Τι βλέπει ο πελάτης σας

Τι στέλνετε: έναν σύνδεσμο και έναν κωδικό

Όταν στέλνετε μια σύμβαση, το QuoteBill σας δείχνει μία φορά έναν σύνδεσμο υπογραφής και έναν κωδικό πρόσβασης 8 χαρακτήρων για κάθε υπογράφοντα. Τα παραδίδετε εσείς: τον σύνδεσμο με email ή μέσω εφαρμογής μηνυμάτων, τον κωδικό από άλλο κανάλι, για παράδειγμα με τηλεφώνημα ή SMS. Το QuoteBill δεν στέλνει email.

Ο πελάτης σας δεν χρειάζεται λογαριασμό ούτε εγκατάσταση: αρκεί ένα ενημερωμένο πρόγραμμα περιήγησης. Ο σύνδεσμος λειτουργεί για όσο διάστημα επιλέξατε κατά την αποστολή, από 1 έως 60 ημέρες (14 από προεπιλογή), και μπορείτε να μετακινήσετε την προθεσμία όσο η σύμβαση είναι σε εκκρεμότητα.

Ο κωδικός πρόσβασης είναι ενεργός από προεπιλογή. Μπορείτε να τον απενεργοποιήσετε για μια σύμβαση, αλλά τότε όποιος λάβει τον σύνδεσμο μπορεί να την ανοίξει και να την υπογράψει, και το QuoteBill σας προειδοποιεί γι’ αυτό κατά την αποστολή.

Οι έξι οθόνες με τη σειρά

Στιγμιότυπα των πραγματικών σελίδων υπογραφής, με μια φανταστική σύμβαση. Ο πελάτης σας τις βλέπει στη γλώσσα της σύμβασης· οι σελίδες υπάρχουν σε 33 γλώσσες.

Τι κάνετε ως αποστολέας

Η αποστολή έχει πέντε σύντομα βήματα. Πρέπει να έχετε συνδεθεί τις τελευταίες 24 ώρες και να έχετε επιβεβαιωμένη διεύθυνση email.

1. Ορίστε τους υπογράφοντες

   Ένας υπογράφων για κάθε άλλο μέρος, έως τρεις. Η διεύθυνση email τους είναι προαιρετική. Αφήστε ενεργό τον κωδικό πρόσβασης και επιλέξτε πόσο θα λειτουργεί ο σύνδεσμος: 1 έως 60 ημέρες.

2. Εισαγάγετε το όνομα και την ιδιότητά σας

   Υπογράφετε για τη δική σας επιχείρηση ως μέρος Α, γι’ αυτό το QuoteBill ζητά το όνομά σας και, αν θέλετε, την ιδιότητά σας.

3. Ελέγξτε το τελικό κείμενο

   Αυτό ακριβώς θα δει και θα υπογράψει κάθε υπογράφων. Εδώ το κείμενο κλειδώνει και λαμβάνει το αποτύπωμα SHA-256· κάθε αλλαγή στο περιεχόμενο θα άλλαζε το αποτύπωμα.

   

4. Υπογράψτε πρώτοι και στείλτε

   Σχεδιάστε, πληκτρολογήστε ή ανεβάστε την υπογραφή σας, αποδεχτείτε την ηλεκτρονική υπογραφή και στείλτε. Οι υπογράφοντες θα δουν το email του λογαριασμού σας.

5. Παραδώστε τον σύνδεσμο και τον κωδικό από διαφορετικά κανάλια

   Κάθε σύνδεσμος και κωδικός εμφανίζεται μία φορά. Αντιγράψτε τον σύνδεσμο σε ένα email ή σε μια εφαρμογή μηνυμάτων ή χρησιμοποιήστε το έτοιμο μήνυμα ή το προσχέδιο email, και έπειτα δώστε τον κωδικό τηλεφωνικά, με SMS ή από άλλο κανάλι.

   

Ένα μήνυμα που μπορείτε να επικολλήσετε

Το QuoteBill ετοιμάζει αυτό το μήνυμα για εσάς, στη γλώσσα της σύμβασης, με τον σύνδεσμο ήδη ενσωματωμένο. Αν γράψετε δικό σας, τηρήστε τον ίδιο κανόνα: ο σύνδεσμος ναι, ο κωδικός ποτέ.

Γεια σας [όνομα],

Παρακαλώ ελέγξτε και υπογράψτε αυτή τη σύμβαση: [τίτλος]

[σύνδεσμος υπογραφής]

Θα σας στείλω τον κωδικό πρόσβασης χωριστά.

[το όνομά σας]

Έπειτα δώστε τον κωδικό τηλεφωνικά, με SMS ή μέσω άλλης εφαρμογής μηνυμάτων. Μην τον βάζετε ποτέ στο ίδιο μήνυμα με τον σύνδεσμο: όποιος έχει και τα δύο μπορεί να υπογράψει.

