Besprechungsprotokoll
Ein Protokoll, das festhält, wer teilgenommen hat, was entschieden wurde und wer bis wann was tut – am selben Tag teilbar.
Kostenlos. Ohne Konto ausfüllen, drucken, als PDF speichern oder als Word herunterladen. Zum Speichern im Konto brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Fassungen nach Land
- International
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Ein Besprechungsprotokoll ist die kurze schriftliche Aufzeichnung einer Besprechung: wer dabei war, was besprochen und entschieden wurde und wer bis wann was erledigt. Sein Wert zeigt sich nach der Besprechung. Wer gefehlt hat, kann nachlesen, wer teilgenommen hat, kann prüfen, was vereinbart wurde, und bei einem späteren Streit darüber, „was wir beschlossen haben“, gibt es etwas, worauf man sich beziehen kann.
Die Vorlage hat vier Teile, die Sie während oder direkt nach der Besprechung ausfüllen können: die Angaben zur Besprechung, die Teilnehmerliste mit Anwesenheit, eine Tabelle für Themen, Besprechung und Beschlüsse sowie eine Aufgabenliste mit Verantwortlichen und Fristen. Die Dauer wird aus Beginn und Ende berechnet. Sie können das Protokoll drucken, als Word-Datei versenden oder die Tabellen nach Excel exportieren.
Wann Sie es brauchen
- Nach einer Team-, Projekt- oder Kundenbesprechung, in der etwas entschieden wurde.
- Wenn mehrere Personen mit unterschiedlichen Vorstellungen davon gehen, wer was tut.
- Wenn Kundschaft oder Führungskraft noch am selben Tag eine schriftliche Zusammenfassung wünscht.
- Wenn Sie ein Protokoll für die Projektakte brauchen.
So füllen Sie es aus
- Tragen Sie Titel, Datum, Beginn, Ende, Ort und die Leitung der Besprechung ein.
- Listen Sie die Teilnehmenden auf und markieren Sie, wer anwesend, per Video zugeschaltet, entschuldigt oder abwesend war.
- Halten Sie zu jedem Thema die wichtigsten Punkte der Besprechung und den Beschluss in ein bis zwei Sätzen fest.
- Listen Sie jede Aufgabe mit Verantwortlichen und Frist auf. Eine Aufgabe hat eine verantwortliche Person.
- Teilen Sie das Protokoll noch am selben Tag, solange sich alle an die Besprechung erinnern.
Häufige Fehler
- Alles Gesagte mitzuschreiben statt dessen, was beschlossen wurde.
- Aufgaben ohne Verantwortliche oder Frist aufzulisten, sodass sich niemand zuständig fühlt.
- Das Protokoll erst nach Tagen zu verschicken, wenn sich niemand mehr gut genug erinnert, um es zu korrigieren.
- Meinungen namentlich genannter Personen festzuhalten, die diese nicht aufgeschrieben sehen wollen.
- Die Teilnehmerliste wegzulassen, sodass später unklar ist, wer informiert wurde.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Ledger
- Banner
- Executive
- Klassisch
- Modern
- Förmlich
- Minimal
- Seitenband
- Kompakt
- Formular mit Rahmen
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Wie ausführlich sollte ein Protokoll sein?
- So ausführlich, dass jemand, der gefehlt hat, das Ergebnis versteht, und so kurz, dass es gelesen wird. Beschlüsse und Aufgaben sind am wichtigsten; die Besprechung kann ein bis zwei Zeilen sein. Alles andere gehört in die Anmerkungen.
- Müssen Protokolle unterschrieben werden?
- Bei normalen Arbeitsbesprechungen meist nicht, aber eine Unterschriftszeile für die Leitung und die protokollführende Person macht die Aufzeichnung klarer. Organisationen wie Vorstände oder Vereine haben eigene Regeln für Protokolle; befolgen Sie diese, wo sie gelten.
- Kann ich weitere Zeilen hinzufügen?
- Ja. Jede Tabelle hat im Editor eine Schaltfläche zum Hinzufügen von Zeilen, und die gedruckte Seite wächst mit dem Inhalt; eine lange Besprechung läuft einfach auf die zweite Seite.
- Ist das eine Rechtsberatung?
- Nein. Es ist eine allgemeine Vorlage für Arbeitsbesprechungen. Haben Ihre Protokolle rechtliche Wirkung, etwa bei einem Vorstand, prüfen Sie die für Sie geltenden Anforderungen.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 1 Länderfassungen: International. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.