Kassenbeleg für Kleinbeträge
Der Beleg für eine kleine Barzahlung: wer das Geld erhielt und wofür, die Posten mit Kontonummern und Summe, der Betrag in Worten, der beigefügte Beleg und drei Unterschriften.
Kostenlos. Ohne Konto ausfüllen, drucken, als PDF speichern oder als Word herunterladen. Zum Speichern im Konto brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Fassungen nach Land
- International
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Ein Kassenbeleg für Kleinbeträge hält eine kleine Barzahlung aus der Büro-Handkasse fest: Kurierkosten, ein Karton Druckerpapier, ein Taxi, das einer Mitarbeiterin erstattet wird. Er sagt, wer das Geld erhielt, wofür es war, wie viel, auf welches Konto gebucht wird, wer es genehmigt hat und welcher Beleg es belegt. Ohne Beleg bleiben in der Kasse am Monatsende ein paar Scheine und Münzen, die niemand erklären kann.
Dieser Beleg enthält die Angaben, nach denen die Buchhaltung sucht. Im Kopf stehen Belegnummer, Datum, Abteilung oder Kostenstelle, Empfänger und Zweck. Eine Tabelle listet die Posten mit Konto und Beleg-Nr. auf, die Summe wird berechnet. Den Betrag in Worten tippen Sie selbst, denn eine in Worten geschriebene Zahl lässt sich nachträglich schwerer ändern. Der Abschnitt Beleg hält fest, was beigefügt ist, oder, wenn nichts vorliegt, den Grund; der Kassenbestand vor und nach der Zahlung wird angezeigt. Drei Unterschriftszeilen folgen: Empfänger, Genehmigung und die auszahlende Kasse.
Er ist ein Arbeitsblatt für Ihre eigene Buchführung und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Grenzen für Einzelzahlungen, wer genehmigen darf, wie Belege aufzubewahren sind und ob ein selbst geschriebener Beleg anerkannt wird, hängen von Ihrer Unternehmensregelung und den Regeln Ihres Landes ab; fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung. Die Länderfassungen ändern nur Wortlaut, Belegarten und Genehmigungsfelder.
Wann Sie es brauchen
- Jemand hat einen kleinen Betrag für den Betrieb ausgelegt und bekommt ihn aus der Handkasse erstattet.
- Sie entnehmen der Handkasse Bargeld und die Buchhaltung braucht dafür einen Beleg.
- Sie zählen die Kasse am Monatsende und wollen jeden fehlenden Schein durch einen Beleg erklären.
- Ihre Unternehmensregelung verlangt für jede Barzahlung eine Genehmigungsunterschrift.
So füllen Sie es aus
- Tragen Sie Belegnummer, Datum, Empfänger und Zweck ein. Die Nummer sollte Ihre Reihe fortsetzen.
- Listen Sie die Posten mit Konto und Beleg-Nr. auf; die Summe wird berechnet.
- Tippen Sie den Betrag in Worten, wählen Sie die Belegart und zählen Sie die Belege. Gibt es keinen, nennen Sie den Grund.
- Tragen Sie den Kassenbestand vor der Zahlung ein und lesen Sie den Bestand danach ab.
- Drucken Sie den Beleg aus, heften Sie die Belege an und holen Sie die drei Unterschriften ein, oder laden Sie ihn als Word- oder Excel-Datei herunter.
Häufige Fehler
- Eine ganze Woche voneinander unabhängiger Einkäufe auf einem Beleg zu sammeln. Eine Zahlung oder Besorgung je Beleg hält die Bücher klar.
- Eine Summe zu schreiben, die nicht zu den Belegen passt, oder den Betrag in Worten von der Zahl abweichen zu lassen.
- Ausnahmsweise Bargeld ohne Beleg zu entnehmen und Wochen später aus der Erinnerung nachzutragen.
- Einen Kartenbeleg oder Kassenbon anzuheften, der weder Verkäufer noch Waren zeigt, sodass unklar bleibt, was gekauft wurde.
- Antrag, Genehmigung und Auszahlung in einer Person zu vereinen, sodass niemand die Zahlung prüft.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Kompakt
- Ledger
- Formular mit Rahmen
- Schlicht (Schwarzweiß)
- Banner
- Klassisch
- Modern
- Minimal
- Seitenband
- Warm
- Förmlich
- Executive
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Warum soll ich den Betrag in Worten schreiben?
- Eine Zahl lässt sich durch eine zusätzliche Ziffer ändern; eine in Worten geschriebene Summe lässt sich kaum ändern, ohne dass es auffällt. Das Blatt kann die Worte nicht für Sie schreiben, weil sie von Sprache und Währung abhängen; Sie tippen sie selbst.
- Was tun, wenn es keinen Beleg gibt?
- Wählen Sie „Kein Beleg“ und schreiben Sie, was bei wem gekauft wurde und warum es keinen Beleg gibt. Viele Betriebe akzeptieren das nur bei kleinen Beträgen und mit Genehmigungsunterschrift; ob das Finanzamt es anerkennt, hängt vom Land ab, fragen Sie Ihre Steuerberatung.
- Wie nummeriere ich die Belege?
- Verwenden Sie eine laufende Nummer, am besten mit dem Jahr, etwa PC-2026-0147, und vergeben Sie keine doppelt. Eine Lücke in der Reihe sollte erklärbar sein, etwa durch einen stornierten Beleg in der Ablage.
- Wer soll eine Barzahlung genehmigen?
- Eine andere Person als der Empfänger und möglichst auch als die Kasse. Wer bis zu welchem Betrag genehmigt, regelt Ihre Unternehmensregelung; der Beleg stellt nur die Unterschriftszeile bereit.
- Prüft das Formular meinen Kassenbestand?
- Es zieht die Summe dieses Belegs vom eingetragenen Bestand davor ab und zeigt das Ergebnis. Ein laufendes Kassenbuch führt es nicht; führen Sie dafür ein Kassenbuch und übernehmen Sie den Bestand nach jedem Beleg in den nächsten.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 4 Länderfassungen: International, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.