Umowy podpisywane online przez bezpieczny link, bezpłatnie z kontem

Oferta, umowa, faktura: jeden ciągły proces

Umowę tworzy się z dokumentu, który już istnieje, a fakturę z podpisanej umowy. Nazwy, pozycje i warunki przechodzą dalej; nic nie trzeba wpisywać dwa razy.

1. 

   Oferta

   Punktem wyjścia może być oferta, faktura proforma, faktura, zlecenie pracy lub zamówienie: klient i wycenione pozycje przechodzą do umowy.

2. 

   Umowa

   Postanowienia można dodać z szablonu lub napisać własne, podpisać jako strona A i wysłać każdej osobie podpisującej bezpieczny link. Przy wysyłce tekst zostaje zamrożony z odciskiem.

3. 

   Faktura

   Gdy wszyscy podpiszą, fakturę wystawia się z umowy, na całą kwotę lub na zaliczkę. Zawiera numer referencyjny umowy i warunki płatności.

Jak to działa

Cztery kroki, od wersji roboczej do podpisanej umowy z protokołem.

1. Napisanie

   Na początek jeden ze 119 wzorów umów, dokument utworzony wcześniej albo pusta strona. Strony, postanowienia, zestawienie cen, warunki płatności i prawo właściwe można dowolnie zmieniać.

   

2. Zamrożenie i podpis

   Przy wysyłce tekst zostaje zamrożony i otrzymuje odcisk (SHA-256): każda zmiana treści zmienia ten odcisk. Nadawca podpisuje pierwszy, jako strona A.

   

3. Przekazanie linku i kodu

   QuoteBill pokazuje link i kod dostępu każdej osoby podpisującej tylko raz. Link wysyła się samodzielnie, e-mailem lub komunikatorem, a kod inną drogą, na przykład telefonicznie lub SMS-em.

   

4. Śledzenie i przechowywanie

   Ścieżka audytu, czyli zapis każdego kroku, pokazuje, kto i kiedy otworzył oraz podpisał umowę. Gdy wszyscy podpiszą, umowę można wydrukować lub zapisać jako PDF razem z protokołem podpisania.

   

Wypełnianie wymaga niewiele pisania

Edytor pozwala szybko dokończyć wersję roboczą: wystarczy kliknąć stronę, przejść przez puste pola i pozwolić mu zapisywać zmiany.

• Edycja po kliknięciu w dokument

  We własnej wersji roboczej wystarczy kliknąć wyróżnione puste pole w dokumencie i pisać od razu w tym miejscu. Kliknięcie postanowienia, strony, daty lub warunków płatności prowadzi do odpowiedniego pola. To, co widzą osoby podpisujące, się nie zmienia.

• Dalej i Wstecz zawsze pod ręką

  Pasek u góry liczy pozostałe puste pola i przechodzi przez nie w kolejności, w jakiej umowa je drukuje. Na klawiaturze to samo robi Alt ze strzałką w dół lub w górę.

• Zapisywanie w trakcie pisania

  Wersja robocza zapisuje się sama chwilę po zakończeniu pisania, informuje, gdy się nie udało, i sama ponawia próbę. Pola z przykładem można wypełnić podpowiedzianymi wartościami i to cofnąć; pola wymagające własnych słów zostają na liście.

• Najpierw najczęściej polubiane szablony

  Szablony są pogrupowane, od pracy twórczej po zatrudnienie, nieruchomości i finanse. Wystarczy nacisnąć serce przy szablonie: gdy pojawią się polubienia, listy pokazują najpierw najczęściej polubiane, a publiczne są tylko sumy.

Co widzi klient

Pięć ekranów do podpisu, na dowolnym telefonie lub komputerze, w 33 językach. Bez konta i bez aplikacji do zainstalowania.

Pełny przewodnik

• Każdy ekran, który widzi klient, krok po kroku

Wzory umów na początek

Łącznie 119 wzorów, od projektowania stron po umowy o zachowaniu poufności. Te pięć obejmuje większość umów między małymi firmami: świadczenie usług, współpracę freelance lub doradztwo, sprzedaż i dostawy, poufność oraz prostą umowę ogólną. Na stronie każdego z nich, po angielsku, można przeczytać wszystkie postanowienia i pełny tekst przed zalogowaniem. To wzory, a nie porada prawna.

