Cosa vede il suo cliente
Lei invia un link e, per un’altra via, un codice di 8 caratteri. Il suo cliente apre il link da telefono o computer, inserisce il codice, legge il contratto e firma. Nessun account, niente da installare. Ecco le sei schermate, così come appaiono davvero.
Firma elettronica semplice con registro di audit
- Nessun account per i firmatari
- Qualsiasi telefono o computer
- Pagine di firma in 33 lingue
Cosa riceve quando tutti hanno firmato
Cosa invia Lei: un link e un codice
Quando invia un contratto, QuoteBill le mostra una sola volta un link di firma e un codice di accesso di 8 caratteri per ogni firmatario. Li consegna Lei stesso: il link per email o app di messaggistica, il codice per un’altra via, come una telefonata o un SMS. QuoteBill non invia email.
Il suo cliente non ha bisogno di un account né di installare nulla: basta un browser web aggiornato. Il link funziona per il periodo scelto all’invio, da 1 a 60 giorni (14 per impostazione predefinita), e può spostare questa scadenza mentre il contratto è in attesa.
Il codice di accesso è attivo per impostazione predefinita. Può disattivarlo per un contratto, ma allora chiunque riceva il link potrà aprirlo e firmarlo, e QuoteBill glielo segnala al momento dell’invio.
Le sei schermate, in ordine
Schermate delle vere pagine di firma, con un contratto inventato. Il suo cliente le vede nella lingua del contratto; le pagine esistono in 33 lingue.
Il link si apre su una pagina semplice: è stato inviato un contratto da esaminare e firmare, e non serve un account. Non si apre nulla finché il suo cliente non preme Continua. 
Poi il codice di accesso, nel formato XXXX-XXXX. Dopo 5 codici errati il link si blocca per 15 minuti; dopo 15 smette di funzionare finché Lei non ne genera uno nuovo. Il contratto vero e proprio, con il suo nome e l’email del suo account in alto, una nota che il testo non è cambiato dall’invio, la scadenza per la firma e gli altri firmatari. Da qui il suo cliente può stampare una copia, rifiutare o segnalare il contratto. 
Prima di firmare: cinque informative, la nota che si tratta di una firma elettronica semplice e il testo del consenso. Per proseguire bisogna spuntare la casella. 
La firma: il suo cliente digita il nome completo e disegna una firma, la digita o carica l’immagine di un timbro o di una firma. 
Fatto. La schermata mostra gli altri firmatari e a che punto è ciascuno. Quando tutti hanno firmato, offre il PDF firmato, il link di verifica e il file delle evidenze.
Cosa fa Lei come mittente
L’invio richiede cinque brevi passaggi. Deve aver effettuato l’accesso nelle ultime 24 ore e avere un indirizzo email confermato.
Indicare i firmatari
Un firmatario per ciascuna altra parte, fino a tre. La loro email è facoltativa. Lasci attivo il codice di accesso e scelga per quanto tempo funziona il link: da 1 a 60 giorni.
Inserire il proprio nome e ruolo
Lei firma per la sua attività come parte A, quindi QuoteBill le chiede il nome e, se vuole, il ruolo.
Controllare il testo finale
È esattamente ciò che ogni firmatario vedrà e firmerà. Qui il testo viene bloccato e riceve la sua impronta SHA-256; qualsiasi modifica al contenuto cambierebbe l’impronta.
Prima firmare, poi inviare
Disegni, digiti o carichi la sua firma, accetti di firmare elettronicamente e invii. I firmatari vedranno l’email del suo account.
Consegnare link e codice per vie diverse
Ogni link e ogni codice vengono mostrati una sola volta. Copi il link in un’email o in un messaggio, oppure usi il messaggio pronto o la bozza di email, poi comunichi il codice per telefono, SMS o un altro canale.
Un messaggio da incollare
QuoteBill le prepara questo messaggio nella lingua del contratto, con il link già inserito. Se scrive il suo, segua la stessa regola: il link, mai il codice.
Buongiorno [nome],
invio il contratto da esaminare e firmare: [titolo]
[link di firma]
Invierò separatamente il codice di accesso.
[il suo nome]
Poi comunichi il codice per telefono, SMS o un’altra app di messaggistica. Non lo metta mai nello stesso messaggio del link: chi ha entrambi può firmare.
Mentre il contratto è in attesa
Tutto ciò che fa qui viene annotato nel registro di audit con l’ora. QuoteBill non contatta il suo cliente: ogni messaggio passa da Lei.
Scadenza
Anticipi o posticipi la scadenza per la firma: da 1 a 60 giorni da oggi, mai oltre 180 giorni dall’invio, fino a 10 volte. Il suo cliente vede la nuova data sul contratto.
Promemoria
Copi un promemoria preparato da QuoteBill, o lo apra come bozza di email. Indica il contratto, il riferimento e la scadenza, mai il link né il codice. Il certificato di ogni parte riporta che è stato preparato un promemoria, non il suo testo.
