Wat uw klant ziet

U stuurt een link en, via een andere weg, een code van 8 tekens. Uw klant opent de link op een telefoon of computer, vult de code in, leest de overeenkomst en tekent. Geen account, niets te installeren. Dit zijn de zes schermen, zoals ze er echt uitzien.

Eenvoudige elektronische handtekening met audittrail

  • Geen account nodig voor ondertekenaars
  • Elke telefoon of computer
  • Ondertekeningspagina’s in 33 talen
Het contract op de telefoon vóór het ondertekenen: wie het stuurde, een groene melding dat het sinds het versturen niet is gewijzigd, de deadline om te ondertekenen, het begin van het contract en knoppen om te bekijken en te ondertekenen, af te drukken of te weigeren.

Wat u krijgt als iedereen heeft getekend

Wat u verstuurt: een link en een code

Als u een overeenkomst verstuurt, toont QuoteBill u voor elke ondertekenaar één keer een ondertekeningslink en een toegangscode van 8 tekens. U bezorgt ze zelf: de link per e-mail of messenger, de code via een andere weg, zoals een telefoontje of een sms. QuoteBill verstuurt geen e-mail.

Uw klant heeft geen account nodig en hoeft niets te installeren: een actuele webbrowser is genoeg. De link werkt zo lang als u bij verzending koos, van 1 tot 60 dagen (standaard 14), en u kunt die deadline verschuiven zolang de overeenkomst openstaat.

De toegangscode staat standaard aan. U kunt hem voor een overeenkomst uitzetten, maar dan kan iedereen die de link krijgt hem openen en ondertekenen, en QuoteBill waarschuwt u daarvoor bij verzending.

De zes schermen, op volgorde

Schermafbeeldingen van de echte ondertekeningspagina’s, met een verzonnen overeenkomst. Uw klant ziet ze in de taal van de overeenkomst; de pagina’s bestaan in 33 talen.

  • Het eerste scherm op de telefoon van de klant: de uitnodiging om een contract te bekijken en te ondertekenen, de vermelding dat er geen account nodig is en een knop om verder te gaan.
    De link opent een eenvoudige pagina: er is een overeenkomst verstuurd om te controleren en te ondertekenen, en er is geen account nodig. Er gaat niets open tot uw klant op Doorgaan drukt.
  • De telefoon vraagt om de toegangscode van 8 tekens die de afzender apart heeft doorgegeven; in het veld boven de knop om verder te gaan is een code getypt.
    Dan de toegangscode, ingevuld als XXXX-XXXX. Na 5 foute codes wordt de link 15 minuten geblokkeerd; na 15 werkt hij niet meer tot u een nieuwe aanmaakt.
  • Het contract op de telefoon vóór het ondertekenen: wie het stuurde, een groene melding dat het sinds het versturen niet is gewijzigd, de deadline om te ondertekenen, het begin van het contract en knoppen om te bekijken en te ondertekenen, af te drukken of te weigeren.
    De overeenkomst zelf, met uw naam en het e-mailadres van uw account bovenaan, een melding dat de tekst sinds verzending niet is gewijzigd, de deadline voor ondertekening en de andere ondertekenaars. Hier kan uw klant een kopie afdrukken, weigeren of de overeenkomst melden.
  • Het scherm vóór het ondertekenen: in eenvoudige woorden staat er dat de klant kan weigeren of om een papieren exemplaar kan vragen en dat dit een gewone elektronische handtekening is; daarna volgt de toestemmingstekst.
    Vóór het tekenen: vijf mededelingen, de vermelding dat dit een eenvoudige elektronische handtekening is, en de toestemmingstekst. Het vakje moet worden aangevinkt om verder te gaan.
  • De klant heeft een handtekening getekend in het vak op de telefoon; de naam is ingevuld, tabbladen bieden tekenen, typen of een stempel of afbeelding, en de knop om het contract te ondertekenen staat klaar.
    De handtekening: uw klant typt de volledige naam en tekent een handtekening, typt die, of uploadt een afbeelding van een stempel of handtekening.
  • Het laatste scherm op de telefoon: iedereen heeft ondertekend en het contract is rond, met knoppen voor de ondertekende pdf, de controle van het contract en het bewijsbestand, en de lijst met de andere ondertekenaars.
    Klaar. Het scherm toont de andere ondertekenaars en hoe ver ieder is. Heeft iedereen getekend, dan biedt het de ondertekende pdf, de controlelink en het bewijsbestand aan.

