verificare și fișierul de probe.
Ce faceți ca expeditor
Trimiterea are cinci pași scurți. Trebuie să vă fi autentificat în ultimele 24 de ore și să aveți o adresă de e-mail confirmată.
Numiți semnatarii
Câte un semnatar pentru fiecare altă parte, până la trei. Adresa lor de e-mail este opțională. Lăsați codul de acces activat și alegeți cât timp funcționează linkul: între 1 și 60 de zile.
Introduceți-vă numele și funcția
Semnați în numele propriei firme ca partea A, așa că QuoteBill vă cere numele și, dacă doriți, funcția.
Verificați textul final
Acesta este exact ce va vedea și va semna fiecare semnatar. Aici textul este fixat și primește amprenta SHA-256; orice modificare a conținutului ar schimba amprenta.
Semnați primul și trimiteți
Desenați, tastați sau încărcați semnătura, acceptați semnarea electronică și trimiteți. Semnatarii vor vedea e-mailul contului dumneavoastră.
Transmiteți linkul și codul pe căi diferite
Fiecare link și fiecare cod sunt afișate o singură dată. Copiați linkul într-un e-mail sau într-o aplicație de mesagerie ori folosiți mesajul pregătit sau ciorna de e-mail, apoi comunicați codul prin telefon, SMS sau alt canal.
Un mesaj pe care îl puteți lipi
QuoteBill vă pregătește acest mesaj în limba contractului, cu linkul deja inclus. Dacă îl scrieți pe al dumneavoastră, respectați aceeași regulă: linkul da, codul niciodată.
Bună ziua, [nume],
Vă rog să examinați și să semnați contractul: [titlu]
[link de semnare]
Vă voi trimite separat codul de acces.
[numele dumneavoastră]
Apoi comunicați codul prin telefon, SMS sau altă aplicație de mesagerie. Nu îl puneți niciodată în același mesaj cu linkul: cine le are pe amândouă poate semna.
Cât timp contractul este în circulație
Tot ce faceți aici este înregistrat în jurnalul de audit, cu ora. QuoteBill nu îl contactează pe client: fiecare mesaj trece prin dumneavoastră.
Termen
Mutați termenul de semnare mai devreme sau mai târziu: între 1 și 60 de zile de azi, niciodată mai mult de 180 de zile de la trimitere, de cel mult 10 ori. Clientul vede noua dată în document.
Reamintire
Copiați o reamintire pregătită de QuoteBill sau deschideți-o ca ciornă de e-mail. Aceasta menționează contractul, referința și termenul, niciodată linkul sau codul. Certificatul fiecărei părți arată că a fost pregătită o reamintire, nu și textul ei.
Link nou
Dacă un link s-a pierdut, a fost blocat sau a ajuns pe mâini greșite, emiteți unul nou: vechiul link și codul său nu mai funcționează imediat. Până la 10 linkuri noi pentru fiecare semnatar.
Calendar
Din lista de contracte, salvați termenul de semnare sau data de încheiere a unui document finalizat ca fișier de calendar. Acesta conține titlul, referința și data, nimic altceva.
După ce toți au semnat
Copiați o notificare de finalizare care îi roagă pe toți semnatarii să își salveze copia cât timp linkul lor încă se deschide: 30 de zile după finalizare. PDF-ul semnat, certificatul și fișierul de probe se află pe pagina contractului.
Ce poate face clientul și ce rămâne de partea lui
Să citească și să tipărească
Să citească pe ecran întregul document și să tipărească o copie înainte de a decide. Referința și amprenta sunt la o atingere distanță, pentru a fi comparate ulterior cu certificatul.
Să refuze, cu un motiv
Nimeni nu este obligat să semneze electronic. Clientul care refuză indică un motiv, pe care îl puteți citi, iar contractul se închide pentru toți.
Să ceară varianta pe hârtie
Informările o spun pe ecran: un semnatar vă poate cere în schimb o copie pe hârtie.
