Proformarechnung für den Export von Stahlprodukten
Proformarechnung für den Stahlexport: Coils und Bleche je Tonne, Werkszeugnisse, Prüfung und Verpackung in eigenen Zeilen, dazu die Gültigkeit.
Vorlagen nach Branche
- Warmbandcoil 2,5 mm × 1.250 mm, je Tonne
- Feuerverzinktes Stahlcoil, 0,6 mm, je Tonne
- Werkszeugnisse und Fremdüberwachung
- Umreifung, Kantenschutz und wasserdichte Verpackung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Ware und Lieferbedingungen festlegen
Beispiel: Legen Sie Menge und Einzelpreis für „Warmbandcoil 2,5 mm × 1.250 mm, je Tonne“ fest, dann Lieferbedingungen, Transport und Versicherung.
Gültigkeit eintragen und senden
Prüfen Sie jede Position bis „Umreifung, Kantenschutz und wasserdichte Verpackung“, tragen Sie Gültigkeitsdatum und Konto für die Vorkasse ein und senden Sie die Proformarechnung.
Nach Zahlung oder Versand abrechnen
Sobald der Käufer zahlt oder die Ware versandt ist, erstellen Sie aus der Proformarechnung die Rechnung. Die Proformarechnung bleibt als angenommenes Angebot unverändert.
Stahlpreise ändern sich von Woche zu Woche, deshalb ist eine Proforma für Coils oder Bleche ein kurzlebiges Angebot, das der Käufer rasch in eine Zahlung oder ein Akkreditiv überführt. Sie muss in der Sprache des Walzwerks sagen, was verkauft wird: Erzeugnis, Maße, Tonnen und die Grundlage der Verwiegung. Die Vorlage bepreist jedes Erzeugnis je Tonne und führt Zeugnisse, Prüfung und Verpackung in eigenen Zeilen, wo der Zollagent des Importeurs sie findet.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Warmbandcoil 2,5 mm × 1.250 mm, je Tonne, Feuerverzinktes Stahlcoil, 0,6 mm, je Tonne, Werkszeugnisse und Fremdüberwachung, Umreifung, Kantenschutz und wasserdichte Verpackung: die Waren oder Leistungen und Mengen, die Sie liefern wollen, zu den Preisen, die Sie berechnen werden.
- Warmbandcoil 2,5 mm × 1.250 mm, je Tonne
- Nennen Sie Güte, Dicke, Breite und Coilgewicht-Bereich; „Warmbandcoil“ allein lässt den Käufer das Angebot nicht mit dem eines anderen Werks vergleichen.
- Feuerverzinktes Stahlcoil, 0,6 mm, je Tonne
- Geben Sie Zinkauflage und Passivierung oder Ölung an, denn eine Änderung der Beschichtung nach dem Angebot ändert den Preis.
- Werkszeugnisse und Fremdüberwachung
- Bezeichnen Sie die Zeugnisart und den Aussteller, Werk oder externer Prüfer, und sagen Sie, ob die Gebühr im Preis steckt.
- Umreifung, Kantenschutz und wasserdichte Verpackung
- Beschreiben Sie Umreifung, Kantenschutz und Verpackung; Reklamationen wegen Rost oder Kantenschäden beginnen bei dieser Zeile.
- Lieferbedingungen
- Geben Sie die Lieferbedingungen (etwa einen Incoterm mit benanntem Ort) an, den Transportweg und wer die Ware versichert.
- Gültigkeit und Vorkasse
- Nennen Sie, bis wann die Preise gelten, und bei Vorkasse das Konto, auf das der Käufer zahlt.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie je Erzeugnis Güte, Dicke und Breite, ob der Preis je Tonne Istgewicht oder theoretischem Gewicht gilt, die Mengentoleranz und wie lange der Preis hält.
Vor dem Versand prüfen
- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Warmbandcoil 2,5 mm × 1.250 mm, je Tonne“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Braucht „Feuerverzinktes Stahlcoil, 0,6 mm, je Tonne“ für die Einfuhrgenehmigung Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung?
- Kann „Werkszeugnisse und Fremdüberwachung“ nach Eingang der Vorkasse in der genannten Menge versandt werden?
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- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Umreifung, Kantenschutz und wasserdichte Verpackung“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Prüfen Sie, ob Mengen, Einzelpreise und Währung der Bestellung oder Anfrage des Käufers entsprechen.
