Rechnung als Freelancer: Checkliste für Stunden und Honorar
Rechnung als Freelancer prüfen: Stunden und Pauschale getrennt, Leistungszeitraum, Angaben nach § 14 UStG, Kleinunternehmer-Hinweis und PDF-Kontrolle.
Auf einen Blick
Kurz gesagt: beim Abrechnungsanlass anfangen, nicht beim alten PDF
Eine brauchbare Freelancer-Rechnung verbindet eine Zahlungsaufforderung mit Arbeit, die der Kunde wiedererkennt. Bevor Sie eine Vorlage ausfüllen, legen Sie fest, was Sie diesmal abrechnen: freigegebene Stunden, ein abgeschlossenes Ergebnis oder eine vereinbarte Projektstufe. Öffnen Sie dazu das angenommene Angebot, die Änderungen am Umfang, Ihren Stundennachweis und die früheren Rechnungen nebeneinander. So fallen doppelte Posten auf, bevor der Kunde danach fragt.
Sammeln Sie den Namen, unter dem der Kunde Rechnungen erhält, seine Anschrift, die E-Mail-Adresse der Buchhaltung und eine Bestellnummer, falls es eine gibt. Ihre Ansprechperson im Projekt ist nicht unbedingt die Person, die Zahlungen freigibt. Klären Sie, ob Sie sich in einem Lieferantenportal registrieren müssen, und legen Sie die Anleitung dazu zum Projekt, statt sie aus der Website des Kunden zu erraten. Dieser Ratgeber hilft beim Dokument und ist keine Steuerberatung.
Jede Position mit Einheit und erkennbarem Ergebnis
Bei Arbeit nach Stunden nennen Sie die Leistung, den Leistungszeitraum, die freigegebenen Stunden und den vereinbarten Stundensatz. Bei einer Pauschale beschreiben Sie das Ergebnis oder die Projektstufe, statt mit der Menge Stunden anzudeuten, die es nicht gibt. Freigegebene Auslagen trennen Sie von Ihrem Honorar, damit der Kunde sie mit den Belegen und der Vereinbarung abgleichen kann.
Rechenbeispiel: Stunden und Pauschale getrennt
Ein Rechercheprojekt umfasst Arbeit vom 1. bis 8. September 2026. Recherche und Interviews dauern 12 Stunden zu 75 Euro, also 900 Euro. Das Lektorat des Berichts ist als Pauschale von 180 Euro vereinbart. Die Zwischensumme beträgt (12 × 75) + 180 = 1.080 Euro netto. Mit 19 % Umsatzsteuer kommen 1.080 × 0,19 = 205,20 Euro hinzu, zusammen 1.285,20 Euro. Die Beträge sind Beispiele, keine empfohlenen Sätze.
Das Beispiel setzt voraus, dass das Lektorat ausdrücklich nicht zu den Recherchestunden gehörte. Steckte es schon in den 12 Stunden, wäre die Pauschale ein zweites Mal abgerechnet. Einen Bezug wie „Lektorat freigegeben mit Änderung 02“ schreiben Sie nur dazu, wenn es diese Freigabe wirklich gibt.
- Recherche und Interviews: 12 Stunden × 75 Euro = 900 Euro (Leistungszeitraum 1. bis 8. September 2026).
- Lektorat des Berichts als Pauschale: 1 × 180 Euro = 180 Euro.
- Zwischensumme 900 + 180 = 1.080 Euro netto, Umsatzsteuer 205,20 Euro, Gesamtbetrag 1.285,20 Euro.
- Auslagen: nur vorab freigegebene, mit Beleg, in einer eigenen Zeile neben dem Honorar.
Angaben, Daten und was in Deutschland dazugehört
Vergeben Sie eine Rechnungsnummer, die sich von der Bestellnummer des Kunden unterscheidet. Prüfen Sie Ausstellungsdatum, Leistungszeitraum, Fälligkeitsdatum, Ihre eigenen Angaben, die des Kunden und die Währung. Ist „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ vereinbart und die Rechnung vom 9. September 2026, tragen Sie den 23. September 2026 als Fälligkeitsdatum ein, statt den Anfangswert der Vorlage stehen zu lassen.