Să raporteze un abuz
Un link de raportare a contractului se află pe ecranul codului și sub textul contractului. QuoteBill analizează raportările și poate suspenda un document; certificatul arată că a existat o raportare, niciodată textul ei.
Fără cont, e-mail opțional
Clientul nu își creează niciodată cont și nu vede niciodată adresele de e-mail ale celorlalți semnatari. Dacă i-ați introdus adresa de e-mail, aceasta servește la adresarea propriilor dumneavoastră ciorne de e-mail; QuoteBill nu îi trimite nimic.
Evidența lui
Înainte de semnare, clientul acceptă ca ora, adresa sa IP și browserul să fie înregistrate și comunicate celorlalte părți. Pagina de semnare rămâne deschisă câte 30 de minute (cel mult două ore), iar linkul nu mai funcționează la 30 de zile după finalizare.
Întrebările expeditorilor
Are nevoie clientul meu de cont?
Nu. Linkul și codul de acces sunt tot ce îi trebuie, pe orice telefon sau computer cu un browser actualizat.
Îi trimite QuoteBill e-mailuri clientului meu?
Nu. QuoteBill nu trimite niciodată e-mailuri sau mesaje semnatarilor. Vă oferă linkul, codul, un mesaj pregătit și o ciornă de e-mail; le transmiteți dumneavoastră, la fel ca orice reamintire.
În ce limbă va vedea clientul meu paginile?
În limba contractului. Paginile de semnare există în 33 de limbi; textele modelelor de contracte sunt scrise în engleză, coreeană, japoneză și germană.
Ce fac dacă clientul pierde linkul sau dacă l-a deschis un scaner?
Un link nu deschide nimic până când cineva nu apasă pe Continuă și, cu codul activat, nu introduce codul. Dacă un link s-a pierdut, emiteți unul nou din pagina contractului: cel vechi nu mai funcționează imediat.
Ce se întâmplă dacă clientul tastează greșit codul?
Ecranul arată câte încercări au mai rămas. După 5 coduri greșite, linkul se blochează 15 minute, iar după 15 nu mai funcționează; atunci emiteți un link nou. Fiecare cod greșit este înregistrat în jurnalul de audit.
Poate clientul meu să semneze pe telefon?
Da. Paginile sunt gândite în primul rând pentru telefon: semnătura se desenează cu degetul sau se tastează ori se încarcă imaginea unei ștampile sau a unei semnături.
Poate clientul meu să semneze cu ștampila firmei?
Da, ca imagine: un PNG, JPEG sau WebP al ștampilei sau al semnăturii, păstrat în document. Nu este un sigiliu înregistrat, precum ingam-ul coreean sau jitsuin-ul japonez, iar QuoteBill nu îl verifică.
Va vedea clientul meu adresa mea de e-mail?
Da. Ecranul contractului vă afișează numele și e-mailul contului, pentru ca clientul să poată verifica faptul că documentul provine într-adevăr de la dumneavoastră. Semnatarii nu văd adresele de e-mail ale celorlalți.
Ce vede clientul meu după semnare?
Că semnătura sa a fost înregistrată, precum și ceilalți semnatari și stadiul fiecăruia. După ce toți au semnat, același ecran oferă, timp de 30 de zile, PDF-ul semnat, linkul de verificare și fișierul de probe.
Este valabilă o semnătură făcută astfel?
În UE, în Regatul Unit, în SUA și în Coreea, unei semnături nu i se pot refuza efectele juridice doar pentru că este electronică, iar în Japonia majoritatea contractelor nu cer nicio formă anume. Ce dovedește o semnătură electronică simplă într-un litigiu depinde de probele din spatele ei, iar unele documente cer o altă formă. Citiți ghidul și, dacă aveți îndoieli, întrebați un avocat.
Pașii următori
Sunteți gata să trimiteți primele contracte?
Autentificați-vă, redactați contractul pornind de la un șablon sau de la o ofertă și trimiteți-l. Clientul primește un link și un cod; dumneavoastră primiți jurnalul de audit.