• 

  Umowa o świadczenie usług

  Usługi, rezultaty, odbiór, wynagrodzenie i własność intelektualna.

• 

  Umowa z freelancerem lub konsultantem

  Praca niezależnego wykonawcy: wynagrodzenie, własność intelektualna i poufność.

• 

  Umowa sprzedaży i dostawy

  Towary, zamówienia, dostawa, odbiór, rękojmia i płatność.

• 

  Umowa o zachowaniu poufności

  Wzajemna poufność przed rozmowami biznesowymi lub w ich trakcie.

• 

  Prosta umowa ogólna

  Obowiązki stron, płatność, okres obowiązywania i rozwiązanie umowy.

Wszystkie 119 szablonów umów

Dowody, które każdy może sprawdzić

Do podpisanej umowy dołączony jest protokół podpisania, czyli własny zapis QuoteBill z przebiegu podpisywania, oraz plik dowodowy. Każdy, kto ma kopię, może sprawdzić oba na publicznej stronie weryfikacji, nawet po usunięciu umowy z konta.

Do samodzielnego sprawdzenia

• Przykładowa podpisana umowa, jej protokół i plik dowodowy

Jak jest zabezpieczona

Co chroni tekst, link i zapis, w prostych słowach.

• Odcisk dokładnego tekstu

  Umowa jest zapisywana raz, jako dokładny tekst podpisywany przez wszystkich, a jej odcisk SHA-256, krótki kod obliczony z tego tekstu, jest pokazywany każdej osobie podpisującej. Jeśli odcisk się nie zgadza, podpis zostaje odrzucony.

• Sekrety linku, które nigdy nie trafiają do adresu strony

  Tajna część linku do podpisania znajduje się po znaku #, którego przeglądarki nie dołączają do żądanego adresu, więc nie trafia do zwykłych dzienników dostępu serwera internetowego. QuoteBill przechowuje tylko jej skrót, a wydanie nowego linku unieważnia poprzedni.

• Kod dostępu z blokadami

  Każdy link chroni 8-znakowy kod, wysyłany osobno. Jest domyślnie włączony; nadawca, który go wyłączy, dostaje ostrzeżenie, że podpisać może każdy, kto ma link. Po 5 błędnych kodach link blokuje się na 15 minut; po 15 zostaje wyłączony do czasu wydania nowego.

• Ścieżka audytu połączona w łańcuch

  Każde zdarzenie, od wysłania i otwarcia po błędne kody, podpisanie lub odrzucenie, jest zapisywane z czasem, a przy czynnościach nadawcy lub osoby podpisującej także z adresem IP i przeglądarką. Każdy wpis zawiera skrót poprzedniego, więc zmieniony lub usunięty wpis przerywa łańcuch.

Dlaczego łańcuch w ścieżce audytu ma znaczenie

Skrót (hash) to krótki kod obliczany z treści wpisu. Każdy wpis w ścieżce audytu zawiera skrót poprzedniego; zmiana lub usunięcie jednego sprawia, że wszystkie kolejne skróty przestają się zgadzać. Strona weryfikacji ponownie oblicza cały łańcuch.

Do sprawdzenia przez każdego, tylko z tym, co niezbędne

Co pozostaje możliwe do sprawdzenia i o co QuoteBill nigdy nie prosi.

• Weryfikacja dla każdego, kto ma kopię

  Protokół zawiera numer referencyjny, odcisk i skrót protokołu. Każdy, kto ma kopię, może ją sprawdzić na stronie weryfikacji QuoteBill, nawet po usunięciu umowy z konta.

• Plik dowodowy do sprawdzenia przez każdego

  Gdy wszyscy podpiszą, każda strona może pobrać plik dowodowy (osoby podpisujące, dopóki ich link jest otwarty, do 30 dni od zakończenia) z dokładnym tekstem, ścieżką audytu i wszystkimi podpisami. Strona weryfikacji sprawdza go w przeglądarce.

• Tylko to, co niezbędne

  Osoby podpisujące nie potrzebują konta, a ich adres e-mail jest opcjonalny. Strony podpisywania i weryfikacji nie mają reklam, analityki ani śledzenia odwiedzających; jedynym liczeniem jest krótkotrwały limit zapytań przeciw nadużyciom, przechowywany jako skrót.

