Saldenbestätigung für die Abschlussprüfung
Das Schreiben, mit dem eine Bank, ein Kunde oder ein Lieferant gebeten wird, einen Saldo unmittelbar dem Abschlussprüfer zu bestätigen: mit Saldentabelle, positiver oder negativer Anfrage, Ermächtigung, Anschrift des Prüfers und Antwortseite.
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Fassungen nach Land
- International *
- USA *
- Vereinigtes Königreich *
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Eine Saldenbestätigung lässt den Abschlussprüfer eine Zahl bei jemandem außerhalb des Unternehmens überprüfen. Bei der Abschlussprüfung verlässt sich der Prüfer nicht allein auf die Bücher des Unternehmens. Wichtige Salden wie Bankguthaben, Forderungen gegen Kunden und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten lässt er sich von der Gegenseite unmittelbar bestätigen. Dieses Schreiben ist der Beitrag des Unternehmens dazu: Es nennt die Salden laut Buchhaltung, bittet Bank, Kunden oder Lieferanten um Bestätigung, ermächtigt zur Auskunft und weist an, die Antwort an den Prüfer zu schicken, nicht an das Unternehmen.
Prüfungsstandards kennen zwei Arten der Anfrage. Bei der positiven Anfrage antwortet der Empfänger in jedem Fall, ob die Zahl stimmt oder nicht. Bei der negativen Anfrage antwortet er nur bei Abweichung; das ist der schwächere Nachweis und wird nur in bestimmten Lagen genutzt. Welche Art gewählt wird, bestimmt Ihr Prüfer, und sein eigenes Formular hat Vorrang. Das Muster deckt den Regelfall ab und hat eine Antwortseite, die der Empfänger ausfüllen und unterschreiben kann.
Wählen Sie ein Land, um dessen Wortlaut zu sehen. Die koreanische Fassung hat Siegelfelder und erklärt, warum eine Bank die schriftliche Zustimmung des Unternehmens braucht, die japanische nutzt förmliche Anfangs- und Schlusswörter und hat ein Feld für das Firmensiegel des Antwortenden, die deutsche ergänzt bei Banken die Entbindung vom Bankgeheimnis und verweist auf den deutschen Prüfungsstandard, die US- und die britische Fassung nennen die Begriffe von AICPA und ISA (UK).
Wann Sie es brauchen
- Ihr Abschlussprüfer bittet das Unternehmen, Bestätigungen für die Stichtagssalden zu veranlassen.
- Sie brauchen ein Schreiben, mit dem eine Bank Konten und Kredite unmittelbar dem Prüfer bestätigen kann.
- Sie bitten Kunden zu bestätigen, was sie zum Bilanzstichtag schulden.
- Sie bitten Lieferanten, den Betrag zu bestätigen, den das Unternehmen ihnen schuldet.
- Sie möchten für alle Bestätigungen ein einheitliches Schreiben samt Antwortseite verwenden.
So füllen Sie es aus
- Tragen Sie Ihr Unternehmen, Ihren Prüfer und die bestätigende Stelle ein. Nutzen Sie die Ansprechpersonen, die Ihr Prüfer genannt hat.
- Wählen Sie, was bestätigt werden soll (Bank, Kunde oder Lieferant), und die Art der Anfrage, die Ihr Prüfer wünscht.
- Legen Sie Stichtag und Antwortfrist fest. Listen Sie die Salden genau so auf, wie sie in Ihrer Buchhaltung stehen, mit Konto- oder Rechnungsnummern.
- Ergänzen Sie bei einer Bank weitere Vereinbarungen wie Kredite, Bürgschaften oder verpfändete Werte, wenn der Prüfer sie verlangt.
- Unterschreiben Sie für das Unternehmen. Geben Sie das Schreiben dem Prüfer zum Versand oder senden Sie es nach dessen Anweisung. Die Antwort muss an den Prüfer gehen.
Häufige Fehler
- Als Antwortadresse die eigene Anschrift des Unternehmens zu nennen. Die Antwort muss den Prüfer unmittelbar erreichen, sonst ist sie kein unabhängiger Nachweis.
- Salden anzugeben, die von der Buchhaltung abweichen, weil sie gerundet oder nach dem Stichtag angepasst wurden.
- Eine negative Anfrage zu nutzen, weil sie schneller geht, obwohl der Prüfer eine positive braucht.
- Konto- oder Rechnungsnummern wegzulassen, sodass die Gegenseite die Zahl nicht zuordnen kann.
- Den Wortlaut eines Formulars zu ändern, das der Prüfer vorgegeben hat.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch – mit örtlicher Beratung prüfen
- USA (US): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Vereinigtes Königreich (GB): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Klassisch
- Modern
- Minimal
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
- Förmlich
- Seitenband
- Banner
- Executive
- Ledger
- Kompakt
- Formular mit Rahmen
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Warum muss die Antwort an den Prüfer gehen und nicht an uns?
- Weil ein Nachweis, der unmittelbar von einer externen Stelle kommt, verlässlicher ist als einer, der über das Unternehmen läuft. Der Prüfer muss wissen, dass niemand die Antwort unterwegs verändert hat.
- Wer versendet das Schreiben, das Unternehmen oder der Prüfer?
- Das hängt vom Prüfer und von der örtlichen Praxis ab. Häufig bereitet das Unternehmen das Schreiben vor und unterschreibt es, der Prüfer versendet es und erhält die Antwort, damit er den Ablauf in der Hand behält. Folgen Sie den Anweisungen Ihres Prüfers.
- Was ist der Unterschied zwischen positiver und negativer Anfrage?
- Die positive Anfrage braucht in jedem Fall eine Antwort, ob die Zahl stimmt oder nicht. Die negative braucht sie nur bei einer falschen Zahl, Schweigen beweist also nicht, dass sie richtig ist. Deshalb ist sie der schwächere Nachweis, und der Prüfer wählt.
- Braucht eine Bank unsere Erlaubnis zur Antwort?
- In der Regel ja, weil Banken Kundendaten vertraulich behandeln. Das Schreiben enthält die Ermächtigung des Unternehmens, dem Prüfer Auskunft zu geben, und die Hinweise für Korea und Deutschland erklären die örtliche Regel. Manche Banken verlangen zusätzlich ihr eigenes Formular.
- Ist das Prüfungs- oder Rechtsberatung?
- Nein. Es ist eine allgemeine Vorlage. Das eigene Formular und die Anweisungen Ihres Prüfers, die Prüfungsstandards und die Regeln Ihres Landes bestimmen, was eine Bestätigung enthalten muss; nutzen Sie dieses Schreiben nur, wenn Ihr Prüfer einverstanden ist.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 6 Länderfassungen: International, USA, Vereinigtes Königreich, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.