Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben, § 19 UStG

Wer Kleinunternehmer ist: 25.000 und 100.000 Euro

Seit dem 1. Januar 2025 gilt § 19 UStG in der Neufassung des Jahressteuergesetzes 2024. Die Umsätze eines im Inland ansässigen Unternehmers sind steuerfrei, wenn sein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Es gelten also zwei Grenzen zugleich: die Vorjahresgrenze und die Grenze des laufenden Jahres.

Der Gesamtumsatz ist nach § 19 Abs. 2 UStG die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außer Ansatz. Maßgeblich sind also die Beträge, die tatsächlich bei Ihnen eingehen, ohne Umsatzsteuer.

Beginnen Sie Ihre Tätigkeit im Laufe eines Kalenderjahres, kommt es nach dem Anwendungserlass allein auf den tatsächlichen Gesamtumsatz dieses Jahres an. Im Jahr der Aufnahme der Tätigkeit gilt dabei die Grenze von 25.000 Euro und nicht die von 100.000 Euro (Abschnitt 19.1 Abs. 3).

Die Befreiung steht unmittelbar im Gesetz. Wer sie nicht anwenden möchte, kann nach § 19 Abs. 3 UStG gegenüber dem Finanzamt unwiderruflich auf sie verzichten. Der Verzicht bindet für mindestens fünf Kalenderjahre.

Die Pflichtangaben nach § 34a UStDV

Nach dem Anwendungserlass muss die vereinfachte Rechnung abweichend von §§ 14 und 14a UStG nur die Angaben aus § 34a UStDV enthalten. Das sind die fünf Punkte der Liste oben; hinzu kommt die Angabe „Gutschrift“, wenn Ihr Kunde die Rechnung für Sie ausstellt.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt stehen nicht in dieser Liste. Empfehlenswert ist trotzdem beides. Mit einer Nummer finden Sie die Rechnung wieder, können sie später korrigieren und müssen sie acht Jahre aufbewahren. Mit dem Leistungsdatum klären Sie Fragen Ihres Kunden, bevor sie entstehen. Das ist eine Empfehlung dieses Ratgebers und keine Vorschrift.

Bei einer Rechnung über höchstens 250 Euro gilt § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung). Auch dann muss nach dem Anwendungserlass der Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer auf der Rechnung stehen.

Der Hinweis auf § 19 UStG: Inhalt und Formulierungen

Nach § 34a Nr. 5 UStDV muss das Entgelt zusammen mit einem Hinweis darauf stehen, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 des Gesetzes). Der Anwendungserlass nennt als Beispiel einer ausreichenden Angabe „steuerfreier Kleinunternehmer“. Wichtig ist, dass der Hinweis die Steuerbefreiung eindeutig bezeichnet; ein Satz ohne Bezug zu § 19 UStG, etwa „Umsatzsteuer entfällt“, sagt das nicht deutlich genug.

Die folgenden Formulierungen sind eigene Beispiele von QuoteBill, kein amtlicher Wortlaut. Passen Sie sie an Ihren Fall an:

• „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
• „Umsatzsteuerfrei, da Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG.“
• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen.“

Was nicht auf die Rechnung gehört: Steuersatz und Steuerbetrag

Nennen Sie keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer gesondert ausweist, kann sie nach § 14c UStG schulden. Das BMF-Schreiben vom 18. März 2025 stellt klar, dass ein dennoch ausgewiesener Steuerbetrag als unrichtiger Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet wird, und der Anwendungserlass nennt in Abschnitt 14c.1 den Steuerausweis in der Rechnung eines Kleinunternehmers ausdrücklich. Für Rechnungen an Endverbraucher über tatsächlich ausgeführte Leistungen macht das Schreiben eine Ausnahme. Verlassen Sie sich nicht darauf: Eine Steuerzeile stehen zu lassen, weil die Vorlage sie vorsieht, kann teuer werden.

Deshalb weist die vereinfachte Rechnung das Entgelt „in einer Summe“ aus: Netto und Brutto sind für Sie dasselbe. Auf einer solchen Rechnung steht keine Steuer, die Ihr Kunde als Vorsteuer abziehen könnte. Schreiben Sie auch keine „19 % Umsatzsteuer“ in Positionen oder Anmerkungen.

Wann Sie die Kleinunternehmerregelung verlieren

Überschreitet Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro, sind Ihre Umsätze im laufenden Jahr nicht steuerfrei, auch wenn Sie in diesem Jahr unter 25.000 Euro bleiben. Überschreiten Sie im laufenden Jahr 100.000 Euro, ist schon der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, nicht mehr steuerfrei.

Der Anwendungserlass (Abschnitt 19.1) rechnet das vor: Ein Unternehmer hatte im Vorjahr 20.000 Euro Gesamtumsatz, im laufenden Jahr bisher 80.000 Euro. Ein neuer Kunde bestellt etwas für 40.000 Euro und zahlt sofort. Mit 80.000 Euro + 40.000 Euro = 120.000 Euro ist die Grenze von 100.000 Euro überschritten. Bereits dieser Umsatz unterliegt in voller Höhe der Regelbesteuerung, und der Unternehmer muss die Folgen bei Rechnungsstellung, Vorsteuerabzug und Voranmeldungen beachten.

Behalten Sie deshalb Ihre eingehenden Zahlungen im Blick und lassen Sie sich von Ihrer Steuerberatung sagen, ab wann welche Rechnung welche Angaben braucht. QuoteBill rechnet Ihre Umsatzgrenzen nicht mit.