Rechnung für virtuelle Assistenz

Erfassen Sie Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuern, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum lassen sich direkt ergänzen.

Vorlagen nach Branche

  • Terminverwaltung
  • Pflege des Postfachs
  • Protokollführung

Leitfaden zur Erstellung

Trennen Sie Beratungszeit von den Endergebnissen, damit zusätzliche Termine oder ein erweiterter Berichtsumfang erkennbar bleiben.

Leistungen und Positionen
Terminverwaltung, Pflege des Postfachs, Protokollführung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
Auftrag und Zuarbeiten
Benennen Sie den Gegenstand, die Version der Unterlagen sowie die Zuarbeiten des Kunden mit ihren Fristen.
Zeitaufwand und Abschlusskriterium
Legen Sie Stundensatz oder Pauschale, das Kontingent an Terminen, das Ergebnisformat und die Korrekturschleifen fest.
Konkret abzustimmender Umfang
Weisen Sie Leistungszeitraum und Stundenkontingent für Terminverwaltung, Postfachpflege und Protokolle getrennt aus.
  • Klären Sie, ob Terminvorbereitung und spätere Überarbeitungen im Honorar enthalten sind.
  • Benennen Sie, wer zusätzliche Recherche oder eine Änderung des Umfangs freigeben darf.
  • Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.

  1. Umfang und Mengen klären

    Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Terminverwaltung“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.

  2. Lieferung und Abnahme dokumentieren

    Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Protokollführung“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie den Abschlussbericht oder die Tätigkeitsaufzeichnung zusammen mit den Versionsständen der geprüften Unterlagen.

  3. Abrechnung übermitteln

    Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.

Was auf dem Dokument stehen muss

Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.

  • Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
  • Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
  • Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
  • Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
  • § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.

Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.

Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates

Häufige Fragen

Rechnung für virtuelle Assistenz: Was gehört hinein?
Beginnen Sie mit den Positionen, die die Vorlage mitbringt – Terminverwaltung, Pflege des Postfachs, Protokollführung – und ersetzen Sie sie durch das tatsächlich Gelieferte. Prüfen Sie danach die Pflichtangaben oben, besonders die Dokumentnummer und die getrennt ausgewiesene Steuer.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie je Unternehmen eine lückenlose Folge und nie dieselbe Nummer zweimal. Eine bereits versendete Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Korrektur berichtigt.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Bearbeiten und PDF-Export sind mit einem Konto kostenlos, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet. Für PDF öffnen Sie die Vorlage und speichern über Drucken / PDF.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.

  • Angebot für Markenstrategie

    Erfassen Sie Leistungsumfang, Mengen, Einzelpreise und Gültigkeitsdauer, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Nach der Freigabe wird daraus mit einem Klick eine Rechnung.

  • Angebot für Personalvermittlung

    Erfassen Sie Leistungsumfang, Mengen, Einzelpreise und Gültigkeitsdauer, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Nach der Freigabe wird daraus mit einem Klick eine Rechnung.

  • Rechnungsvorlage für Berater

    Erfassen Sie Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuern, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum lassen sich direkt ergänzen.