Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur
Rechnungsnummer richtig vergeben: was § 14 UStG verlangt, Nummernkreis mit Jahr und Zähler, ein Register für alle Geräte, Korrekturen, QuoteBills Nummern.
Auf einen Blick
Kurz gesagt: Was eine Rechnungsnummer leisten muss
Die Rechnungsnummer verbindet das PDF, den Verwendungszweck der Überweisung, den Schriftwechsel mit dem Kunden und die Buchung. Sie ist etwas anderes als ein Projektname oder die Bestellnummer des Kunden: Ein Projekt kann mehrere Rechnungen haben, und die Bestellnummer vergibt der Kunde. Führen Sie beide Verweise, wo sie gebraucht werden, aber sprechen Sie über eine Forderung immer mit Ihrer Rechnungsnummer.
Für Rechnungen zwischen Unternehmen verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Zwei Dinge folgen daraus: Jede Nummer gibt es nur einmal, und mehrere Nummernkreise sind erlaubt, etwa einer je Jahr oder je Geschäftsbereich. Eine einprägsame Bezeichnung ist deshalb noch kein Nummernsystem. Die Quellen wurden am 7. Oktober 2026 geöffnet; dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung, und ob Ihr Nummernkreis im Einzelfall genügt, klären Sie dort.
Beispiel: Jahr und aufsteigender Zähler
Ein bewährtes Muster ist RE-2026-0042 für die 42. Rechnung des Jahres 2026, gefolgt von RE-2026-0043. Das Präfix unterscheidet die Rechnung vom Angebot AN-2026-0017, das Jahr bildet den Nummernkreis, führende Nullen halten die Reihe lesbar. Das ist ein Arbeitsbeispiel, kein vorgeschriebenes Format und keine Pflicht, jedes Jahr neu zu beginnen; auch ein durchlaufender Zähler ohne Jahr ist eine Zahlenreihe im Sinne des Gesetzes.
Halten Sie schriftlich fest, wer den Nummernkreis führt, wann eine Nummer vergeben wird und wie stornierte Entwürfe und Korrekturen vermerkt werden. Mit mehreren Nummernkreisen muss eindeutig sein, wofür jeder steht. Kundennamen, E-Mail-Adressen oder andere persönliche Angaben gehören nicht in die Nummer: Sie taucht in Zahlungsbelegen außerhalb Ihres Systems auf.
Ein Register für alle Geräte und Programme
Ein kleines gemeinsames Register, eine Tabelle genügt, hält je Rechnung diese Angaben fest. Sehen Sie vor jeder neuen Rechnung die zuletzt vergebene Nummer nach. Stellen mehrere Personen Rechnungen aus, legen Sie fest, wer die Nummern vergibt; zwei getrennte Tabellen wählen sonst denselben nächsten Wert.
Beginnen Sie den Nummernkreis nicht neu, nur weil Sie den Browser wechseln, den Rechner tauschen oder ein neues Programm einführen. Nehmen Sie das Register mit und tragen Sie Rechnungen nach, die anderswo ausgestellt wurden. Eine Doppelprüfung innerhalb eines Programms erkennt die Rechnung nicht, die Sie letzte Woche aus einem anderen Werkzeug verschickt haben.
- Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum.
- Kunde und, falls vorhanden, seine Bestellnummer.
- Betrag, Währung und Fälligkeitsdatum.
- Quelldokument: Angebotsnummer oder Vertrag.
- Status: Entwurf, versandt, bezahlt oder korrigiert, mit der Nummer der Korrektur.
So vergibt QuoteBill Nummern
QuoteBill erzeugt zunächst eine Kennung aus Dokumentart, Datum, Zählsegment und kurzem Zufallsteil, in der Form INVOICE-20261007-1-A1B2C3. Das ist keine lückenlose Reihe über Geräte oder Nutzer hinweg: Der Zufallsteil hilft, