Zahlungserinnerung / Mahnung
Eine Zahlungserinnerung in drei Stufen (freundlich, bestimmt, letzte Mahnung) mit Tabelle der überfälligen Rechnungen, Verzugstagen und Saldo. Verzugszinsen tragen Sie selbst ein; das Schreiben erhebt keinen Anspruch auf rechtliche Wirkung.
Kostenlos. Ohne Konto ausfüllen, drucken, als PDF speichern oder als Word herunterladen. Zum Speichern im Konto brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Fassungen nach Land
- International *
- USA *
- Vereinigtes Königreich *
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung fordert einen Kunden auf, eine bereits überfällige Rechnung zu bezahlen. Meist steckt hinter einer verspäteten Zahlung keine Weigerung: Rechnungen gehen verloren, Freigaben hängen, jemand ist im Urlaub. Deshalb bewährt sich ein Vorgehen in Stufen. Die freundliche Erinnerung geht von einem Versehen aus und macht das Zahlen leicht. Die bestimmte zweite Aufforderung nimmt auf die frühere Erinnerung Bezug, nennt einen Termin und lädt zur Rückmeldung bei Problemen ein. Die letzte Mahnung sagt klar, was folgt, wenn weder Zahlung noch Antwort eingeht.
Bei diesem Schreiben wählen Sie die Stufe mit einem Schalter, alles andere bleibt gleich: Ihre Angaben, den Kunden, die Tabelle der überfälligen Rechnungen mit Verzugstagen und Summe, die Zahlungsdaten und einen Zahlungstermin. Wollen Sie Verzugszinsen oder Kosten verlangen, tragen Sie Betrag und Grundlage selbst ein. Das Schreiben rechnet sie nie aus, weil die Regeln je nach Land und Vertrag verschieden sind, und es behauptet keine rechtliche Wirkung: Es ist ein Geschäftsbrief, kein Gerichtsdokument.
Wählen Sie ein Land für dessen Gepflogenheiten. Die koreanische Fassung ergänzt einen Titel zur Stufe und ein Siegelfeld, die japanische nutzt die förmlichen Anfangs- und Schlusswörter samt Satz zur Überweisungsgebühr, die deutsche folgt den Stufen Zahlungserinnerung und Mahnung, die US- und die britische Fassung nutzen ihre eigenen Anreden und Schlussformeln.
Wann Sie es brauchen
- Eine Rechnung ist einige Tage überfällig und Sie möchten höflich nachfragen.
- Eine erste Erinnerung blieb unbeantwortet und Sie brauchen eine klare zweite Aufforderung mit Termin.
- Sie benötigen eine datierte letzte Mahnung, bevor Sie die Sache einem Inkassounternehmen oder einer Beratung übergeben.
- Sie möchten für alle Kunden denselben sachlichen Wortlaut, statt jeden Brief neu zu schreiben.
- Sie möchten festhalten, wann welche Erinnerung mit welchem Inhalt verschickt wurde.
So füllen Sie es aus
- Wählen Sie die Stufe. Bei der zweiten und der letzten Stufe tragen Sie das Datum Ihrer letzten Erinnerung ein.
- Prüfen Sie Ihre Angaben aus den gespeicherten Firmendaten und tragen Sie den Kunden und die anzusprechende Person ein.
- Listen Sie jede überfällige Rechnung mit Nummer, Daten und dem noch offenen Betrag auf. Verzugstage und Summe werden für Sie berechnet.
- Legen Sie den Zahlungstermin fest. Verlangen Sie Zinsen oder Kosten, tragen Sie Betrag und Grundlage selbst ein.
- Prüfen Sie die Zahlungsdaten, ergänzen Sie die Referenz, unterschreiben Sie und senden Sie das Schreiben mit Rechnungskopien. Bewahren Sie eine Kopie mit dem Absendedatum auf.
Häufige Fehler
- Gleich mit der letzten Mahnung zu beginnen, obwohl eine freundliche Erinnerung gereicht hätte, und so eine gute Kundenbeziehung zu beschädigen.
- Zinsen oder Kosten zu verlangen, die Vertrag oder Gesetz nicht hergeben. Tragen Sie nur ein, was Sie belegen können.
- Rechnungen aufzuführen, die der Kunde schon bezahlt oder beanstandet hat. Prüfen Sie zuerst Ihre Buchhaltung.
- Einen Zahlungstermin zu setzen, zu dem Sie nicht stehen. Eine Drohung ohne Folgen schwächt jedes spätere Schreiben.
- Vorwürfe oder Drohungen zu formulieren. Nennen Sie Fakten: Rechnung, Betrag, Datum und was als Nächstes geschieht.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch – mit örtlicher Beratung prüfen
- USA (US): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Vereinigtes Königreich (GB): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Klassisch
- Modern
- Minimal
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
- Förmlich
- Seitenband
- Banner
- Executive
- Ledger
- Kompakt
- Formular mit Rahmen
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Muss ich vor weiteren Schritten eine Mahnung schicken?
- Das ist unterschiedlich geregelt. In manchen Ländern und Verträgen ist vor einer Klage oder vor Beginn des Verzugs eine Mahnung nötig oder zumindest nützlich, anderswo nicht. Das Schreiben entscheidet das nicht. Lesen Sie die Hinweise zu Ihrem Land und fragen Sie bei größeren Beträgen eine fachkundige Person.
- Darf ich Zinsen oder Kosten verlangen?
- Nur, wenn Vertrag, Geschäftsbedingungen oder Gesetz es erlauben, und Beträge und Sätze unterscheiden sich. Das Schreiben hat ein Feld für Betrag und Grundlage und rechnet nichts aus, sodass Sie selbst bestimmen, was Sie verlangen.
- Und wenn mein Kunde Verbraucher ist?
- Das Muster ist für Geschäftsrechnungen gedacht. Der Einzug von Forderungen gegen Verbraucher ist in vielen Ländern strenger geregelt, etwa bei Ton, Kosten und Hinweisen. Fragen Sie vor der Nutzung für eine Verbraucherforderung eine fachkundige Person.
- Wie sollte ich die letzte Mahnung versenden?
- Für die freundliche Erinnerung genügt eine E-Mail. Für die letzte Mahnung wählen Sie einen Weg, der Versand und Inhalt belegt, etwa Einschreiben, die in Korea und Japan übliche inhaltsbeglaubigte Post oder Übergabe gegen Empfangsbestätigung, und bewahren Sie eine datierte Kopie auf.
- Ist das Rechtsberatung?
- Nein. Es ist eine allgemeine Vorlage. Regeln zum Zahlungsverzug, Zinsen und die Wirkung eines Schreibens hängen von Land und Vertrag ab; fragen Sie vor einer größeren Forderung eine fachkundige Person.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 6 Länderfassungen: International, USA, Vereinigtes Königreich, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.