Όσο η σύμβαση είναι σε εκκρεμότητα

Ό,τι κάνετε εδώ καταγράφεται στο ίχνος ελέγχου με την ώρα του. Το QuoteBill δεν επικοινωνεί με τον πελάτη σας: κάθε μήνυμα περνά από εσάς.

• 

  Προθεσμία

  Μετακινήστε την προθεσμία υπογραφής νωρίτερα ή αργότερα: 1 έως 60 ημέρες από σήμερα, ποτέ πάνω από 180 ημέρες μετά την αποστολή, έως 10 φορές. Ο πελάτης σας βλέπει τη νέα ημερομηνία στη σύμβαση.

• Υπενθύμιση

  Αντιγράψτε μια υπενθύμιση που ετοιμάζει το QuoteBill ή ανοίξτε την ως προσχέδιο email. Αναφέρει τη σύμβαση, τον αριθμό αναφοράς και την προθεσμία, ποτέ τον σύνδεσμο ή τον κωδικό. Το πρακτικό κάθε μέρους σημειώνει ότι ετοιμάστηκε υπενθύμιση, όχι το κείμενό της.

• Νέος σύνδεσμος

  Αν ένας σύνδεσμος χαθεί, κλειδωθεί ή πέσει σε λάθος χέρια, εκδώστε νέο: ο παλιός σύνδεσμος και ο κωδικός του παύουν αμέσως να λειτουργούν. Έως 10 νέοι σύνδεσμοι ανά υπογράφοντα.

• Ημερολόγιο

  Από τη λίστα συμβάσεων, αποθηκεύστε την προθεσμία υπογραφής ή την ημερομηνία λήξης μιας ολοκληρωμένης σύμβασης ως αρχείο ημερολογίου. Περιέχει τον τίτλο, τον αριθμό αναφοράς και την ημερομηνία, τίποτε άλλο.

• Όταν υπογράψουν όλοι

  Αντιγράψτε μια ειδοποίηση ολοκλήρωσης που ζητά από κάθε υπογράφοντα να αποθηκεύσει το αντίγραφό του όσο ο σύνδεσμός του ανοίγει ακόμη: 30 ημέρες μετά την ολοκλήρωση. Το υπογεγραμμένο PDF, το πρακτικό και το αρχείο αποδεικτικών στοιχείων βρίσκονται στη σελίδα της σύμβασής σας.

Τι μπορεί να κάνει ο πελάτης σας και τι μένει στη δική του πλευρά

• Ανάγνωση και εκτύπωση

  Να διαβάσει ολόκληρη τη σύμβαση στην οθόνη και να εκτυπώσει αντίγραφο πριν αποφασίσει. Ο αριθμός αναφοράς και το αποτύπωμα απέχουν ένα πάτημα, για σύγκριση αργότερα με το πρακτικό.

• Απόρριψη με αιτιολογία

  Κανείς δεν είναι υποχρεωμένος να υπογράψει ηλεκτρονικά. Ο πελάτης που απορρίπτει δίνει μια αιτιολογία, την οποία μπορείτε να διαβάσετε, και η σύμβαση κλείνει για όλους.

• Αίτημα για έντυπο αντίγραφο

  Οι ενημερώσεις το λένε στην οθόνη: ένας υπογράφων μπορεί να σας ζητήσει αντί γι’ αυτό έντυπο αντίγραφο.

• Αναφορά κατάχρησης

  Ένας σύνδεσμος «Αναφορά σύμβασης» υπάρχει στην οθόνη του κωδικού και κάτω από τη σύμβαση. Το QuoteBill εξετάζει τις αναφορές και μπορεί να αναστείλει μια σύμβαση· το πρακτικό δείχνει ότι έγινε αναφορά, ποτέ το κείμενό της.

• Χωρίς λογαριασμό, προαιρετικό email

  Ο πελάτης σας δεν δημιουργεί ποτέ λογαριασμό και δεν βλέπει ποτέ τις διευθύνσεις email των άλλων υπογραφόντων. Αν εισαγάγατε το email του, χρησιμοποιείται για τα δικά σας προσχέδια email· το QuoteBill δεν του στέλνει τίποτα.

• Η καταγραφή του

  Πριν από την υπογραφή, ο πελάτης σας αποδέχεται ότι καταγράφονται η ώρα, η διεύθυνση IP και το πρόγραμμα περιήγησής του και ότι κοινοποιούνται στα άλλα μέρη. Η σελίδα υπογραφής μένει ανοιχτή 30 λεπτά κάθε φορά (το πολύ δύο ώρες), και ο σύνδεσμος παύει να λειτουργεί 30 ημέρες μετά την ολοκλήρωση.

Ερωτήσεις αποστολέων

Χρειάζεται λογαριασμό ο πελάτης μου;

Όχι. Ο σύνδεσμος και ο κωδικός πρόσβασης είναι ό,τι χρειάζεται, σε οποιοδήποτε τηλέφωνο ή υπολογιστή με ενημερωμένο πρόγραμμα περιήγησης.

