Zahlungserinnerung schreiben: Muster, Fristen und Mahnung
Zahlungserinnerung und Mahnung: drei Mustertexte für eine überfällige Rechnung, ein höflicher Zeitplan, Teilzahlungen, Verzug und Verzugszinsen nach BGB.
Auf einen Blick
Kurz gesagt: erinnern, mahnen, Frist setzen
Die meisten Rechnungen werden nicht aus Ablehnung zu spät bezahlt, sondern weil sie vergessen wurden oder in der Freigabe hängen. Eine kurze, konkrete Zahlungserinnerung wenige Tage nach dem Fälligkeitsdatum löst die meisten Fälle: Rechnungsnummer, offener Betrag, das verstrichene Zahlungsziel und die Bankverbindung. Bleibt sie ohne Antwort, nennt die erste Mahnung ein neues Datum, und die letzte Mahnung setzt eine letzte Frist und sagt, was danach kommt.
Bleiben Sie in jedem Schreiben sachlich und höflich, schicken Sie es an die Buchhaltung und nicht nur an Ihre Ansprechperson im Projekt, und legen Sie eine Aufstellung der offenen Posten bei statt des gesamten Schriftverkehrs. Die Quellen dieses Ratgebers wurden am 7. Oktober 2026 geöffnet; er ersetzt keine Rechtsberatung.
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Ein Zeitplan, der höflich bleibt
Ein üblicher Rhythmus, den Sie bei kleinen Beträgen oder Stammkunden verkürzen können. Es ist eine Gepflogenheit, keine gesetzliche Vorgabe; wann Verzug eintritt, regelt das BGB, dazu unten mehr:
- Drei bis sieben Tage nach Fälligkeit
- eine Zahlungserinnerung, die von einem Versehen ausgeht.
- Etwa zwei Wochen später
- die erste Mahnung mit einem einzigen neuen Zahlungstermin.
- Etwa einen Monat nach Fälligkeit
- die letzte Mahnung mit letzter Frist und Ihrem nächsten Schritt.
- Nach Ablauf der letzten Frist
- entscheiden, bei größeren Beträgen mit Beratung, ob Sie die Arbeit pausieren, ein Inkassounternehmen beauftragen oder einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen.
Drei Mustertexte zum Anpassen
Zahlungserinnerung. Betreff: „Rechnung 2026-041, fällig am 15. September“. „Guten Tag Frau Berger, eine kurze Erinnerung: Die Rechnung 2026-041 über 1.850,00 Euro war am 15. September fällig, und ich habe den Eingang noch nicht gesehen. Falls die Überweisung schon unterwegs ist, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Andernfalls überweisen Sie bitte auf das Konto auf der Rechnung, mit dem Verwendungszweck 2026-041. Vielen Dank!“
Erste Mahnung. Betreff: „1. Mahnung: Rechnung 2026-041, noch 1.450,00 Euro offen“. „Guten Tag Frau Berger, vielen Dank für die 400,00 Euro, die am 25. September eingegangen sind. Auf der Rechnung 2026-041 sind noch 1.450,00 Euro offen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 13. Oktober. Die beigefügte Aufstellung zeigt die Rechnung und die Zahlung. Wenn etwas der Zahlung im Weg steht, sagen Sie mir bitte Bescheid, dann finden wir eine Lösung.“
Letzte Mahnung. Betreff: „Letzte Mahnung: Rechnung 2026-041“. „Guten Tag Frau Berger, trotz zweier Schreiben sind auf der Rechnung 2026-041 noch 1.450,00 Euro offen. Bitte zahlen Sie bis zum 27. Oktober. Geht der Betrag bis dahin nicht ein, stelle ich weitere Arbeiten zurück und übergebe die Forderung an [den nächsten Schritt, den Sie gewählt haben]. Mir wäre es deutlich lieber, das direkt mit Ihnen zu klären.“
Beispiel: eine Rechnung, eine Teilzahlung, drei Schreiben
Die drei Texte folgen einer einzigen Rechnung. Jedes Schreiben nennt nur den noch offenen Betrag, damit der Kunde nie selbst nachrechnen muss:
- 1. SeptemberRechnung 2026-041 gestellt1.850,00 €Zahlungsziel 15. September
- 20. SeptemberZahlungserinnerungoffen 1.850,00 €
- 25. SeptemberKunde zahlt 400,00 €1.850 - 400 = 1.450 € offen
- 6. OktoberErste Mahnung1.450,00 €neuer Termin 13. Oktober
- 20. OktoberLetzte Mahnung1.450,00 €letzte Frist 27. Oktober
- 1. September: Rechnung 2026-041 über 1.850,00 Euro gestellt, Zahlungsziel 15. September.
- 20. September: Zahlungserinnerung, offener Betrag 1.850,00 Euro.
- 25. September: Der Kunde zahlt 400,00 Euro, also bleiben 1.850 − 400 = 1.450 Euro offen.
