Co widzi klient

Co wysyła nadawca: link i kod

Przy wysyłaniu umowy QuoteBill pokazuje jeden raz link do podpisania i 8-znakowy kod dostępu dla każdej osoby podpisującej. Przekazuje się je samodzielnie: link e-mailem lub komunikatorem, kod inną drogą, na przykład telefonicznie lub SMS-em. QuoteBill nie wysyła e-maili.

Klient nie potrzebuje konta ani instalowania czegokolwiek: wystarczy aktualna przeglądarka internetowa. Link działa przez okres wybrany przy wysyłce, od 1 do 60 dni (domyślnie 14), a termin ten można przesunąć, dopóki umowa czeka na podpisy.

Kod dostępu jest domyślnie włączony. Można go wyłączyć dla danej umowy, ale wtedy każdy, kto otrzyma link, może ją otworzyć i podpisać, o czym QuoteBill ostrzega przy wysyłce.

Sześć ekranów po kolei

Zrzuty ekranu prawdziwych stron podpisu, z wymyśloną umową. Klient widzi je w języku umowy; strony istnieją w 33 językach.

Co robi nadawca

Wysyłka to pięć krótkich kroków. Trzeba być zalogowanym w ciągu ostatnich 24 godzin i mieć potwierdzony adres e-mail.

1. Wskazanie osób podpisujących

   Jedna osoba podpisująca dla każdej drugiej strony, maksymalnie trzy. Ich adres e-mail jest opcjonalny. Kod dostępu warto zostawić włączony i wybrać, jak długo działa link: od 1 do 60 dni.

2. Własne imię, nazwisko i funkcja

   Nadawca podpisuje w imieniu własnej firmy jako strona A, więc QuoteBill prosi o imię i nazwisko oraz, opcjonalnie, funkcję.

3. Sprawdzenie ostatecznego tekstu

   To dokładnie to, co każda osoba podpisująca zobaczy i podpisze. Tutaj tekst zostaje zamrożony i otrzymuje odcisk SHA-256; każda zmiana treści zmieniłaby odcisk.

   

4. Własny podpis i wysyłka

   Podpis można narysować, wpisać lub przesłać, następnie wyrazić zgodę na podpis elektroniczny i wysłać. Osoby podpisujące zobaczą adres e-mail konta nadawcy.

5. Link i kod różnymi drogami

   Każdy link i kod jest pokazywany tylko raz. Link kopiuje się do e-maila lub komunikatora albo korzysta z gotowej wiadomości lub szkicu e-maila, a kod przekazuje telefonicznie, SMS-em lub innym kanałem.

   

Wiadomość do wklejenia

QuoteBill przygotowuje tę wiadomość w języku umowy, z linkiem już w treści. We własnej wiadomości obowiązuje ta sama zasada: link, nigdy kod.

Dzień dobry, [imię i nazwisko],

Uprzejmie proszę o przejrzenie i podpisanie tej umowy: [tytuł]

[link do podpisania]

Kod dostępu prześlę osobno.

[imię i nazwisko nadawcy]

Następnie kod przekazuje się telefonicznie, SMS-em lub innym komunikatorem. Nigdy nie należy umieszczać go w tej samej wiadomości co link: kto ma oba, może podpisać.

Gdy umowa czeka na podpisy

Każda czynność wykonana tutaj trafia z czasem do ścieżki audytu. QuoteBill nie kontaktuje się z klientem: każda wiadomość przechodzi przez nadawcę.

• 

  Termin

  Termin podpisania można przesunąć wcześniej lub później: od 1 do 60 dni od dziś, nigdy więcej niż 180 dni od wysyłki, maksymalnie 10 razy. Klient widzi nową datę na umowie.

• Przypomnienie

  Przypomnienie przygotowane przez QuoteBill można skopiować lub otworzyć jako szkic e-maila. Podaje umowę, numer referencyjny i termin, nigdy link ani kod. Protokół każdej strony odnotowuje, że przygotowano przypomnienie, ale nie jego treść.

• Nowy link

  Jeśli link zaginie, zostanie zablokowany lub trafi w niepowołane ręce, wystarczy wydać nowy: stary link i jego kod natychmiast przestają działać. Do 10 nowych linków na osobę podpisującą.

• Kalendarz

  Z listy umów można zapisać termin podpisania lub datę zakończenia zakończonej umowy jako plik kalendarza. Zawiera tytuł, numer referencyjny i datę, nic więcej.

• Gdy wszyscy podpiszą

  Można skopiować powiadomienie o zakończeniu z prośbą do każdej osoby podpisującej, by zapisała swoją kopię, dopóki link jeszcze działa: 30 dni od zakończenia. Podpisany PDF, protokół i plik dowodowy są na stronie umowy.

Co może zrobić klient i co pozostaje po jego stronie

• Przeczytanie i wydruk

  Przeczytanie całej umowy na ekranie i wydrukowanie kopii przed podjęciem decyzji. Numer referencyjny i odcisk są dostępne jednym dotknięciem, do późniejszego porównania z protokołem.