Στέλνει το QuoteBill email στον πελάτη μου;

Όχι. Το QuoteBill δεν στέλνει ποτέ email ή μηνύματα στους υπογράφοντες. Σας δίνει τον σύνδεσμο, τον κωδικό, ένα έτοιμο μήνυμα και ένα προσχέδιο email· τα παραδίδετε εσείς, όπως και κάθε υπενθύμιση.

Σε ποια γλώσσα θα δει ο πελάτης μου τις οθόνες;

Στη γλώσσα της σύμβασης. Οι σελίδες υπογραφής υπάρχουν σε 33 γλώσσες· τα κείμενα των υποδειγμάτων συμβάσεων είναι γραμμένα στα αγγλικά, κορεατικά, ιαπωνικά και γερμανικά.

Τι γίνεται αν ο πελάτης μου χάσει τον σύνδεσμο ή αν τον άνοιξε ένας σαρωτής;

Ένας σύνδεσμος δεν ανοίγει τίποτα μέχρι κάποιος να πατήσει Συνέχεια και, με ενεργό κωδικό, να εισαγάγει τον κωδικό. Αν χαθεί ένας σύνδεσμος, εκδώστε νέο από τη σελίδα της σύμβασής σας: ο παλιός παύει αμέσως να λειτουργεί.

Τι γίνεται αν ο πελάτης μου πληκτρολογήσει λάθος κωδικό;

Η οθόνη δείχνει πόσες προσπάθειες απομένουν. Μετά από 5 λανθασμένους κωδικούς ο σύνδεσμος κλειδώνει για 15 λεπτά, και μετά από 15 παύει να λειτουργεί· τότε εκδίδετε νέο σύνδεσμο. Κάθε λανθασμένος κωδικός καταγράφεται στο ίχνος ελέγχου.

Μπορεί ο πελάτης μου να υπογράψει στο τηλέφωνο;

Ναι. Οι σελίδες είναι σχεδιασμένες πρώτα για τηλέφωνα: η υπογραφή σχεδιάζεται με το δάχτυλο ή πληκτρολογείται, ή ανεβαίνει εικόνα σφραγίδας ή υπογραφής.

Μπορεί ο πελάτης μου να υπογράψει με εταιρική σφραγίδα;

Ναι, ως εικόνα: ένα PNG, JPEG ή WebP της σφραγίδας ή της υπογραφής, που διατηρείται μέσα στη σύμβαση. Δεν είναι καταχωρισμένη σφραγίδα, όπως το κορεατικό ingam ή το ιαπωνικό jitsuin, και το QuoteBill δεν την ελέγχει.

Θα δει ο πελάτης μου τη διεύθυνση email μου;

Ναι. Η οθόνη της σύμβασης αναφέρει το όνομά σας και το email του λογαριασμού σας, ώστε ο πελάτης σας να ελέγξει ότι η σύμβαση προέρχεται πράγματι από εσάς. Οι υπογράφοντες δεν βλέπουν ο ένας τη διεύθυνση email του άλλου.

Τι βλέπει ο πελάτης μου μετά την υπογραφή;

Ότι η υπογραφή του καταγράφηκε, καθώς και τους άλλους υπογράφοντες και σε ποιο σημείο βρίσκεται ο καθένας. Όταν υπογράψουν όλοι, η ίδια οθόνη προσφέρει για 30 ημέρες το υπογεγραμμένο PDF, τον σύνδεσμο επαλήθευσης και το αρχείο αποδεικτικών στοιχείων.

Είναι έγκυρη μια υπογραφή που γίνεται έτσι;

Στην ΕΕ, στο Ηνωμένο Βασίλειο, στις ΗΠΑ και στην Κορέα, μια υπογραφή δεν στερείται έννομων αποτελεσμάτων μόνο επειδή είναι ηλεκτρονική, και στην Ιαπωνία οι περισσότερες συμβάσεις δεν απαιτούν κανέναν ιδιαίτερο τύπο. Το τι αποδεικνύει μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή σε μια διαφορά εξαρτάται από τα αποδεικτικά στοιχεία που τη στηρίζουν, και ορισμένα έγγραφα απαιτούν άλλο τύπο. Διαβάστε τον οδηγό και, αν έχετε αμφιβολίες, ρωτήστε έναν δικηγόρο.

Επόμενα βήματα

• Το πρακτικό και το αρχείο αποδεικτικών στοιχείων
• Εμπιστοσύνη και ασφάλεια
• Και τα 119 υποδείγματα συμβάσεων
• Είναι έγκυρες οι ηλεκτρονικές υπογραφές; Διαβάστε τον οδηγό (στα αγγλικά)

Έτοιμοι να στείλετε την πρώτη σας σύμβαση;

Συνδεθείτε, συντάξτε τη σύμβαση από ένα πρότυπο ή από μια προσφορά και στείλτε την. Ο πελάτης σας λαμβάνει σύνδεσμο και κωδικό· εσείς λαμβάνετε το ίχνος ελέγχου.

Δείτε και τα 119 υποδείγματα συμβάσεων