Wat u als afzender doet

Verzenden gaat in vijf korte stappen. U moet in de afgelopen 24 uur zijn ingelogd en een bevestigd e-mailadres hebben.

  1. De ondertekenaars invullen

    Eén ondertekenaar voor elke andere partij, tot drie. Hun e-mailadres is optioneel. Laat de toegangscode aanstaan en kies hoe lang de link werkt: 1 tot 60 dagen.

  2. Uw eigen naam en functie invullen

    U tekent voor uw eigen bedrijf als partij A, dus QuoteBill vraagt om uw naam en, als u wilt, uw functie.

  3. De definitieve tekst controleren

    Dit is precies wat elke ondertekenaar ziet en ondertekent. Hier wordt de tekst vastgezet en krijgt hij zijn SHA-256-vingerafdruk; elke wijziging van de inhoud zou de vingerafdruk veranderen.

    Stap 3 van 5 bij het versturen, de laatste controle: de vingerafdruk van het contract, een groene melding dat de integriteitscontrole geslaagd is en het begin van de exacte tekst die elke ondertekenaar ziet.

  4. Eerst zelf tekenen en verzenden

    Teken, typ of upload uw handtekening, stem in met elektronisch ondertekenen en verstuur. Uw ondertekenaars zien het e-mailadres van uw account.

  5. Link en code via verschillende wegen bezorgen

    Elke link en code wordt één keer getoond. Kopieer de link in een e-mail of een messenger, of gebruik het kant-en-klare bericht of het e-mailconcept, en geef de code dan telefonisch, per sms of via een ander kanaal.

    De laatste stap bij het versturen: de ondertekeningslink en de aparte toegangscode, met knoppen om ze te kopiëren, en de melding dat ze maar één keer worden getoond.

Een bericht om te plakken

QuoteBill bereidt dit bericht voor u voor, in de taal van de overeenkomst, met de link er al in. Schrijft u uw eigen bericht, houd dan dezelfde regel aan: de link, nooit de code.

Beste [naam],

Graag vraag ik u deze overeenkomst te controleren en te ondertekenen: [titel]

[ondertekeningslink]

De toegangscode stuur ik u apart toe.

[uw naam]

Geef de code daarna telefonisch, per sms of via een andere messenger. Zet hem nooit in hetzelfde bericht als de link: wie beide heeft, kan tekenen.

Zolang de overeenkomst openstaat

Alles wat u hier doet, wordt met het tijdstip vastgelegd in de audittrail. QuoteBill neemt geen contact op met uw klant: elk bericht gaat via u.

  • De pagina van de afzender voor een verstuurd contract: wacht op handtekeningen, de afzender heeft ondertekend en de klant heeft het geopend maar nog niet ondertekend; er zijn knoppen om te herinneren, een nieuwe link uit te geven, de deadline te wijzigen of te annuleren.

    Termijn

    Verschuif de deadline voor ondertekening naar voren of naar achteren: 1 tot 60 dagen vanaf vandaag, nooit meer dan 180 dagen na verzending, tot 10 keer. Uw klant ziet de nieuwe datum op de overeenkomst.

  • Herinnering

    Kopieer een herinnering die QuoteBill voorbereidt, of open hem als e-mailconcept. Hij noemt de overeenkomst, het kenmerk en de deadline, nooit de link of de code. Het verslag van elke partij vermeldt dat er een herinnering is voorbereid, niet de tekst ervan.

  • Nieuwe link

    Is een link kwijt, geblokkeerd of in verkeerde handen, maak dan een nieuwe aan: de oude link en de bijbehorende code werken meteen niet meer. Tot 10 nieuwe links per ondertekenaar.

  • Agenda

    Sla vanuit uw lijst met contracten de deadline voor ondertekening, of de einddatum van een voltooide overeenkomst, op als agendabestand. Er staan de titel, het kenmerk en de datum in, verder niets.

  • Als iedereen heeft getekend

    Kopieer een voltooiingsbericht dat elke ondertekenaar vraagt de eigen kopie te bewaren zolang de link nog opent: 30 dagen na voltooiing. De ondertekende pdf, het verslag en het bewijsbestand staan op uw contractpagina.

Wat uw klant kan doen, en wat aan zijn kant blijft

  • Lezen en afdrukken

    De volledige overeenkomst op het scherm lezen en een kopie afdrukken voordat hij beslist. Het kenmerk en de vingerafdruk zijn één tik verwijderd, om later met het verslag te vergelijken.

