Spesenabrechnung
Belege nach Datum und Kostenart auflisten, Kilometer und Tagespauschalen ergänzen, einen Vorschuss abziehen: Das Formular zeigt, was Ihnen zusteht oder was Sie zurückzahlen.
Kostenlos. Ohne Konto ausfüllen, drucken, als PDF speichern oder als Word herunterladen. Zum Speichern im Konto brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Fassungen nach Land
- International
- USA *
- Vereinigtes Königreich *
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Eine Spesenabrechnung ist der Weg, Geld zurückzubekommen, das Sie für die Arbeit vorgestreckt haben: Bahnticket, Hotelnacht, Essen mit Kunden, Druckkosten für einen Workshop. Sie sagt der Buchhaltung, was gekauft wurde, wann, wie viel es kostete und warum, damit sie alles mit den Belegen abgleichen und auszahlen kann. Eine klare Abrechnung wird schneller bezahlt, und mit Belegen und genanntem Zweck ist sie auch das, was bei einer späteren Prüfung erwartet wird.
Das Formular arbeitet wie eine Abrechnung auf Papier. Jeder Beleg bekommt eine Zeile, der Betrag steht in der Spalte seiner Art (Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung oder Sonstiges), und Zeilensummen, Summen je Art und Gesamtbetrag erscheinen ohne Taschenrechner. Unter der Tabelle ergänzen Sie gefahrene Kilometer (Strecke mal Satz Ihres Arbeitgebers) und eine Tagespauschale (Tage mal Satz), ziehen einen bereits erhaltenen Vorschuss ab, und das Formular zeigt den Betrag, der Ihnen zusteht, oder den, den Sie zurückzahlen. Alles wird aus den eingetippten Zahlen addiert und multipliziert. Das Formular berechnet keine Steuer und kennt die Sätze Ihres Arbeitgebers nicht; die Sätze tragen Sie selbst ein. Die Länderfassungen passen Spaltennamen (japanische Konten, ein deutscher Vermerk zur Bewirtung), Entfernungseinheit und Genehmigungskästchen an.
Wann Sie es brauchen
- Sie haben etwas für die Arbeit bezahlt und möchten das Geld zurück.
- Sie waren dienstlich unterwegs und möchten Fahrkarten, Hotel und Essen auf einem Blatt abrechnen.
- Ihr Arbeitgeber verlangt die Belege nach Datum und Kostenart geordnet.
- Sie haben einen Vorschuss erhalten und müssen ihn mit den tatsächlichen Ausgaben verrechnen.
- Sie sind selbstständig und möchten betriebliche Ausgaben übersichtlich für Ihre eigene Buchführung festhalten.
So füllen Sie es aus
- Name und Abteilung kommen aus Ihren gespeicherten Angaben; prüfen Sie sie und tragen Sie den Zweck der Ausgaben ein.
- Wählen Sie die Währung der Abrechnung. Belege in anderer Währung vorher umrechnen und den Originalbetrag in der Beschreibung vermerken.
- Tragen Sie je Beleg eine Zeile ein: Datum, was es war, Belegnummer und den Betrag in der Spalte seiner Art.
- Ergänzen Sie Kilometer und Tagespauschalen nur, wenn Ihre Regelung sie vergütet, mit den Sätzen Ihres Arbeitgebers.
- Tragen Sie einen erhaltenen Vorschuss ein und lesen Sie die letzten beiden Felder: der Betrag für Sie oder der Rückzahlungsbetrag.
- Belege beifügen, die Abrechnung ausdrucken oder herunterladen, unterschreiben und zur Genehmigung weitergeben.
Häufige Fehler
- Zwei Währungen in einer Abrechnung zu mischen, sodass die Summen nichts aussagen.
- Einen Betrag in zwei Spalten derselben Zeile einzutragen und ihn damit doppelt zu zählen.
- Keinen Zweck oder nur „Sonstiges“ anzugeben; danach fragt die Buchhaltung zuerst.
- Für dieselbe Fahrt Kilometergeld und ein Taxi abzurechnen.
- Einen im Internet gefundenen Satz statt des Satzes Ihrer Regelung zu verwenden.
- Den Vorschuss zu vergessen, sodass dasselbe Geld zweimal ausgezahlt wird.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- USA (US): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Vereinigtes Königreich (GB): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Formular mit Rahmen
- Ledger
- Kompakt
- Banner
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
- Modern
- Förmlich
- Seitenband
- Klassisch
- Minimal
- Executive
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Zeigt das Formular, was mein Arbeitgeber erstattet?
- Nein. Was erstattet wird, hängt von der Regelung Ihres Arbeitgebers und steuerlich von den Vorschriften Ihres Landes ab. Das Formular listet die Kosten auf und addiert sie; die Buchhaltung entscheidet über die Zahlung.
- Was mache ich mit Belegen in Fremdwährung?
- Eine Abrechnung hat eine Währung. Rechnen Sie den Beleg mit dem Kurs um, den Ihre Regelung nennt (Kartenabrechnung oder Firmenkurs), tragen Sie den umgerechneten Betrag in die Tabelle ein und schreiben Sie Originalbetrag und Währung in die Beschreibung. Bei einer Reise mit vielen Fremdwährungsbelegen hilft der Reisebericht mit Kursspalte.
- Brauche ich die Originalbelege?
- In der Regel brauchen Sie das Original oder eine gut lesbare Kopie; manche Arbeitgeber akzeptieren Fotos. Fragen Sie Ihre Buchhaltung. Die steuerlichen Regeln zu Belegen unterscheiden sich je Land; die Hinweise zu jedem Land nennen die wichtigsten als Ausgangspunkt.
- Berechnet das Formular Umsatzsteuer oder andere Steuern?
- Nein. Die Beträge werden so addiert, wie Sie sie eintippen. Braucht die Buchhaltung den Steueranteil eines Belegs, schreiben Sie ihn in die Beschreibung. Dies ist eine allgemeine Vorlage und keine Steuerberatung.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 6 Länderfassungen: International, USA, Vereinigtes Königreich, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Diese Auslagen einem Kunden in Rechnung stellen? Zur Vorlage für die Auslagenrechnung
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.