Rechnung für virtuelle Assistenz
Rechnung für virtuelle Assistenz: Terminverwaltung, Pflege des Postfachs und Protokollführung. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Branche
- Terminverwaltung
- Pflege des Postfachs
- Protokollführung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Terminverwaltung“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Protokollführung“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie den Abschlussbericht oder die Tätigkeitsaufzeichnung zusammen mit den Versionsständen der geprüften Unterlagen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Virtuelle Assistenz wird meist als monatliches Stundenkontingent vereinbart, und Auftraggeber möchten wissen, wofür diese Stunden verwendet wurden. Diese Rechnung gliedert den Monat in drei wiederkehrende Aufgaben, sodass sichtbar wird, wie viel Zeit Terminplanung, Postfach und Protokolle beansprucht haben. Sie passt zu einer Pauschale mit festem Kontingent ebenso wie zur Abrechnung nach tatsächlich geleisteten Stunden am Monatsende.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Terminverwaltung, Pflege des Postfachs, Protokollführung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Terminverwaltung
- Tragen Sie die Stunden für Terminabstimmung, Umbuchungen und Reiseplanung ein und nennen Sie, wessen Kalender Sie geführt haben, wenn es mehrere Personen sind.
- Pflege des Postfachs
- Rechnen Sie nach Zeit statt nach Zahl der Mails ab; ein Zusatz wie tägliche Sortierung von zwei Postfächern zeigt, wofür die Stunden standen.
- Protokollführung
- Führen Sie jede Sitzung einzeln oder gesammelt mit Datum auf und vermerken Sie, ob die Liste der vereinbarten Aufgaben zum Protokoll gehört.
- Auftrag und Zuarbeiten
- Benennen Sie den Gegenstand, die Version der Unterlagen sowie die Zuarbeiten des Kunden mit ihren Fristen.
- Zeitaufwand und Abschlusskriterium
- Legen Sie Stundensatz oder Pauschale, das Kontingent an Terminen, das Ergebnisformat und die Korrekturschleifen fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Weisen Sie Leistungszeitraum und Stundenkontingent für Terminverwaltung, Postfachpflege und Protokolle getrennt aus.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Terminverwaltung“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Pflege des Postfachs“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Protokollführung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Klären Sie, ob Terminvorbereitung und spätere Überarbeitungen im Honorar enthalten sind.
- Benennen Sie, wer zusätzliche Recherche oder eine Änderung des Umfangs freigeben darf.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Terminverwaltung | 12 × 2.400,00 € | 28.800,00 € |
| Pflege des Postfachs | 3 × 750,00 € | 2.250,00 € |
| Protokollführung | 1 × 300,00 € | 300,00 € |
| Zwischensumme | 31.350,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 5.956,50 € | |
| Gesamt | 37.306,50 € | |
Nettobetrag 31.350,00 €, Umsatzsteuer 5.956,50 €, zu zahlender Gesamtbetrag 37.306,50 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie berechne ich Stunden über das vereinbarte Kontingent hinaus?
Lassen Sie die im Kontingent enthaltenen Stunden in den Aufgabenzeilen stehen und fügen Sie für die Mehrstunden eine eigene Zeile mit dem vertraglich vereinbarten Stundensatz und den Arbeitstagen hinzu. Wurde die Mehrarbeit per E-Mail freigegeben, vermerken Sie das in den Anmerkungen.
Kann ich Abonnements für Software, die ich nutze, weiterberechnen?
Nur wenn der Vertrag vorsieht, dass der Kunde sie trägt. Führen Sie jedes Werkzeug in einer eigenen Zeile zum Einkaufspreis mit Abrechnungszeitraum auf und bewahren Sie den Beleg auf. Ein Planungsprogramm, das Sie für alle Kunden nutzen, zählt in der Regel zu Ihren eigenen Kosten.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 31.350,00 € netto 5.956,50 €, zusammen 37.306,50 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für virtuelle Assistenz“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.