- Ergänzen Sie Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung, wenn der Käufer sie für eine Einfuhrgenehmigung braucht.
- Prüfen Sie Gültigkeitsdatum, Lieferbedingungen und Konto für die Vorkasse sowie den Hinweis, dass es keine Rechnung ist.
Rechenbeispiel: zwei Coilgüten mit Zeugnissen und Verpackung
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein Händler bietet 120 Tonnen Warmbandcoil und 60 Tonnen verzinktes Coil zu einem Preis je Tonne an, dazu je eine Zeile für Werkszeugnisse mit Prüfung sowie für Umreifung und Verpackung. Bei der Ausfuhr wird keine Steuer berechnet.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Warmbandcoil 2,5 mm × 1.250 mm, je Tonne | 120 × 640,00 € | 76.800,00 € |
| Feuerverzinktes Stahlcoil, 0,6 mm, je Tonne | 60 × 780,00 € | 46.800,00 € |
| Werkszeugnisse und Fremdüberwachung | 1 × 950,00 € | 950,00 € |
| Umreifung, Kantenschutz und wasserdichte Verpackung | 1 × 1.100,00 € | 1.100,00 € |
| Gesamt | 125.650,00 € | |
Die vier Positionen ergeben 125.650,00 €, das ist die Proforma über 125.650,00 €. Der Käufer zahlt oder eröffnet das Akkreditiv über diesen Betrag; der Endbetrag ändert sich nur mit den tatsächlich verladenen Tonnen, innerhalb der in den Bedingungen genannten Toleranz.
Häufige Fehler bei einer Stahl-Proforma
- „Warmbandcoil“ ohne Dicke, Breite oder Güte anbieten, sodass der Käufer nicht erkennt, für welches Erzeugnis der Preis gilt.
- Die Gültigkeit offenlassen, während der Markt sich bewegt, und dann den Preis des Vormonats halten sollen.
- Nicht sagen, ob der Preis je Tonne theoretisches oder gewogenes Gewicht meint.
- Die Gebühr der Fremdüberwachung in den Tonnenpreis rechnen, obwohl das Akkreditiv des Käufers das Zeugnis gesondert aufführt.
- Den Ursprung weglassen, weil der Verkäufer nur Händler ist, obwohl der Zollagent das Land braucht, in dem der Stahl gewalzt wurde.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Proformarechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
- Nummer und Datum der Proformarechnung
- Jede Position mit Menge und Einzelpreis; bei Bedarf Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung
- Lieferbedingungen (etwa ein Incoterm), Transport und Versicherung
- Zahlungsbedingungen und Konto für die Vorkasse
- Gültigkeitsdatum
- Der Hinweis, dass es sich nicht um eine Rechnung handelt
- Eine Proformarechnung ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Gilt der Preis für theoretisches Gewicht oder Istgewicht?
Sagen Sie es ausdrücklich. Das theoretische Gewicht folgt aus Maßen und Dichte, das Istgewicht von der Waage bei der Verladung. Beide können um einige Prozent abweichen, und der Käufer sollte wissen, womit der Preis multipliziert wird.
Wie kurz darf die Gültigkeit bei schwankenden Preisen sein?
So kurz, dass Sie geschützt sind, oft wenige Tage bis eine Woche, und immer mit Datum. Fügen Sie hinzu, dass der Preis nur gilt, wenn Zahlung oder Akkreditiv innerhalb dieser Frist eingehen.
Soll das Werk oder das Ursprungsland genannt werden?
Nennen Sie das Werk, wenn der Käufer es wünscht, und das Ursprungsland auf jeden Fall. Manche Einfuhrländer wenden auf Stahl bestimmter Herkunft besondere Maßnahmen an, deshalb will der Zollagent den Ursprung in den Papieren sehen.
Wie zeige ich eine Toleranz bei den bestellten Tonnen?
Schreiben Sie sie neben die Menge, etwa als Prozentsatz nach oben und unten, und sagen Sie, dass der Endbetrag dem verladenen Gewicht folgt. Ohne diese Angabe kann schon eine kleine Wägedifferenz den Preis wieder öffnen.
Darf ich Zweite-Wahl-Coils in derselben Proforma anbieten?
Nur in eigenen, als solche gekennzeichneten Zeilen und mit den Fehlergrenzen, die Sie zulassen. Sie in eine Zeile für Erste Wahl zu mischen führt am schnellsten zu einer Qualitätsreklamation.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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