Deutsche Rechnungsvorlage
Deutsche Rechnungsvorlage: Gerätemontage, Leistungsprüfung und technische Übergabe. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Land
- Gerätemontage
- Leistungsprüfung
- Technische Übergabe
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Gerätemontage“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Technische Übergabe“, ob sie abgeschlossen ist. Gleichen Sie die gelieferten Mengen mit der freigegebenen Spezifikation ab und übergeben Sie Prüfprotokolle sowie Betriebs- oder Montageunterlagen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Ein Maschinenbauer oder Monteur, der für einen deutschen Kunden arbeitet, schickt die Rechnung auf Deutsch, mit Leistungsdatum und den Angaben, die eine deutsche Buchhaltung erwartet. Diese Vorlage druckt auf Deutsch und ist auf einen Anlagenauftrag zugeschnitten: Montage im Werk des Kunden, Leistungsprüfung und Übergabe samt Dokumentation. Weil Prüfung und Übergabe getrennt stehen, kann der Kunde die Montage zuerst bezahlen und den Rest nach Unterzeichnung des Abnahmeprotokolls freigeben, sofern der Vertrag das vorsieht.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Gerätemontage, Leistungsprüfung, Technische Übergabe: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Gerätemontage
- Nennen Sie Maschinentyp, Seriennummer und Montagedaten; das Leistungsdatum ist Pflichtangabe, die Daten erfüllen also beide Zwecke.
- Leistungsprüfung
- Verweisen Sie mit Nummer und Datum auf das Prüfprotokoll und berechnen Sie die Prüfung zum Festpreis, sofern Nachprüfungen nicht nach Tagessatz vereinbart sind.
- Technische Übergabe
- Führen Sie auf, was übergeben wurde, etwa Betriebsanleitungen, Schaltpläne und die Konformitätserklärung, mit dem Datum des Übergabetermins.
- Spezifikation und Revisionsstand
- Halten Sie den freigegebenen Zeichnungs- oder Dateistand, Werkstoff, Maße, Oberfläche und die vereinbarten Toleranzen fest.
- Rüstkosten und Stückzahl
- Trennen Sie einmalige Rüstkosten vom Stückpreis und legen Sie Prüfung, Verpackung und Transport fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie Typ und Seriennummer der montierten Anlagen, die Prüfpunkte des Werksleistungstests und die Liste der technischen Übergabeunterlagen fest.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Gerätemontage“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Leistungsprüfung“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Technische Übergabe“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Legen Sie fest, welches Muster oder welcher Andruck vor der Serie freizugeben ist und bis wann.
- Unterscheiden Sie die Behandlung von Ausschuss und Nacharbeit von den Kosten einer Spezifikationsänderung durch den Kunden.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
- Prüfen Sie Dokumentsprache (de) und Ländereinstellung (DE) sowie die vom Kunden gewünschte Währungs- und Datumsdarstellung.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Gerätemontage | 3 × 120,00 € | 360,00 € |
| Leistungsprüfung | 5 × 450,00 € | 2.250,00 € |
| Technische Übergabe | 6 × 95,00 € | 570,00 € |
| Zwischensumme | 3.180,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 604,20 € | |
| Gesamt | 3.784,20 € | |
Nettobetrag 3.180,00 €, Umsatzsteuer 604,20 €, zu zahlender Gesamtbetrag 3.784,20 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
- Deutschland: Rechnungen müssen dort möglicherweise als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt werden. Ein mit QuoteBill erstelltes Dokument ist eine druckbare Kopie, keine registrierte E-Rechnung. Prüfen Sie die für Sie geltenden Regeln.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Muss die Rechnung auf Deutsch sein, wenn das Personal des Kunden Englisch liest?
Stimmen Sie das mit dem Kunden ab. Viele deutsche Buchhaltungen bevorzugen deutsche Texte, ein internationaler Konzern akzeptiert oft auch Englisch. Ein Wechsel der Dokumentsprache ändert nur die gedruckten Bezeichnungen, nicht die Beträge, sodass beide Fassungen aus derselben Rechnung entstehen.
Wie rechne ich eine Anzahlung auf eine Maschinenbestellung ab?
Stellen Sie nach der Auftragsbestätigung eine Anzahlungsrechnung über den vereinbarten Anteil aus. In der Schlussrechnung führen Sie den gesamten Auftrag auf und nennen die erhaltenen Anzahlungen samt der darauf bereits berechneten Umsatzsteuer; wie Sie das im Einzelfall darstellen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Wohin gehören die Reisekosten der Monteure?
In eine eigene Zeile, pauschal oder je Tag, wie in der Bestellung vereinbart, mit den Reisedaten. Getrennt von der Montage sieht ein Kunde, der Angebote vergleicht, was die Entfernung zu Ihrem Betrieb kostet.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 3.180,00 € netto 604,20 €, zusammen 3.784,20 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
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Lesen Sie zu „Deutsche Rechnungsvorlage“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnung schreiben: 10 Angaben, Rechenbeispiel, Checkliste. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.