Empfangsbestätigung Mitarbeiterhandbuch
Eine einseitige Empfangsbestätigung für Handbuch und Richtlinien: welches Dokument in welcher Fassung, was die Person bestätigt, ein Satz zur Vertraulichkeit und Unterschriften; die unterschriebene Kopie wird aufbewahrt.
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Fassungen nach Land
- International
- USA *
- Vereinigtes Königreich *
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Eine Empfangsbestätigung für das Mitarbeiterhandbuch ist ein kurzes Formular, in dem eine Person bestätigt, Handbuch und Unternehmensrichtlinien erhalten zu haben, Gelegenheit zum Lesen und für Fragen gehabt zu haben und zu verstehen, dass die Richtlinien für sie gelten. Der Arbeitgeber bewahrt die unterschriebene Kopie auf. Entsteht später ein Streit über eine Regel, zeigt das Formular, dass sie bekannt war, an welchem Tag und in welcher Fassung.
Die Vorlage nennt das Dokument und seine Fassung, führt die enthaltenen Richtlinien auf und gibt der Person vier Aussagen zur Bestätigung, gefolgt von einem optionalen Satz zur Vertraulichkeit und Unterschriftszeilen für die Person und die Personalabteilung. Die Länderfassungen ändern die Bedeutung der Unterschrift. In den USA steht meist, dass die Beschäftigung „at will“ ist und das Handbuch kein Vertrag; in Großbritannien werden vertragliche und nicht vertragliche Richtlinien getrennt. In Korea, Japan und Deutschland, wo Arbeitsordnungen und Betriebsvereinbarungen in eigenen Verfahren entstehen und geändert werden, bestätigt das Formular nur Empfang und Kenntnisnahme und stellt klar, dass die Unterschrift keine Zustimmung zu einer Verschlechterung der Bedingungen ist.
Wann Sie es brauchen
- Eine neue Person beginnt und erhält das Handbuch und die wichtigsten Richtlinien.
- Sie geben eine neue Fassung des Handbuchs oder eine geänderte Richtlinie heraus und möchten festhalten, wer sie wann erhalten hat.
- Sie brauchen einen schriftlichen Beleg, dass Beschäftigte über Regeln zu Sicherheit, Verhalten oder Datenschutz informiert wurden.
- Sie möchten ein einheitliches Formular für Unterschriften auf Papier am ersten Tag oder am Bildschirm.
So füllen Sie es aus
- Prüfen Sie Ihre Firmendaten und tragen Sie die Personalansprechperson ein; gespeicherter Name und Funktion werden eingesetzt.
- Nennen Sie das Dokument und seine Fassung, das Datum des Inkrafttretens und die Art der Übergabe.
- Kreuzen Sie die enthaltenen Richtlinien an und ergänzen Sie weitere Dokumente, etwa eine Reisekostenrichtlinie.
- Tragen Sie die Person ein, prüfen Sie die Vorschau und drucken Sie je Person ein Exemplar aus oder senden Sie die Datei zur Unterschrift.
- Legen Sie die unterschriebene Kopie in die Personalakte und geben Sie der Person auf Wunsch eine Kopie.
Häufige Fehler
- Unterschriften für eine Fassung einzuholen, die die Person nie erhalten hat oder die sich inzwischen geändert hat.
- Zu glauben, die Unterschrift ersetze die Pflicht, die Regeln so bekanntzumachen, wie Ihr Land es verlangt.
- Die Unterschrift als Zustimmung zu einer Verschlechterung der Bedingungen zu behandeln; in vielen Ländern ist sie das nicht.
- Vertraulichkeitsregeln so weit zu fassen, dass sie Vergütung oder Arbeitsbedingungen erfassen.
- Die unterschriebenen Seiten nicht aufzubewahren oder an einem Ort, an dem sie niemand findet.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch
- USA (US): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Vereinigtes Königreich (GB): Geschrieben in Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Formular mit Rahmen
- Ledger
- Kompakt
- Banner
- Warm
- Schlicht (Schwarzweiß)
- Modern
- Förmlich
- Seitenband
- Klassisch
- Minimal
- Executive
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Ist das Handbuch Teil des Arbeitsvertrags?
- Das hängt vom Land und vom Wortlaut ab. In den USA und in Großbritannien sagt das Handbuch meist, dass es kein Vertrag ist, oder nennt die vertraglichen Teile. In Korea, Japan und Deutschland haben Arbeitsordnungen und Betriebsvereinbarungen ihren eigenen rechtlichen Status und ihr eigenes Verfahren. Dieses Formular hält nur den Empfang fest und entscheidet nicht, was vertraglich ist.
- Was, wenn eine Person nicht unterschreibt?
- Erzwingen Sie keine Unterschrift. Notieren Sie Datum, wer das Dokument wie übergeben hat, und legen Sie die Notiz zum Formular. Wo das Recht erlaubt, Regeln durch Aushang oder Veröffentlichung bekanntzumachen, kommt es darauf an, nicht auf die Unterschrift.
- Brauche ich bei jeder Aktualisierung eine neue Unterschrift?
- Bei wichtigen Aktualisierungen, besonders zu Sicherheit, Verhalten und Datenschutz, ist es gute Praxis, die neue Fassung herauszugeben und eine neue Bestätigung einzuholen. Kleine Änderungen lassen sich auf dem in Ihrer Richtlinie genannten Weg bekanntgeben. Das Formular hat ein Feld für die Fassung, sodass jede unterschriebene Kopie zeigt, welche Fassung die Person erhalten hat.
- Ist die Vorlage eine Rechtsberatung?
- Nein. Es ist eine allgemeine Vorlage. Wie Regeln für Beschäftigte gelten und was eine Unterschrift beweist, unterscheidet sich je nach Land; prüfen Sie das oder fragen Sie vor der Verwendung eine fachkundige Person.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 6 Länderfassungen: International, USA, Vereinigtes Königreich, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.