Auslagenrechnung Vorlage
Auslagenrechnung als Vorlage: für den Kunden bezahlte Reisekosten, Hotels und Kilometergeld Posten für Posten mit Datum und Beleg weiterberechnen.
Vorlagen nach Branche
- Bahnfahrten zum Kunden, hin und zurück
- Hotel, zwei Nächte (Belege anbei)
- Kilometergeld zum vereinbarten Satz
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Bahnfahrten zum Kunden, hin und zurück“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Kilometergeld zum vereinbarten Satz“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie den Abschlussbericht oder die Tätigkeitsaufzeichnung zusammen mit den Versionsständen der geprüften Unterlagen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Reisekosten, Hotels und Kilometergeld werden oft zusätzlich zum Honorar als erstattungsfähig vereinbart, landen aber als Belegstapel in der Buchhaltung. Die Auslagenrechnung macht daraus Zeilen, die der Kunde freigeben kann: was ausgegeben wurde, an welchem Tag und wofür. Getrennt von der Honorarrechnung kann der Kunde sie einem anderen Budget zuordnen, und es ist klar, dass an den Kosten nichts verdient wird.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Bahnfahrten zum Kunden, hin und zurück, Hotel, zwei Nächte (Belege anbei), Kilometergeld zum vereinbarten Satz: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Bahnfahrten zum Kunden, hin und zurück
- Nennen Sie Datum und Strecke jeder Fahrt und legen Sie die Fahrkarten bei; eine Hin- und Rückfahrt ist eine Zeile je Reise.
- Hotel, zwei Nächte (Belege anbei)
- Hotels berechnen Sie mit dem Betrag des Belegs, abzüglich dessen, was die Reiserichtlinie des Kunden ausschließt, etwa die Minibar.
- Kilometergeld zum vereinbarten Satz
- Schreiben Sie die gefahrenen Kilometer und den vereinbarten Satz je km; Strecke und Datum erlauben dem Kunden die Prüfung.
- Auftrag und Zuarbeiten
- Benennen Sie den Gegenstand, die Version der Unterlagen sowie die Zuarbeiten des Kunden mit ihren Fristen.
- Zeitaufwand und Abschlusskriterium
- Legen Sie Stundensatz oder Pauschale, das Kontingent an Terminen, das Ergebnisformat und die Korrekturschleifen fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Führen Sie jede Ausgabe mit Datum und Beleg auf, sagen Sie, ob sie zum Selbstkostenpreis oder mit vereinbarter Bearbeitungsgebühr weitergegeben wird, und trennen Sie sie von der Honorarrechnung.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Bahnfahrten zum Kunden, hin und zurück“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Hotel, zwei Nächte (Belege anbei)“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Kilometergeld zum vereinbarten Satz“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Klären Sie, ob Terminvorbereitung und spätere Überarbeitungen im Honorar enthalten sind.
- Benennen Sie, wer zusätzliche Recherche oder eine Änderung des Umfangs freigeben darf.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Bahnfahrten zum Kunden, hin und zurück | 3 × 96,00 € | 288,00 € |
| Hotel, zwei Nächte (Belege anbei) | 2 × 140,00 € | 280,00 € |
| Kilometergeld zum vereinbarten Satz | 240 × 0,42 € | 100,80 € |
| Zwischensumme | 668,80 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 127,07 € | |
| Gesamt | 795,87 € | |
Nettobetrag 668,80 €, Umsatzsteuer 127,07 €, zu zahlender Gesamtbetrag 795,87 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Kommt auf weiterberechnete Auslagen Umsatzsteuer?
Das hängt davon ab, ob es ein durchlaufender Posten ist, den Sie nur im Namen des Kunden bezahlt haben und der in vielen Systemen ohne Steuer weitergegeben wird, oder ein Kostenteil Ihrer eigenen Leistung, der der Steuer Ihres Honorars folgt. Die Abgrenzung ist heikel; klären Sie sie mit Ihrer Steuerberatung.
Darf ich Auslagen auf die Honorarrechnung setzen?
Das geht, aber eine eigene Rechnung erleichtert Kunden die Freigabe gegen ein Reisebudget oder eine Richtlinie, und eine strittige Hotelrechnung hält dann nicht die Zahlung Ihres Honorars auf.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 668,80 € netto 127,07 €, zusammen 795,87 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
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