- 6. Oktober: erste Mahnung über 1.450,00 Euro, neuer Termin 13. Oktober.
- 20. Oktober: letzte Mahnung über 1.450,00 Euro, letzte Frist 27. Oktober.
Verzug, Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale
Zinsen oder Gebühren verlangen Sie nur, wenn Ihr Vertrag sie vorsieht oder das Gesetz sie Ihnen gibt; ein in der Mahnung erfundener Zuschlag lädt zum Streit ein. Nach § 286 BGB kommt ein Schuldner durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug, ohne Mahnung, wenn für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, und spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Gegenüber Verbrauchern gilt die Regel mit den 30 Tagen nur, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist.
Im Verzug beträgt der Zinssatz nach § 288 BGB fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; bei Entgeltforderungen, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, neun Prozentpunkte, und der Gläubiger kann zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen. Den Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank halbjährlich; seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 Prozent (abgerufen am 7. Oktober 2026). Für die 1.450 Euro oben, als Forderung zwischen Unternehmen, wären das 9 + 1,52 = 10,52 Prozent im Jahr und die Pauschale von 40 Euro. Wie Sie Zinsen tagegenau berechnen und was nach Teilzahlungen offen bleibt, erklärt der Ratgeber zur offenen Rechnung.
Mahnungen aus QuoteBill versenden
QuoteBill hat drei Vorlagen für Erinnerungen: eine Zahlungserinnerung, eine zweite Zahlungserinnerung und eine letzte Zahlungserinnerung. Jede ist ein Kontoauszug, eine Aufstellung der offenen Posten: Sie listet die offenen Rechnungen mit Nummern und Fälligkeitsdaten, zieht eingegangene Zahlungen ab und druckt den offenen Saldo, sodass der Kunde eine einzige Zahl sieht. Die letzte Vorlage lässt eine Zeile für den nächsten Schritt frei, die Sie selbst ausfüllen; keine der Vorlagen nennt ein Gesetz, eine Strafe oder ein Gerichtsverfahren.
Sortieren Sie in Ihren Dokumenten die Rechnungen nach dem nächsten Fälligkeitsdatum und setzen Sie den Status einer verspäteten Rechnung auf „Überfällig“. QuoteBill verschickt keine E-Mails, treibt keine Forderungen ein und zieht kein Geld ein: Speichern Sie die Mahnung mit „Drucken / PDF“ und hängen Sie sie an Ihre eigene E-Mail an.
Checkliste vor jeder Mahnung
Fünf Prüfungen, die eine peinliche Antwort ersparen:
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Häufige Fragen
Wie bald nach dem Fälligkeitsdatum schicke ich die erste Erinnerung?
Ein paar Tage sind üblich: Das ist höflich und früh genug, dass die Rechnung noch präsent ist. Bei Kunden, die regelmäßig spät zahlen, hilft eine freundliche Notiz schon vor dem Zahlungsziel.
Soll ich anrufen statt zu schreiben?
Für die erste Erinnerung wirkt ein kurzer Anruf oft, aber schicken Sie danach eine E-Mail, damit Betrag und vereinbartes Datum schriftlich festgehalten sind.
Muss eine Mahnung „Mahnung“ heißen, und braucht es drei davon?
Das Gesetz schreibt weder eine Überschrift noch eine Zahl vor: § 286 BGB spricht von einer Mahnung nach Fälligkeit. Wie Ihr Schreiben heißt, entscheiden Sie; was zählt, ist die klare Aufforderung, bis zu einem Datum zu zahlen.
Darf ich in der Mahnung Gebühren berechnen?
Nur, wenn Ihr Vertrag oder das Gesetz es erlaubt. Nennen Sie die Grundlage neben dem Betrag, etwa § 288 BGB für Verzugszinsen und die Pauschale von 40 Euro zwischen Unternehmen.
Wann höre ich auf zu mahnen und gehe den nächsten Schritt?
Wenn die letzte Frist aus Ihrer letzten Mahnung ohne Zahlung und ohne Antwort verstrichen ist. Holen Sie vor einem gerichtlichen Schritt Rat ein, besonders bei größeren Beträgen.
Musterverträge, Formulare und Werkzeuge
Quellen
Kostenlose Vorlagen: Angebot, Rechnung, Quittung
Vorlage für Zahlungserinnerungen
Freundliche erste Zahlungserinnerung für eine überfällige Rechnung: Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, offener Betrag und Zahlungsweg. Keine rechtliche Mahnung.
Vorlage für die zweite Zahlungserinnerung
Zweite Zahlungserinnerung: Datum der ersten Erinnerung, offener Betrag und ein klarer neuer Zahlungstermin. Bestimmt, aber höflich – keine rechtliche Forderung.
Vorlage für die letzte Zahlungserinnerung
Letzte Zahlungserinnerung vor weiteren Schritten: offener Betrag, letzter Zahlungstermin und eine leere Zeile für den nächsten Schritt. Ohne rechtliche Drohung.