Nuovo link
Se un link si perde, si blocca o finisce nelle mani sbagliate, ne generi uno nuovo: il vecchio link e il suo codice smettono subito di funzionare. Fino a 10 nuovi link per firmatario.
Calendario
Dall’elenco dei contratti, salvi la scadenza per la firma, o la data di fine di un contratto completato, come file di calendario. Contiene il titolo, il riferimento e la data, nient’altro.
Quando tutti hanno firmato
Copi un avviso di completamento che chiede a ogni firmatario di salvare la propria copia finché il link si apre ancora: 30 giorni dopo il completamento. Il PDF firmato, il certificato e il file delle evidenze sono sulla pagina del suo contratto.
Cosa può fare il suo cliente e cosa resta dalla sua parte
Leggere e stampare
Leggere il contratto completo sullo schermo e stamparne una copia prima di decidere. Il riferimento e l’impronta sono a un tocco di distanza, per confrontarli poi con il certificato.
Rifiutare, con un motivo
Nessuno è obbligato a firmare elettronicamente. Un cliente che rifiuta indica un motivo, che Lei può leggere, e il contratto si chiude per tutti.
Chiedere una copia cartacea
Le informative lo dicono sullo schermo: un firmatario può chiederle invece una copia cartacea.
Segnalare un abuso
Un link «Segnala questo contratto» si trova nella schermata del codice e sotto il contratto. QuoteBill esamina le segnalazioni e può sospendere un contratto; il certificato indica che c’è stata una segnalazione, mai il suo testo.
Nessun account, email facoltativa
Il suo cliente non crea mai un account e non vede mai gli indirizzi email degli altri firmatari. Se Lei ha inserito l’email del cliente, serve solo a indirizzare le sue bozze di email; QuoteBill non vi invia nulla.
La sua traccia
Prima di firmare, il suo cliente accetta che l’ora, il suo indirizzo IP e il suo browser vengano registrati e condivisi con le altre parti. La pagina di firma resta aperta 30 minuti alla volta (al massimo due ore), e il link smette di funzionare 30 giorni dopo il completamento.
Domande dei mittenti
Il mio cliente ha bisogno di un account?
No. Il link e il codice di accesso sono tutto ciò che gli serve, su qualsiasi telefono o computer con un browser aggiornato.
QuoteBill invia email al mio cliente?
No. QuoteBill non invia mai email né messaggi ai firmatari. Le fornisce il link, il codice, un messaggio pronto e una bozza di email; li consegna Lei, così come qualsiasi promemoria.
In che lingua il mio cliente vedrà le schermate?
Nella lingua del contratto. Le pagine di firma esistono in 33 lingue; i testi dei contratti di esempio sono scritti in inglese, coreano, giapponese e tedesco.
E se il mio cliente perde il link, o lo ha aperto uno scanner?
Un link non apre nulla finché qualcuno non preme Continua e, con il codice attivo, inserisce il codice. Se un link va perso, ne generi uno nuovo dalla pagina del contratto: il vecchio smette subito di funzionare.
E se il mio cliente sbaglia il codice?
La schermata indica quanti tentativi restano. Dopo 5 codici errati il link si blocca per 15 minuti, e dopo 15 smette di funzionare; a quel punto Lei genera un nuovo link. Ogni codice errato viene annotato nel registro di audit.
Il mio cliente può firmare dal telefono?
Sì. Le pagine sono pensate prima di tutto per il telefono: la firma si disegna con il dito o si digita, oppure si carica l’immagine di un timbro o di una firma.
Il mio cliente può firmare con il timbro della sua azienda?
Sì, come immagine: un PNG, JPEG o WebP del timbro o della firma, conservato all’interno del contratto. Non è un sigillo registrato, come l’ingam coreano o il jitsuin giapponese, e QuoteBill non lo verifica.
Il mio cliente vedrà il mio indirizzo email?
Sì. La schermata del contratto mostra il suo nome e l’email del suo account, così il suo cliente può verificare che il contratto venga davvero da Lei. I firmatari non vedono le email degli altri.
Cosa vede il mio cliente dopo aver firmato?
Che la sua firma è stata registrata, e gli altri firmatari con il punto in cui si trova ciascuno. Quando tutti hanno firmato, la stessa schermata offre il PDF firmato, il link di verifica e il file delle evidenze, per 30 giorni.
Una firma fatta così è valida?
Nell’UE, nel Regno Unito, negli Stati Uniti e in Corea a una firma non possono essere negati gli effetti giuridici solo perché è elettronica, e in Giappone la maggior parte dei contratti non richiede alcuna forma particolare. Ciò che una firma elettronica semplice prova in una controversia dipende dalle prove che la sostengono, e alcuni documenti richiedono un’altra forma. Legga la guida e, in caso di dubbio, si rivolga a un avvocato.
Prossimi passi
Vuole inviare il suo primo contratto?
Acceda, scriva il contratto partendo da un modello o da un preventivo e lo invii. Il suo cliente riceve un link e un codice; Lei riceve il registro di audit.