• Odrzucenie z podaniem powodu

  Nikt nie musi podpisywać elektronicznie. Klient, który odrzuca umowę, podaje powód widoczny dla nadawcy, a umowa zostaje zamknięta dla wszystkich.

• Prośba o wersję papierową

  Informacje na ekranie mówią o tym wprost: osoba podpisująca może zamiast tego poprosić nadawcę o kopię papierową.

• Zgłoszenie nadużycia

  Link „Zgłoś tę umowę” znajduje się na ekranie kodu i pod umową. QuoteBill rozpatruje zgłoszenia i może zawiesić umowę; protokół pokazuje, że zgłoszenie nastąpiło, nigdy jego treść.

• Bez konta, e-mail opcjonalny

  Klient nigdy nie zakłada konta i nigdy nie widzi adresów e-mail pozostałych osób podpisujących. Jeśli nadawca wpisał adres klienta, służy on tylko do adresowania własnych szkiców e-maili nadawcy; QuoteBill nic na niego nie wysyła.

• Zapis po stronie klienta

  Przed podpisaniem klient zgadza się na zapisanie czasu, swojego adresu IP i przeglądarki oraz udostępnienie ich pozostałym stronom. Strona podpisu pozostaje otwarta przez 30 minut za każdym razem (najwyżej dwie godziny), a link przestaje działać 30 dni od zakończenia.

Pytania nadawców

Czy klient potrzebuje konta?

Nie. Link i kod dostępu to wszystko, czego potrzebuje, na dowolnym telefonie lub komputerze z aktualną przeglądarką.

Czy QuoteBill wysyła e-maile do klienta?

Nie. QuoteBill nigdy nie wysyła e-maili ani wiadomości do osób podpisujących. Udostępnia nadawcy link, kod, gotową wiadomość i szkic e-maila; przekazuje je sam nadawca, podobnie jak każde przypomnienie.

W jakim języku klient zobaczy ekrany?

W języku umowy. Strony podpisu istnieją w 33 językach; teksty wzorów umów są napisane po angielsku, koreańsku, japońsku i niemiecku.

Co, jeśli klient zgubi link albo otworzył go skaner?

Link nic nie otwiera, dopóki ktoś nie naciśnie „Kontynuuj” i, przy włączonym kodzie, nie wpisze kodu. Gdy link zaginie, nowy wydaje się na stronie umowy: stary natychmiast przestaje działać.

Co, jeśli klient źle wpisze kod?

Ekran pokazuje, ile prób zostało. Po 5 błędnych kodach link blokuje się na 15 minut, a po 15 przestaje działać; wtedy nadawca wydaje nowy link. Każdy błędny kod trafia do ścieżki audytu.

Czy klient może podpisać na telefonie?

Tak. Strony są projektowane przede wszystkim z myślą o telefonach: podpis rysuje się palcem lub wpisuje albo przesyła obraz pieczątki lub podpisu.

Czy klient może podpisać pieczątką firmy?

Tak, jako obrazem: PNG, JPEG lub WebP pieczątki lub podpisu, przechowywanym w umowie. Nie jest to zarejestrowana pieczęć, taka jak koreański ingam czy japoński jitsuin, i QuoteBill jej nie sprawdza.

Czy klient zobaczy adres e-mail nadawcy?

Tak. Ekran umowy podaje imię i nazwisko nadawcy oraz adres e-mail jego konta, aby klient mógł sprawdzić, że umowa naprawdę pochodzi od nadawcy. Osoby podpisujące nie widzą nawzajem swoich adresów e-mail.

Co widzi klient po podpisaniu?

Że jego podpis został zapisany, oraz pozostałe osoby podpisujące z etapem, na którym jest każda z nich. Gdy wszyscy podpiszą, ten sam ekran przez 30 dni oferuje podpisany PDF, link do weryfikacji i plik dowodowy.

Czy podpis złożony w ten sposób jest ważny?

W UE, Wielkiej Brytanii, Stanach Zjednoczonych i Korei podpisowi nie można odmówić skutku prawnego wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną, a w Japonii większość umów nie wymaga żadnej szczególnej formy. To, czego zwykły podpis elektroniczny dowodzi w sporze, zależy od stojących za nim dowodów, a niektóre dokumenty wymagają innej formy. Warto przeczytać przewodnik, a w razie wątpliwości zapytać prawnika.

Dalej

• Protokół podpisania i plik dowodowy
• Zaufanie i bezpieczeństwo
• Wszystkie 119 wzorów umów
• Czy podpisy elektroniczne są ważne? Przewodnik (po angielsku)

Czas wysłać pierwszą umowę

Wystarczy się zalogować, przygotować umowę z szablonu lub oferty i ją wysłać. Klient dostaje link i kod; nadawca dostaje ścieżkę audytu.

Zobacz wszystkie 119 wzorów umów