Was auf die Rechnung muss, hängt von Ihrem Land und Ihrer steuerlichen Lage ab. In Deutschland nennt § 14 Abs. 4 UStG unter anderem den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt sowie den Steuersatz und den Steuerbetrag. Wenden Sie die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG an, verlangt § 34a UStDV weniger: Das Entgelt steht in einer Summe, mit dem Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Alle drei Vorschriften wurden am 7. Oktober 2026 geöffnet.
Keine Vorlage passt von selbst auf jeden Fall. Die Angaben im Einzelnen erklären die Ratgeber „Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG“ und „Rechnung als Kleinunternehmer“; für Ihre eigene Lage fragen Sie das Finanzamt oder Ihre Steuerberatung.
Das Dokument in QuoteBill vorbereiten
Melden Sie sich an und wählen Sie eine passende Rechnungsvorlage, etwa für Berater, für Fotografen oder für virtuelle Assistenz. Ersetzen Sie alle Beispielpositionen und Kundendaten. Tragen Sie Stunden und Einzelpreis getrennt ein und nehmen Sie für eine vereinbarte Pauschale eine eigene Position. Bestellnummer oder Leistungszeitraum schreiben Sie in die „Anmerkungen“, wenn es dafür kein eigenes Feld gibt.
Prüfen Sie „Land / Währung“, die „Dokumentensprache“, Rabatte und „Steuersatz (%)“, bevor Sie der Summe trauen. Haben Sie mit einem angenommenen Angebot in QuoteBill begonnen, legt „Rechnung erstellen“ einen eigenen Entwurf an; es prüft keine abrechenbaren Stunden, zieht keine früheren Zahlungen ab und bestätigt keine Lieferung. Passen Sie den übernommenen Inhalt an diesen Abrechnungsanlass an und halten Sie den angenommenen Umfang griffbereit.
Checkliste: das PDF so prüfen, wie der Kunde es bekommt
Wählen Sie „In der Cloud speichern“ und warten Sie auf die Bestätigung, dann „Drucken / PDF“, um die Datei über den Browser zu erzeugen. Öffnen Sie diese Datei, bevor Sie sie verschicken, und lesen Sie die letzte Seite ebenso wie die erste: Eine lange Beschreibung oder der Zahlungshinweis kann auf eine spätere Seite rutschen. Ein gespeicherter Entwurf schickt die Rechnung noch nicht an den Kunden.
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Häufige Fragen
Dürfen Stunden und Pauschale auf dieselbe Rechnung?
Ja, solange jede Position für sich verständlich bleibt: die Stunden mit ihrem Satz, die Pauschale als ein Ergebnis. Getrennte Zeilen machen es dem Kunden leichter, beides mit dem Angebot abzugleichen.
Muss ich meinen Stundennachweis mitschicken?
In der Liste des § 14 Abs. 4 UStG steht er nicht; ob der Kunde einen Nachweis verlangt, ergibt sich aus Ihrer Vereinbarung. Bei Arbeit nach Stunden erspart ein beigelegter Nachweis meist Rückfragen.
Was schreibe ich als Kleinunternehmer statt der Umsatzsteuer?
Das Entgelt in einer Summe und den Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, wie § 34a UStDV es verlangt. Die Grenzen nach § 19 Abs. 1 UStG sind 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr; Beispiele für den Hinweis stehen im Ratgeber „Rechnung als Kleinunternehmer“.
Kann die Bestellnummer des Kunden meine Rechnungsnummer sein?
Besser nicht: Die Rechnungsnummer wird nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG „vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben“, also von Ihnen. Die Bestellnummer des Kunden kommt zusätzlich auf die Rechnung, etwa in die Anmerkungen.
Quellen
Nächster Schritt: als E-Vertrag unterschreiben lassen
Kostenlose Vorlagen: Angebot, Rechnung, Quittung
Rechnungsvorlage für Berater
Beraterrechnung für Stunden- oder Projektarbeit, Recherche und Berichte. Zahlungsbedingungen ergänzen, Summe prüfen und als PDF exportieren.
Rechnungsvorlage für Fotografen
Rechnungsvorlage für Fotografen: Fotoshooting, Bildbearbeitung und Nutzungsrechte an den Bildern. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Rechnung für virtuelle Assistenz
Rechnung für virtuelle Assistenz: Terminverwaltung, Pflege des Postfachs und Protokollführung. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.