Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG

Welche Angaben eine Rechnung nach § 14 UStG enthalten muss, was bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro entfällt und worauf Kleinunternehmer und Reverse-Charge-Fälle achten.

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Eine Rechnung ist kein frei gestaltbares Schreiben. § 14 Abs. 4 UStG zählt auf, was darin stehen muss, und eine fehlende Angabe kann dem Empfänger den Vorsteuerabzug kosten. Das trifft nicht Sie, sondern Ihren Kunden – und deshalb kommt die Rechnung zurück, bevor sie bezahlt wird.

Prüfen Sie die Liste an einem konkreten Dokument, nicht an einer Vorlage im Kopf. Gerade Leistungszeitpunkt und Rechnungsnummer fehlen häufig, weil sie beim Kopieren einer alten Rechnung stehen bleiben.

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.
  • Ausstellungsdatum der Rechnung.
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird.
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung – bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts.
  • Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung.
  • Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag – oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.

Leistungszeitpunkt und Rechnungsdatum sind zwei Angaben

Das Ausstellungsdatum sagt, wann Sie die Rechnung geschrieben haben. Der Leistungszeitpunkt sagt, wann geliefert oder geleistet wurde. Beide müssen auf der Rechnung stehen, auch wenn sie in denselben Monat fallen. Für den Leistungszeitpunkt genügt die Angabe des Kalendermonats.

"Rechnungsdatum = Leistungsdatum" ist eine zulässige Formulierung, aber nur dann, wenn es stimmt. Bei einem Projekt, das sich über Wochen zieht, ist der Leistungszeitpunkt der Abschluss der Leistung, nicht der Tag, an dem Sie die Rechnung tippen.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Bleibt der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer bei höchstens 250 Euro, reicht nach § 33 UStDV ein kürzerer Satz von Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Die Anschrift des Empfängers, dessen Steuernummer und eine getrennte Ausweisung von Netto und Steuer sind dann nicht erforderlich. Die Erleichterung gilt jedoch nicht in allen Fällen – etwa nicht beim innergemeinschaftlichen Versandhandel und nicht beim Übergang der Steuerschuld. Im Zweifel schreiben Sie die vollständige Rechnung; sie ist nie falsch.

Kleinunternehmer, Steuerbefreiung und Reverse Charge

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und setzt stattdessen einen Hinweis auf die Regelung. Ein trotzdem ausgewiesener Steuerbetrag wird geschuldet – die Zeile einfach stehen zu lassen, weil die Vorlage sie vorsieht, ist ein teurer Fehler.

Geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über, gehört der Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" auf die Rechnung, und es wird keine Steuer ausgewiesen. Ob ein solcher Fall vorliegt, hängt von Leistung und Beteiligten ab; klären Sie das vor dem Versand mit Ihrer steuerlichen Beratung und nicht anhand einer Vorlage.

Vor dem Versenden prüfen

In QuoteBill setzen Sie Land und Steuersatz im Dokument, bevor Sie die Vorschau prüfen. Die deutsche Vorlage füllt Struktur und Beschriftungen vor; die Angaben zu Ihrem Unternehmen und zur Leistung tragen Sie selbst ein. Die Rechnung gilt erst dann als vollständig, wenn Sie die folgenden Punkte am fertigen PDF abgehakt haben.

  • Stehen Steuernummer oder USt-IdNr. auf dem Dokument und sind sie aktuell?
  • Ist die Rechnungsnummer fortlaufend und im eigenen Nummernkreis nur einmal vergeben?
  • Sind Ausstellungsdatum und Leistungszeitpunkt beide genannt?
  • Sind Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag je Steuersatz getrennt ausgewiesen?
  • Ist bei Steuerbefreiung, Kleinunternehmerregelung oder Reverse Charge der passende Hinweis enthalten?
  • Stimmen Name und Anschrift des Empfängers mit dem Auftrag überein?

Quellen

133 kostenlose Vorlagen für Angebote und Rechnungen

  • Deutsche Rechnungsvorlage

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