• Wypróbowanie strony weryfikacji

  Wystarczy wpisać numer referencyjny i odcisk z protokołu albo upuścić plik dowodowy. Sprawdzenie odbywa się w przeglądarce, a wychodzą z niej tylko numer referencyjny i odcisk.

Kto z tego korzysta i z jakim wzorem

Sześć codziennych sytuacji. Przy każdej wskazany jest pasujący wzór oraz dokumenty, które do niego prowadzą i z niego wynikają.

• 

  Projektant lub programista

  Zakres i wynagrodzenie ustala się przed rozpoczęciem pracy: najpierw oferta, potem umowa, a na jej podstawie faktura.

  Umowa freelance lub doradcza

• 

  Agencja przed prezentacją

  Wzajemną umowę o poufności podpisuje się przed udostępnieniem pomysłów lub liczb, a ofertę przygotowuje, gdy rozmowy idą dobrze.

  Umowa o zachowaniu poufności

• 

  Dostawca lub hurtownik

  Z zamówienia powstają stałe warunki dostaw: zamówienia, dostawa, odbiór i płatność, podpisane jeden raz.

  Umowa sprzedaży i dostawy

• 

  Doradca

  Zlecenie, liczbę dni i stawkę zapisuje się na piśmie; po podpisaniu wystawia się fakturę, na całość lub na zaliczkę.

  Umowa freelance lub doradcza

• 

  Mały producent

  Faktura proforma, potem umowa dostawy, a na jej podstawie faktura; strony do podpisu są dostępne w 33 językach.

  Umowa sprzedaży i dostawy

• 

  Usługi lokalne i rzemiosło

  Zlecenie pracy, potem krótka umowa podpisana na miejscu na telefonie klienta, a następnie faktura. Dla klientów biznesowych: gospodarstwa domowe to konsumenci, więc najpierw trzeba sprawdzić przepisy konsumenckie.

  Prosta umowa ogólna

Czym to jest, a czym nie jest

QuoteBill tworzy zwykły podpis elektroniczny ze ścieżką audytu. W UE, Wielkiej Brytanii, Stanach Zjednoczonych i Korei podpisowi nie można odmówić skutku prawnego wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną, a w Japonii większość umów nie wymaga żadnej szczególnej formy. To, czego zwykły podpis elektroniczny dowodzi w sporze, zależy od stojących za nim dowodów, a niektóre dokumenty wymagają innej formy. Przepisy różnią się w zależności od kraju.

Nie jest to kwalifikowany ani zaawansowany podpis elektroniczny, a QuoteBill nie weryfikuje, kim są osoby podpisujące. Zapisuje użycie linku i kodu dostępu przekazanych przez nadawcę, więc podpisać może każdy, kto ma oba. Protokół podpisania wymienia każdy wydany link oraz, przy każdej czynności nadawcy lub osoby podpisującej, adres IP i przeglądarkę, o ile udało się je odczytać.

Niektóre dokumenty wymagają innej formy. Testamenty, wiele przeniesień własności nieruchomości, poręczenia i niektóre dokumenty pracownicze muszą w niektórych krajach być spisane odręcznie, sporządzone u notariusza lub podpisane podpisem kwalifikowanym. Szablony to wzory, a nie porada prawna: warto skonsultować je z prawnikiem.

Zwykły, zaawansowany, kwalifikowany: trzy rodzaje

Pojęcia pochodzą z unijnego rozporządzenia eIDAS; inne kraje wyznaczają granice inaczej. QuoteBill tworzy pierwszy rodzaj.

Czas w QuoteBill pochodzi z zegara bazy danych; nie są to kwalifikowane elektroniczne znaczniki czasu.

Więcej informacji

• Zaufanie i bezpieczeństwo, szczegółowo
• Podpis zwykły, zaawansowany i kwalifikowany (po angielsku)
• Jak prawo traktuje podpisy elektroniczne (po angielsku)

Pytania

Czy to jest bezpłatne?

Tak, z bezpłatnym kontem QuoteBill. Limity uczciwego korzystania chronią usługę przed nadużyciami: 50 nowych umów dziennie, 20 wysyłek dziennie i 100 przechowywanych jednocześnie.

