Anzahlungsrechnung: Muster, Umsatzsteuer und Schlussrechnung

Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung schreiben: Anzahlung vereinbaren, Umsatzsteuer nach § 13 und § 14 Abs. 5 UStG, Quittung und ein 30-Prozent-Beispiel.

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Allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Auf einen Blick

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Rechenbeispiel Probe: 1.428 + 3.332 = 4.760 €

Kurz gesagt: Anzahlung, Quittung, Schlussrechnung

Eine Anzahlungsrechnung verlangt einen Teil des Preises, bevor die Arbeit beginnt oder die Ware verschickt wird. Ist die Leistung erbracht, rechnet die Schlussrechnung den Rest ab, und beide zusammen ergeben den vereinbarten Preis. Vereinbaren Sie die Anzahlung vorher schriftlich, stellen Sie bei Eingang eine Quittung aus und zeigen Sie auf der Schlussrechnung, wie der Restbetrag zustande kommt.

Die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung entsteht nicht erst am Ende: Nach § 13 UStG entsteht sie mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie das Teilentgelt vereinnahmt haben. Die Anzahlungsrechnung weist deshalb die Steuer auf ihren Anteil aus, und die Schlussrechnung setzt Anzahlung und Steuer wieder ab (§ 14 Abs. 5 UStG). Beide Vorschriften wurden am 7. Oktober 2026 geöffnet; dieser Ratgeber hilft beim Dokument und ersetzt keine Steuerberatung.

  1. Schriftlich vereinbaren (Angebot, Vertrag)
  2. Anzahlungsrechnung 2026-101
  3. Quittung über die Anzahlung
  4. Leistung erbracht
  5. Schlussrechnung 2026-118
  6. Quittung über den Restbetrag

Die Anzahlung vereinbaren, bevor Sie sie berechnen

Schreiben Sie die Anzahlung in die Bedingungen des Angebots und in den Vertrag: den Prozentsatz oder Betrag, die Fälligkeit, wofür sie steht und was mit ihr geschieht, wenn der Kunde absagt. Eine Anzahlung, die zum ersten Mal auf einer Rechnung auftaucht, ist eine Forderung, der der Kunde nie zugestimmt hat.

Sagen Sie, ob sie erstattet wird und zu welchen Bedingungen. Verkaufen Sie an Verbraucher, prüfen Sie die Verbraucherregeln, bevor Sie einen Teil der Zahlung als nicht erstattbar bezeichnen.

  • Die Anzahlung als Prozentsatz des Preises oder als fester Betrag.
  • Das Fälligkeitsdatum, und ob die Arbeit erst nach Eingang beginnt.
  • Ob Umsatzsteuer darauf anfällt und zu welchem Satz.
  • Was mit ihr geschieht, wenn eine Seite vor Abschluss der Arbeit absagt.

Zwei Wege zur Schlussrechnung

Sie können die Schlussrechnung über den vollen Preis stellen und die bereits berechnete Anzahlung samt Steuer als Abzug zeigen, oder nur den Restbetrag berechnen und auf die Anzahlungsrechnung verweisen. Haben Sie über die Anzahlung eine Rechnung mit Steuerausweis gestellt, verlangt § 14 Abs. 5 UStG für die Endrechnung den ersten Weg: Die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge sind abzusetzen. Sonst stünde die Steuer auf die Anzahlung zweimal auf dem Papier.

In jedem Fall nennen Sie die Nummer der Anzahlungsrechnung und das Datum, an dem die Anzahlung eingegangen ist. Hat sich der Preis während des Auftrags geändert, erklären Sie die Änderung auf der Schlussrechnung, statt den Rest stillschweigend anzupassen.

Beispiel: ein Website-Projekt mit 30 Prozent Anzahlung

Eine Agentur baut eine Website für 4.000 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, also 4.760 Euro brutto, und 30 Prozent des Preises sind vor Beginn fällig. Die Zahlen sind ein Beispiel. Die Anzahlungsrechnung 2026-101 geht bei Vertragsschluss raus; die Schlussrechnung 2026-118 rechnet alles ab, setzt die Anzahlung ab und nennt die 2026-101.

