Rechnungsvorlage für Berater
Beraterrechnung für Stunden- oder Projektarbeit, Recherche und Berichte. Zahlungsbedingungen ergänzen, Summe prüfen und als PDF exportieren.
Vorlagen nach Branche
- Beratungsgespräch
- Recherche und Analyse
- Lieferung des Berichts
Beratungsleistungen abrechnen: Gespräche, Recherche, Bericht
Beispielhafter Ablauf
Stunden erfassen
Beginnen Sie mit „Beratungsgespräch“: Datum, Stunden und Satz jedes Gesprächs und was es behandelt hat.
Recherche und Bericht abrechnen
Ergänzen Sie die Recherchezeilen und das Endergebnis bis „Lieferung des Berichts“ und nennen Sie die übergebene Berichtsversion.
Senden und abgleichen
Schicken Sie die Rechnung mit dem Bericht oder direkt danach und gleichen Sie den Zahlungseingang mit der Rechnungsnummer ab.
Beratung wird meist in einem von zwei Rhythmen abgerechnet: monatlich bei laufender Beratung oder nach Meilensteinen bei einem Projekt, das mit einem Bericht endet. Die Vorlage passt zu beidem, weil Gespräche, Recherche und Bericht in eigenen Zeilen stehen und jeweils abgerechnet werden können, sobald sie erledigt sind. Größere Auftraggeber prüfen Beraterrechnungen gegen eine unterschriebene Leistungsbeschreibung oder Bestellung; nennen Sie deren Nummer deshalb vor der ersten Position.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Beratungsgespräch, Recherche und Analyse, Lieferung des Berichts: Rechnen Sie Gespräche nach Stunden und Satz ab, Recherche und Analyse nach Stunden oder pauschal und den Bericht als fertiges Ergebnis.
- Beratungsgespräch
- Nennen Sie Datum und Dauer jedes Gesprächs in der Zeile; wer eine Monatsrechnung freigibt, vergleicht sie mit dem eigenen Kalender.
- Recherche und Analyse
- Schreiben Sie, was recherchiert wurde, etwa „Wettbewerbspreise in fünf Märkten“, damit der Kunde sieht, wofür die Stunden verwendet wurden.
- Lieferung des Berichts
- Berechnen Sie den Bericht bei Übergabe des vereinbarten Entwurfs oder der Endfassung und geben Sie an, ob eine Kommentarrunde im Honorar enthalten ist.
- Stunden, Satz und Zeitraum
- Nennen Sie Stunden- oder Tagessatz, die Stunden je Zeile und den Zeitraum. Fügen Sie das Datum jedes Gesprächs hinzu, wenn der Kunde Rechnungen Zeile für Zeile prüft.
- Ergebnis und Freigabe
- Benennen Sie Bericht oder Ergebnis mit Version und Datum und vermerken Sie, wer beim Kunden den Umfang freigegeben hat, den diese Rechnung abrechnet.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Verknüpfen Sie Gesprächsstunden, Rechercheinhalte und Berichtsversionen, damit keine Analyse auf zwei Zeilen berechnet wird.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Beratungsgespräch“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Recherche und Analyse“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Lieferung des Berichts“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Prüfen Sie jedes Gespräch gegen Kalender oder Notizen und berechnen Sie die tatsächlich geleisteten, nicht die geschätzten Stunden.
- Sagen Sie, ob Reise- und Vorbereitungszeit im Satz enthalten sind oder zusätzlich berechnet werden.
- Ordnen Sie jede erbrachte Leistung einem Datum zu und nennen Sie dann Zahlungsziel und bereits erhaltene Zahlungen.
Beispiel: ein Beratungsauftrag
Die Zahlen sind ein Beispiel, mit dem Steuersatz 19 %. Ein Berater rechnet sechs Stunden Gespräche zu 120,00 € je Stunde, acht Stunden Recherche zu 95,00 € und den fertigen Bericht pauschal ab.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Beratungsgespräch | 6 × 120,00 € | 720,00 € |
| Recherche und Analyse | 8 × 95,00 € | 760,00 € |
| Lieferung des Berichts | 1 × 150,00 € | 150,00 € |
| Zwischensumme | 1.630,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 309,70 € | |
| Gesamt | 1.939,70 € | |
Gespräche, Recherche und Bericht ergeben 1.630,00 € netto; die Steuer von 19 % beträgt 309,70 €; der Kunde zahlt 1.939,70 €. Vergleichen Sie das vor dem Versand mit Ihrer eigenen Zeiterfassung.
Typische Fehler bei der Beratungsrechnung
- „Beratung, 1 Stück“ ohne Stunden schreiben, sodass der Kunde nicht sieht, wofür er zahlt.
- Dieselbe Analyse auf der Recherchezeile und noch einmal im Bericht berechnen.
- Den Satz zwischen den Gesprächen ändern, ohne es auf der Rechnung zu erklären.
- Die Rechnung Monate nach der Arbeit schicken, wenn der Kunde dem Projekt nicht mehr folgt.
- Nicht nennen, welche Berichtsversion übergeben wurde, was spätere Änderungswünsche schwer abgrenzbar macht.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Rechnungsvorlage für Berater: Was gehört hinein?
Beginnen Sie mit den Zeilen der Vorlage – Beratungsgespräch, Recherche und Analyse, Lieferung des Berichts – und ändern Sie sie in Ihre eigenen Gespräche, Recherchen und Ergebnisse. Ergänzen Sie dann Satz, Zeitraum, Ihre Angaben, den Kunden und eine noch nicht vergebene Nummer.
Rechne ich nach Stunden oder pauschal ab?
Beides geht, wenn es dem Angebot entspricht. Rechnen Sie nach Stunden ab, wenn der Umfang offen ist, und pauschal, wenn das Ergebnis feststeht, und sagen Sie auf der Zeile, welche Art Sie verwenden.
Wie weise ich Reise- und Vorbereitungszeit aus?
Auf eigenen Zeilen mit eigenen Stunden, oder Sie vermerken auf der Rechnung, dass sie im Satz enthalten sind. Überlassen Sie dem Kunden das Raten nicht.
Was soll auf der Recherchezeile stehen?
Die Frage, die Sie untersucht haben, die Stunden und die Daten, in einem Satz, den der Kunde in einer Minute liest. „Marktanalyse für die Preisüberprüfung, 8 Stunden“ sagt mehr als „Recherche“.
Kann ich auf dieser Vorlage ein Retainer abrechnen?
Ja. Nehmen Sie eine Zeile für den Retainer-Monat zum vereinbarten Betrag, rechnen Sie Stunden über den Retainer hinaus auf eigenen Zeilen ab und nennen Sie das enthaltene Kontingent.
Wann schicke ich die Rechnung?
Wenn der Bericht übergeben ist oder der vereinbarte Zeitraum endet. Wochenlanges Warten lässt den Kunden die Gespräche vergessen.
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Lesen Sie zu „Rechnungsvorlage für Berater“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.