Czy druga strona potrzebuje konta?

Nie. Osoba podpisująca otwiera link, wpisuje kod dostępu, czyta umowę i podpisuje, rysując lub wpisując imię i nazwisko albo obrazem pieczątki, na telefonie lub komputerze.

Co widzi klient?

Prostą stronę z informacją, że przesłano umowę do przejrzenia i podpisania, prośbę o kod dostępu, pełny tekst z potwierdzeniem, że się nie zmienił, krok zgody i podpis. Bez aplikacji i bez konta; strony są dostępne w 33 językach.

Czy podpis jest ważny?

To zwykły podpis elektroniczny ze ścieżką audytu. W UE, Wielkiej Brytanii, Stanach Zjednoczonych i Korei podpisowi nie można odmówić skutku prawnego wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną, a w Japonii większość umów nie wymaga szczególnej formy. To, czego dowodzi w sporze, zależy od stojących za nim dowodów, a QuoteBill nie weryfikuje, kto podpisuje. Niektóre dokumenty wymagają innej formy; przewodnik wymienia je dla poszczególnych krajów.

Czego nie można wysyłać przez QuoteBill?

Dokumentów, dla których prawo właściwe dla nadawcy wymaga innej formy: testamentów i wszystkiego, co dotyczy spadku lub decyzji medycznych; poręczeń udzielanych jako osoba prywatna; wszystkiego, co wymaga notariusza lub świadka, jak sprzedaż gruntów czy brytyjski akt typu deed; rozwiązania umowy o pracę lub ustalenia jej czasu trwania w Niemczech; pełnomocnictw, trustów, papierów wartościowych i dokumentów tytułu własności; pism procesowych i zawiadomień wymaganych prawem; wszystkiego, co wymaga podpisu kwalifikowanego, zarejestrowanej pieczęci lub urzędowego formularza; oraz umów z konsumentami, chyba że sprawdzono przepisy konsumenckie.

Czy można podpisać pieczątką firmy?

Tak. Nadawca i osoby podpisujące mogą przesłać obraz pieczątki lub podpisu (PNG, JPEG lub WebP). Jest przycinany i przechowywany w umowie jako obraz, nigdy jako osobny plik. Obraz pieczątki to tylko obraz: nie jest zarejestrowaną pieczęcią, taką jak koreański ingam czy japoński jitsuin, ani certyfikatem pieczęci.

Co, jeśli osoba podpisująca potrzebuje więcej czasu lub zapomni?

Termin podpisania można przesunąć, dopóki umowa czeka na podpisy, a każda zmiana jest zapisywana. Można też skopiować przypomnienie przygotowane przez QuoteBill i wysłać je samodzielnie; nigdy nie zawiera ono kodu dostępu.

Czy można tego używać do dokumentów pracowniczych lub dotyczących nieruchomości?

Najpierw trzeba to sprawdzić. W zależności od kraju niektóre z nich muszą mieć formę pisemną na papierze, być sporządzone u notariusza lub podpisane podpisem kwalifikowanym; w Niemczech na przykład rozwiązanie umowy o pracę wymaga podpisu własnoręcznego. W razie wątpliwości warto zapytać prawnika.

Co się dzieje po usunięciu umowy?

Wersja robocza jest usuwana całkowicie. Po usunięciu wysłanej umowy pozostaje niewielki zapis weryfikacyjny bez nazwisk i treści: numer referencyjny, odcisk, czas zakończenia, liczba podpisów i skrót protokołu. Przez 180 dni QuoteBill przechowuje też minimalny zapis do badania nadużyć, obejmujący adres e-mail konta nadawcy oraz, tylko jeśli umowę zgłoszono, jej treść. Informacja o prywatności opisuje to dokładnie.

Gdzie są przechowywane moje dane?

Umowy są przechowywane w bazie danych QuoteBill, hostowanej przez Supabase, i odczytywane wyłącznie po sprawdzeniu, kto o nie prosi. Osoby podpisujące widzą tylko umowę, którą do nich wysłano.

Pierwsza umowa na start

Wystarczy zalogować się na konto QuoteBill, wybrać szablon lub jedną z własnych ofert i w kilka minut wysłać umowę do podpisu.

Przeglądaj wszystkie 119 wzorów umów