Abnahmeprotokoll (Projektabschluss)
Die schriftliche Abnahme des Auftraggebers: jeder Liefergegenstand mit Status, die offenen Punkte einer bedingten Abnahme, Gewährleistung und Support-Übergabe sowie beide Unterschriften.
Kostenlos. Ohne Konto ausfüllen, drucken, als PDF speichern oder als Word herunterladen. Zum Speichern im Konto brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Fassungen nach Land
- International
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Ein Abnahmeprotokoll zum Projektabschluss ist das Dokument, in dem der Auftraggeber bestätigt, dass die Arbeit geliefert und abgenommen wurde. Es beendet die Lieferphase geordnet: Alle sehen, welche Liefergegenstände übergeben wurden, welche unverändert abgenommen wurden, welche mit Anmerkungen und welche noch nicht, und wer das an welchem Tag bestätigt hat. Für den Auftragnehmer ist es der Nachweis, dass die Arbeit erledigt ist; für den Auftraggeber der Zeitpunkt, ab dem Gewährleistung und Support laufen sollen.
Das Formular führt die Liefergegenstände mit je einem Status auf und zählt sie für Sie. Ist alles abgenommen, wählen Sie die endgültige Abnahme. Sind einzelne Punkte noch offen, wählen Sie die bedingte Abnahme; sie ergänzt eine Tabelle offener Punkte mit Frist und, falls vereinbart, einen Betrag, der bis zu deren Erledigung einbehalten wird. Ein Abschnitt zu Gewährleistung und Support, eine Checkliste der Übergabe und die Unterschriften beider Seiten runden es ab. Die koreanische Fassung ist ein 검수확인서 mit 갑/을 und Siegelzeichen, die japanische eine 検収書 und die deutsche ein Abnahmeprotokoll mit Platz für den Vorbehalt bekannter Mängel. Das Formular hält eine Abnahme fest; es ist keine Rechtsberatung.
Wann Sie es brauchen
- Ein Auftragnehmer übergibt ein fertiges Projekt, Release oder System und braucht die schriftliche Bestätigung des Auftraggebers.
- Die Zahlung der letzten Rate hängt von einer schriftlichen Abnahme ab.
- Ein Projekt endet mit einigen offenen Punkten, die beide Seiten mit Frist festhalten wollen.
- Sie schließen ein Projekt ab und möchten festhalten, was übergeben wurde und wann die Gewährleistung beginnt.
So füllen Sie es aus
- Tragen Sie Projekt, Vertrags- oder Auftragsnummer und das Datum der Abnahme ein und benennen Sie beide Parteien; die Angaben des Auftragnehmers kommen aus Ihren gespeicherten Firmendaten.
- Führen Sie jeden Liefergegenstand mit Version oder Referenz auf und wählen Sie seinen Status; die Zahlen darunter werden berechnet.
- Wählen Sie die endgültige Abnahme, wenn alles abgenommen ist. Sonst wählen Sie die bedingte Abnahme und führen die offenen Punkte mit Verantwortlichen und Frist auf; einen einbehaltenen Betrag tragen Sie nur ein, wenn die Parteien ihn vereinbart haben.
- Tragen Sie das Ende der Gewährleistung und den Ansprechpartner im Support ein und haken Sie ab, was übergeben wurde.
- Drucken Sie das Formular aus und lassen Sie es von beiden Seiten unterschreiben; jede Seite behält ein Exemplar.
Häufige Fehler
- Die endgültige Abnahme wählen, obwohl noch Punkte offen sind. Das Formular weist darauf hin, die Wahl bleibt aber Ihre: Nutzen Sie die bedingte Abnahme.
- Anmerkungen weglassen. Wird mit Anmerkungen abgenommen, halten Sie sie schriftlich fest; ungeschriebene Anmerkungen werden leicht vergessen oder bestritten.
- Keine Frist für offene Punkte setzen. „Bald“ ist kein Datum.
- Die falsche Person unterschreiben lassen. Unterschreiben sollte, wer für den Auftraggeber abnehmen darf.
- Annehmen, das Formular ändere den Vertrag. Es hält die Abnahme fest; Zahlung, Gewährleistung und Haftung richten sich nach Vertrag und Gesetz.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Formular mit Rahmen
- Ledger
- Kompakt
- Banner
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
- Modern
- Förmlich
- Seitenband
- Klassisch
- Minimal
- Executive
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen endgültiger und bedingter Abnahme?
- Die endgültige Abnahme sagt, dass alles abgenommen ist. Die bedingte Abnahme nimmt die Lieferung ab, führt aber noch offene Punkte mit Frist auf; sie wird endgültig, wenn der Auftraggeber schriftlich bestätigt, dass diese erledigt sind.
- Wer unterschreibt für den Auftraggeber?
- Eine Person, die für den Auftraggeber abnehmen darf, meist die im Vertrag genannte Ansprechperson oder der Projektsponsor. Name und Funktion stehen unter der Unterschriftslinie.
- Was gilt, wenn ein Liefergegenstand die Kriterien nicht erfüllt?
- Setzen Sie den Status auf „Nicht abgenommen“ und nennen Sie den Grund in den Anmerkungen. Was danach geschieht, etwa Nachbesserung, ein neuer Test oder eine angepasste Zahlung, regelt der Vertrag; das Formular entscheidet es nicht.
- Was ist der einbehaltene Betrag?
- Ein optionaler Betrag, den die Parteien bis zur bestätigten Erledigung der offenen Punkte nicht zahlen wollen. Tragen Sie ihn nur ein, wenn Sie ihn vereinbart haben; das Formular begründet eine solche Abrede nicht von selbst.
- Unterscheidet sich die deutsche Fassung von den anderen?
- Ja. Bei einem Werkvertrag nach deutschem Recht hat die Abnahme rechtliche Folgen, etwa für die Fälligkeit der Vergütung und für Mängelansprüche. Die deutsche Fassung ergänzt deshalb Felder, um Rechte wegen bei der Abnahme bekannter Mängel und wegen einer Vertragsstrafe vorzubehalten. Lassen Sie Ihren Fall vor Ort prüfen.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 4 Länderfassungen: International, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.