4.760 €

  • Anzahlungsrechnung 2026-1011.428 €
  • Schlussrechnung 2026-118 (Rest)3.332 €
4.000 € netto + 19 % Umsatzsteuer = 4.760 € brutto
Beispiel: ein Website-Projekt mit 30 Prozent Anzahlung
PositionRechnungBetrag
Vereinbarter Preis4.000 € netto + 760 € Umsatzsteuer4.760 €
Anzahlungsrechnung 2026-10130 % von 4.000 € = 1.200 €, Umsatzsteuer 228 €1.428 €
Schlussrechnung 2026-118, Rest4.000 − 1.200 = 2.800 € netto, Umsatzsteuer 532 €3.332 €
Probe1.428 + 3.3324.760 €
Anzahlungsrechnung 2026-101
30 % von 4.000 Euro = 1.200 Euro, plus 19 % Umsatzsteuer 228 Euro, Summe 1.428 Euro.
Schlussrechnung 2026-118, Gesamtleistung
4.000 Euro netto, Umsatzsteuer 760 Euro, brutto 4.760 Euro.
Abzüglich Anzahlung laut 2026-101
1.200 Euro netto und 228 Euro Umsatzsteuer, zusammen 1.428 Euro.
Restbetrag
4.000 − 1.200 = 2.800 Euro netto, Umsatzsteuer 532 Euro, zu zahlen 3.332 Euro.
Probe
1.428 + 3.332 = 4.760 Euro, der vereinbarte Bruttopreis.
Quittungen
eine über 1.428 Euro beim Eingang der Anzahlung, eine über 3.332 Euro beim Eingang des Restbetrags.

Wann die Umsatzsteuer auf die Anzahlung entsteht

§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a UStG sagt es in einem Satz: Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts vereinnahmt, bevor die Leistung ausgeführt ist, entsteht die Steuer insoweit mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Teilentgelt vereinnahmt wurde. Maßgeblich ist der Zahlungseingang, nicht das Rechnungsdatum und nicht das Ende des Projekts.

Für die Rechnung über die Anzahlung gelten nach § 14 Abs. 5 UStG die Pflichtangaben des § 14 UStG sinngemäß; der Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung zählt sie auf. Eine Kaution, die Sie am Ende zurückzahlen, ist etwas anderes als eine Anzahlung auf den Preis, und Kleinunternehmer weisen auch auf der Anzahlungsrechnung keine Steuer aus. Klären Sie Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie entscheiden, was auf der Rechnung steht.

So geht es in QuoteBill

Aus einem unterschriebenen E-Vertrag mit Preisaufstellung wählen Sie „Rechnung aus diesem Vertrag erstellen“, dann „Einen Teil davon“ und tragen 30 in „Anteil am Preis (%)“ ein: Die Rechnung trägt die Vertragsreferenz, und ihre Steuer passt zu den Beträgen des Vertrags. Aus einem angenommenen Angebot legt „Rechnung erstellen“ einen eigenen Entwurf an; ersetzen Sie dessen Positionen durch eine Anzahlungszeile, die das Angebot nennt.

Geht die Anzahlung ein, erstellen Sie aus der Anzahlungsrechnung mit „Quittung für diese Rechnung erstellen“ die Quittung. Für die Schlussrechnung schreiben Sie den Restbetrag als eigene Position, etwa „Restbetrag Website-Projekt: 4.000 Euro abzüglich Anzahlung laut 2026-101“, und die abgesetzte Anzahlung mit ihrer Steuer in die „Anmerkungen“. QuoteBill zieht eine Anzahlung nicht selbst ab und kennt keine negativen Positionen; die Erklärung tragen der Positionstext und die „Anmerkungen“.

Checkliste vor der Schlussrechnung

Legen Sie beide Rechnungen nebeneinander:

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Häufige Fragen

Ist eine Anzahlungsrechnung dasselbe wie eine Proformarechnung?

Nein. Eine Proformarechnung beschreibt ein Geschäft, bevor es fest ist, und ist steuerlich keine Zahlungsaufforderung. Eine Anzahlungsrechnung ist eine echte Rechnung über einen Teil des Preises, und manche Kunden brauchen sie, bevor sie zahlen dürfen.

Was ist der Unterschied zur Abschlagsrechnung?

Im Sprachgebrauch steht die Anzahlung meist für Geld vor Beginn, der Abschlag für Geld nach einem fertigen Teil der Leistung. Für die Umsatzsteuer kommt es nach § 13 UStG darauf an, ob das Geld vor Ausführung der Leistung oder Teilleistung eingeht; dann entsteht die Steuer mit der Vereinnahmung. Wie Sie das Dokument nennen, ändert daran nichts.

Soll ich für eine Anzahlung eine Quittung ausstellen?

Ja. Sie zeigt den erhaltenen Betrag, das Datum und die Rechnung, die sie bezahlt, und kennzeichnet die Zahlung als Teilzahlung.

Darf ich die Anzahlung behalten, wenn der Kunde absagt?

Nur so weit, wie Ihr Vertrag und das anwendbare Recht es erlauben. Schreiben Sie die Stornobedingungen, bevor die Anzahlung gezahlt wird, nicht danach.

Muss auf der Anzahlungsrechnung Umsatzsteuer stehen?

Ja, wenn Sie Umsatzsteuer berechnen: Die Steuer entsteht mit der Vereinnahmung, und die Rechnung weist sie auf den Anzahlungsbetrag aus. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine aus; der Ratgeber zur Rechnung als Kleinunternehmer erklärt den Hinweis dafür.

Musterverträge, Formulare und Werkzeuge

Quellen

Nächster Schritt: als E-Vertrag unterschreiben lassen

Kostenlose Vorlagen: Angebot, Rechnung, Quittung