Standardarbeitsanweisung (SOP)
Eine gelenkte Arbeitsanweisung: Dokumentnummer und Version, Zweck, Geltungsbereich, Rollen, Material, nummerierte Schritte mit Prüfpunkten und Warnhinweisen, Aufzeichnungen und Änderungshistorie.
Kostenlos. Ohne Konto ausfüllen, drucken, als PDF speichern oder als Word herunterladen. Zum Speichern im Konto brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Fassungen nach Land
- International
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
Mehr lesen
Was es ist
Eine Standardarbeitsanweisung (SOP) beschreibt schriftlich und gelenkt, wie eine Tätigkeit ausgeführt wird, damit sie unabhängig von der ausführenden Person gleich abläuft. Sie nennt Zweck und Geltungsbereich, erklärt Begriffe, legt Verantwortlichkeiten fest, listet das benötigte Material auf, führt die Schritte der Reihe nach mit der jeweiligen Prüfung und dem Warnhinweis auf und verweist auf die Aufzeichnungen, die bei der Arbeit entstehen. Die Änderungshistorie zeigt, was sich geändert hat und wer es freigegeben hat.
Das Blatt folgt der Reihenfolge, die in vielen Qualitätssystemen üblich ist, auch in solchen im Stil der ISO 9001, und lässt sich daher gut in einen vorhandenen Dokumentenbestand einfügen. Der Kopf enthält Nummer, Version, Status, Gültigkeitsdatum, nächste Überprüfung, Verantwortliche und Freigebende. Die Tabelle der Verantwortlichkeiten ist ein einfaches RACI: Markieren Sie, wer durchführt (R), wer verantwortet (A), wer einbezogen (C) und wer informiert wird (I). Die Schritttabelle hat je eine Spalte für die Prüfung und für Warnhinweise. Das Blatt ist eine Vorlage und kein zertifiziertes Dokument; Nummerierung, Freigabe und Aufbewahrung bestimmt Ihr eigenes Dokumentensystem.
Wann Sie es brauchen
- Eine Tätigkeit wird von mehreren Personen ausgeführt und das Ergebnis soll nicht davon abhängen, wer sie macht.
- Sie halten einen Ablauf schriftlich fest, bevor ein Audit, neue Mitarbeitende oder eine Kundenprüfung danach fragen.
- Etwas ist schiefgelaufen und die korrigierte Arbeitsweise soll auf Papier festgeschrieben werden.
- Sie überarbeiten eine bestehende Anweisung und brauchen eine saubere Änderungshistorie.
So füllen Sie es aus
- Tragen Sie im Kopf Nummer, Version, Status, Gültigkeitsdatum, Verantwortliche und Freigebende ein. Behalten Sie die Nummerierung bei, die Ihr Unternehmen schon nutzt.
- Schreiben Sie den Zweck in ein bis zwei Sätzen und den Geltungsbereich so, dass man sofort erkennt, ob die Anweisung einen betrifft.
- Führen Sie nur Begriffe auf, die neue Mitarbeitende nicht kennen, und markieren Sie, wer durchführt, verantwortet, einbezogen oder informiert wird.
- Schreiben Sie die Schritte in der tatsächlichen Reihenfolge, eine Handlung pro Zeile, mit der Prüfung, die den Abschluss zeigt, und einem Warnhinweis.
- Nennen Sie die entstehenden Aufzeichnungen und die mitgeltenden Unterlagen. Bei einer Überarbeitung ergänzen Sie eine Zeile in der Änderungshistorie.
- Drucken Sie das Blatt für Prüfung und Freigabe aus oder laden Sie es für Ihr Dokumentensystem als Word- oder Excel-Datei herunter.
Häufige Fehler
- Mehrere Handlungen in eine Zeile zu schreiben, sodass niemand erkennt, zu welcher die Prüfung gehört.
- Die Prüfung wegzulassen: Ein Schritt, dessen Abschluss man nicht bestätigen kann, ist nur ein Rat.
- Eine Person statt einer Rolle zu nennen, sodass die Anweisung veraltet, sobald diese Person wechselt.
- Nach einer Änderung die Version nicht zu erhöhen und keine Zeile in der Änderungshistorie zu ergänzen.
- Eine Anweisung von einem anderen Standort zu übernehmen, ohne zu prüfen, ob Werkzeuge, Formulare und Bezeichnungen passen.
- Alle Regeln des Unternehmens in ein Dokument zu packen, statt auf mitgeltende Unterlagen zu verweisen.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Ledger
- Banner
- Executive
- Klassisch
- Modern
- Förmlich
- Minimal
- Seitenband
- Kompakt
- Formular mit Rahmen
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Was unterscheidet SOP, Arbeitsanweisung und Richtlinie?
- Eine Richtlinie sagt, was das Unternehmen anstrebt. Eine SOP beschreibt, wie eine Tätigkeit oder ein Prozess ausgeführt wird. Eine Arbeitsanweisung ist enger gefasst und meist schrittweise für eine Maschine oder einen Arbeitsplatz. Die Begriffe werden oft locker verwendet; das Blatt eignet sich für beide Ebenen.
- Muss ich bei jeder Rolle alle vier Buchstaben markieren?
- Nein. Eine Rolle hat meist einen oder zwei Buchstaben. Auch wenn mehrere Personen durchführen, sollte genau eine Rolle für das Ergebnis verantwortlich sein.
- Macht uns die Nutzung dieses Blatts ISO-9001-zertifiziert?
- Nein. Das Blatt nutzt Elemente, die in Systemen im Stil der ISO 9001 üblich sind; die Zertifizierung hängt von Ihrem gesamten Managementsystem und einem unabhängigen Audit ab. Die Formulare von QuoteBill sind allgemeine Vorlagen und keine Rechts-, Regulierungs- oder Auditberatung.
- Wie lang sollte ein Schritt sein?
- Kurz genug, um ohne erneutes Lesen auszuführen: eine Handlung, eine klare Prüfung und ein Warnhinweis nur dort, wo Schaden oder Nacharbeit möglich ist. Braucht ein Schritt eine lange Erklärung, verlagern Sie sie in eine mitgeltende Unterlage und verweisen darauf.
- Kann ich Fotos oder Zeichnungen einfügen?
- Nicht im Blatt selbst. Nennen Sie die Zeichnung oder Fotounterlage unter den mitgeltenden Unterlagen. Brauchen Sie die Bilder auf der Seite, laden Sie die Word-Datei herunter und ergänzen sie dort.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 4 Länderfassungen: International, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.