Unfall- und Vorfallbericht
Eine interne Aufzeichnung zu einem Vorfall oder Beinaheunfall: Hergang, Beteiligte, zugrunde liegende Ursachen, vereinbarte Maßnahmen und Meldungen.
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Fassungen nach Land
- International
- USA *
- Vereinigtes Königreich *
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Ein Vorfallbericht ist eine kurze, sachliche Aufzeichnung über etwas, das bei der Arbeit schiefgegangen ist oder beinahe schiefgegangen wäre. Er hält fest, was wann und wo geschah, wer beteiligt war, was sofort unternommen wurde, warum es geschah und was sich ändert, damit es sich nicht wiederholt. Zeitnah geschrieben schützt er die Beteiligten, hilft der nächsten Schicht, dieselbe Falle zu meiden, und liefert Versicherung, Vermieter oder Aufsicht einen klaren Bericht, falls einer verlangt wird.
Das Formular fasst Verletzungen, Sachschäden, Beinaheunfälle, Fahrzeugvorfälle, ausgetretene Stoffe und Sicherheitsvorfälle auf einem Blatt zusammen. Beteiligte und Zeugen stehen in Tabellen, die Ursachen werden ohne Schuldzuweisung beschrieben, und jede Korrekturmaßnahme hat eine verantwortliche Person und eine Frist, damit man sie nachverfolgen kann. Außerdem wird eine leicht vergessene Entscheidung festgehalten: ob das Ereignis einer Behörde oder dem Unfallversicherungsträger gemeldet werden muss. Die Regeln dazu unterscheiden sich je nach Land, deshalb entscheidet das Formular das nie für Sie; die Länderfassungen verweisen nur auf die Regel, die Sie prüfen sollten. Es ist eine allgemeine Vorlage und keine Rechtsberatung.
Wann Sie es brauchen
- Jemand wurde verletzt, auch nur leicht, oder Sachen oder Anlagen wurden beschädigt.
- Es gab einen Beinaheunfall, der leicht jemanden hätte verletzen können; solche Berichte sind die günstigste Warnung.
- Eine Kundin, ein Besucher oder eine Fremdfirma war beteiligt und Sie wollen noch am selben Tag etwas Schriftliches.
- Ihre Versicherung, der Vermieter oder ein Auftraggeber verlangt eine Schilderung des Hergangs.
- Sie wollen Korrekturmaßnahmen verfolgen, bis jede erledigt ist.
So füllen Sie es aus
- Kümmern Sie sich zuerst um den Notfall: Erste Hilfe, Rettungsdienst, Bereich sichern. Das Formular füllen Sie danach aus.
- Tragen Sie Datum und Ort ein und kreuzen Sie jede zutreffende Art des Ereignisses an. Halten Sie das tatsächliche und das schlimmstmögliche realistische Ergebnis fest.
- Beschreiben Sie den Hergang in der Reihenfolge des Geschehens, nur mit Tatsachen, und was sofort unternommen wurde.
- Tragen Sie Beteiligte und Zeugen in die Tabellen ein. Verletzung und Behandlung nur so weit nötig, dazu die Ausfalltage, falls es welche gibt.
- Kreuzen Sie die beitragenden Faktoren an und beschreiben Sie die Ursachen. Fragen Sie mehrfach „Warum?“ und beschreiben Sie die Arbeitsweise, nicht eine Person.
- Ergänzen Sie Korrekturmaßnahmen mit verantwortlicher Person und Frist und aktualisieren Sie den Stand, bis alles erledigt ist.
- Halten Sie fest, wer informiert wurde und ob eine Meldung an Behörde oder Versicherung nötig ist. Danach prüft und unterschreibt eine Führungskraft.
Häufige Fehler
- Meinungen oder Schuldzuweisungen in den Hergang zu schreiben. „Er war unachtsam“ erklärt nichts; „der Gang war beim Einlagern offen“ schon.
- Bei der ersten Ursache aufzuhören. Ist die Antwort auf „Warum?“ der Fehler einer Person, fragen Sie, warum die Arbeit diesen Fehler so leicht machte.
- Beinaheunfälle wegzulassen, weil niemand verletzt wurde.
- Erst nach Tagen zu schreiben, wenn die Einzelheiten schon verblasst sind.
- Diesen internen Bericht für die amtliche Meldung zu halten. Wo eine Meldung an Behörde oder Versicherung nötig ist, erfolgt sie auf deren Formular und innerhalb deren Frist.
- Gesundheitsangaben dort liegen zu lassen, wo alle sie lesen können.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- USA (US): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Vereinigtes Königreich (GB): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Ledger
- Banner
- Executive
- Klassisch
- Modern
- Förmlich
- Minimal
- Seitenband
- Kompakt
- Formular mit Rahmen
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Ersetzt das Formular die amtliche Unfallanzeige?
- Nein. Es ist Ihre interne Aufzeichnung. Muss ein Unfall einer Behörde oder Versicherung gemeldet werden, gelten deren Formular und Frist. Die Länderfassungen verweisen auf die zu prüfende Regel.
- Welche Ereignisse müssen einer Behörde gemeldet werden?
- Das hängt von Land, Branche und Schwere des Ereignisses ab. Ein Todesfall, ein Krankenhausaufenthalt oder mehrere Ausfalltage lösen oft eine Pflicht aus, manche Länder verlangen schnelle Meldung. QuoteBill kann das nicht für Sie entscheiden: Klären Sie es mit Ihrer Sicherheitsfachkraft, Versicherung oder der Behörde und halten Sie das Ergebnis im Formular fest.
- Soll ich die Person nennen, die den Fehler gemacht hat?
- Nennen Sie die Beteiligten als Tatsache, schreiben Sie die Ursachen aber über die Arbeit: Verfahren, Ausrüstung, Schulung, Arbeitsmenge. Berichte, die Schuld suchen, bringen Menschen dazu, nicht mehr zu melden.
- Wie lange ist der Bericht aufzubewahren?
- Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich nach Land und Art der Unterlage, und der Bericht enthält personenbezogene und Gesundheitsdaten. Fragen Sie Ihre Beratung, bewahren Sie ihn nur so lange wie nötig auf und beschränken Sie den Zugriff.
- Kann ich es für einen Beinaheunfall verwenden?
- Ja. Kreuzen Sie „Beinaheunfall“ an, setzen Sie das Ergebnis auf „Kein Schaden“ und geben Sie an, wie schwer es hätte werden können. Beinaheunfälle zeigen meist dieselben Ursachen wie echte Unfälle, nur früher.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 6 Länderfassungen: International, USA, Vereinigtes Königreich, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.