  • Weigeren, met een reden

    Niemand is verplicht elektronisch te ondertekenen. Een klant die weigert, geeft een reden op, die u kunt lezen, en de overeenkomst wordt voor iedereen gesloten.

  • Om papier vragen

    De mededelingen zeggen het op het scherm: een ondertekenaar mag u in plaats daarvan om een papieren kopie vragen.

  • Misbruik melden

    Op het codescherm en onder de overeenkomst staat een link om de overeenkomst te melden. QuoteBill beoordeelt meldingen en kan een overeenkomst opschorten; het verslag toont dat er een melding is gedaan, nooit de tekst ervan.

  • Geen account, e-mail optioneel

    Uw klant maakt nooit een account aan en ziet nooit de e-mailadressen van de andere ondertekenaars. Hebt u zijn e-mailadres ingevuld, dan dient dat alleen als adres voor uw eigen e-mailconcepten; QuoteBill stuurt er niets naartoe.

  • Wat van hem wordt vastgelegd

    Vóór het tekenen stemt uw klant ermee in dat het tijdstip, zijn IP-adres en zijn browser worden vastgelegd en met de andere partijen worden gedeeld. De ondertekeningspagina blijft telkens 30 minuten open (hooguit twee uur), en de link werkt niet meer 30 dagen na voltooiing.

Vragen van afzenders

Heeft mijn klant een account nodig?

Nee. De link en de toegangscode zijn alles wat hij nodig heeft, op elke telefoon of computer met een actuele browser.

Mailt QuoteBill mijn klant?

Nee. QuoteBill stuurt ondertekenaars nooit e-mails of berichten. U krijgt de link, de code, een kant-en-klaar bericht en een e-mailconcept; u bezorgt ze zelf, net als elke herinnering.

In welke taal ziet mijn klant de schermen?

In de taal van de overeenkomst. De ondertekeningspagina’s bestaan in 33 talen; de teksten van de voorbeeldcontracten zijn geschreven in het Engels, Koreaans, Japans en Duits.

Wat als mijn klant de link kwijt is, of een scanner hem opende?

Een link opent niets tot iemand op Doorgaan drukt en, met de code aan, de code invult. Is een link kwijt, maak dan via uw contractpagina een nieuwe aan: de oude werkt meteen niet meer.

Wat als mijn klant de code verkeerd typt?

Het scherm toont hoeveel pogingen er over zijn. Na 5 foute codes wordt de link 15 minuten geblokkeerd, en na 15 werkt hij niet meer; dan maakt u een nieuwe link aan. Elke foute code wordt vastgelegd in de audittrail.

Kan mijn klant op een telefoon tekenen?

Ja. De pagina’s zijn in de eerste plaats voor telefoons gemaakt: de handtekening wordt met een vinger getekend of getypt, of er wordt een afbeelding van een stempel of handtekening geüpload.

Kan mijn klant tekenen met een bedrijfsstempel?

Ja, als afbeelding: een PNG, JPEG of WebP van de stempel of handtekening, bewaard in de overeenkomst. Het is geen geregistreerd zegel, zoals een Koreaanse ingam of een Japanse jitsuin, en QuoteBill controleert het niet.

Ziet mijn klant mijn e-mailadres?

Ja. Het scherm met de overeenkomst noemt uw naam en het e-mailadres van uw account, zodat uw klant kan nagaan dat de overeenkomst echt van u komt. Ondertekenaars zien elkaars e-mailadressen niet.

Wat ziet mijn klant na het tekenen?

Dat de handtekening is vastgelegd, en de andere ondertekenaars met hoe ver ieder is. Heeft iedereen getekend, dan biedt hetzelfde scherm 30 dagen lang de ondertekende pdf, de controlelink en het bewijsbestand aan.

Is een handtekening op deze manier geldig?

In de EU, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en Korea wordt een handtekening geen rechtsgevolg ontzegd alleen omdat ze elektronisch is, en in Japan hebben de meeste overeenkomsten helemaal geen bijzondere vorm nodig. Wat een eenvoudige elektronische handtekening in een geschil bewijst, hangt af van het bewijs erachter, en sommige documenten vragen een andere vorm. Lees de gids en raadpleeg bij twijfel een jurist.

Verder

Klaar om uw eerste overeenkomst te versturen?

Log in, stel de overeenkomst op vanuit een sjabloon of een offerte, en verstuur hem. Uw klant krijgt een link en een code; u krijgt de audittrail.

Bekijk alle 119 voorbeeldcontracten