Projektstrukturplan (PSP)
Die Projektarbeit als nummerierte Gliederung (1, 1.1, 1.1.1) mit Verantwortlichen, Terminen und Aufwand je Position. Tage, erledigter Aufwand und der Gesamtfortschritt gegenüber dem Plan werden berechnet.
Kostenlos. Ohne Konto ausfüllen, drucken, als PDF speichern oder als Word herunterladen. Zum Speichern im Konto brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Fassungen nach Land
- International
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Ein Projektstrukturplan (PSP, englisch WBS) zerlegt ein Projekt in immer kleinere Arbeitsstücke, bis sich jedes schätzen, einer Person zuweisen und als erledigt abhaken lässt. Die Stücke werden wie eine Gliederung nummeriert: 1 für eine Phase, 1.1 für ein Arbeitspaket darin, 1.1.1 für einen Vorgang darin. Ein guter Test ist die „100-Prozent-Regel“: Die Gliederung enthält die gesamte Arbeit des Projekts – und nur diese.
Dieses Blatt führt je Position eine Zeile mit Verantwortlichen, Start und Ende, Aufwand und Fortschritt. Die Tage werden gezählt, der erledigte Aufwand ergibt sich aus Aufwand und Prozent, und die Zusammenfassung unter der Tabelle zeigt den Gesamtfortschritt, den laut Plan erwarteten Fortschritt zum Stichtag, den Vorsprung oder Rückstand sowie die Zahl der Positionen, die nicht begonnen, in Arbeit, erledigt oder pausiert sind. Es gibt eine internationale Fassung; die Aufwandseinheit (Tage, Stunden oder Monate) wählen Sie selbst. Es ist eine allgemeine Planungsvorlage und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Wann Sie es brauchen
- Sie planen ein Projekt und möchten die gesamte Arbeit sehen, bevor Sie Zeit und Kosten schätzen.
- Mehrere Personen teilen sich die Arbeit und jede Position braucht eine namentlich genannte verantwortliche Person.
- Sie berichten einem Sponsor oder Kunden und möchten eine berechnete statt einer geschätzten Zahl nennen.
- Ein Angebot oder ein Vertrag braucht einen Projektstrukturplan als Anlage.
So füllen Sie es aus
- Tragen Sie Projektname und Stichtag ein; Ihr Name kommt aus Ihren gespeicherten Angaben.
- Führen Sie die Phasen auf und nummerieren Sie sie 1, 2, 3. Ergänzen Sie darunter Arbeitspakete (1.1, 1.2) und bei Bedarf Vorgänge (1.1.1).
- Geben Sie jeder Position der untersten Ebene eine verantwortliche Person, Start und Ende und eine Aufwandsschätzung in der gewählten Einheit.
- Aktualisieren Sie mit dem Fortschritt der Arbeit Prozent und Status jedes Vorgangs; die Zeilen der oberen Ebenen bleiben ohne Aufwand.
- Lesen Sie die Zusammenfassung unter der Tabelle ab und drucken Sie das Blatt aus oder laden Sie es als Word- oder Excel-Datei für die Projektakte herunter.
Häufige Fehler
- Nach Tätigkeiten („Meetings“, „E-Mails“) statt nach Ergebnissen gliedern. Benennen Sie jede Position nach dem, was nach ihrem Abschluss vorhanden ist.
- Zu tief gliedern. Eine Aufgabe von ein, zwei Stunden gehört in eine Checkliste, nicht in den PSP.
- Aufwand sowohl bei einer Phase als auch bei den Vorgängen darunter eintragen; die Summe zählt die Arbeit dann doppelt.
- Die verantwortliche Person offen lassen. Eine Position ohne Verantwortliche wird von niemandem erledigt.
- Den Stichtag nicht weiterzusetzen. Der Vergleich mit dem Plan ist nur so aktuell wie dieses Datum.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Kompakt
- Ledger
- Formular mit Rahmen
- Schlicht (Schwarzweiß)
- Banner
- Klassisch
- Modern
- Minimal
- Seitenband
- Warm
- Förmlich
- Executive
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Wie viele Ebenen sollte ein PSP haben?
- Meist drei oder vier. Hören Sie auf, wenn sich jede Position der untersten Ebene schätzen, einer Person zuweisen und als erledigt prüfen lässt. Mehr Ebenen machen das Blatt schwer aktuell zu halten.
- Was ist der Unterschied zwischen Aufwand und Tagen?
- Aufwand ist die Menge an Arbeit, zum Beispiel 10 Personentage. Die Spalte „Tage“ ist die Kalenderzeit vom Start bis zum Ende, beide Tage eingeschlossen. Ein Vorgang mit 10 Personentagen kann bei zwei Personen nach 5 Kalendertagen fertig sein.
- Warum summieren die oberen Zeilen ihre Unterpositionen nicht selbst?
- Die Zusammenfassung bleibt einfach und ehrlich: Nur die unterste Ebene trägt Aufwand und Fortschritt, die Summen addieren diese. Eine Prozentzahl in einer oberen Zeile dürfen Sie zur Information eintragen; solange ihr Aufwand leer ist, wird sie nicht mitgezählt.
- Wie wird der geplante Fortschritt berechnet?
- Für jede Position mit Aufwand und Terminen nimmt das Formular an, dass die Arbeit gleichmäßig zwischen Start und Ende verteilt ist. Zum Stichtag zählt der bereits vergangene Anteil der Tage (vor dem Start 0, nach dem Ende 100 Prozent), gewichtet nach Aufwand.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 1 Länderfassungen: International. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.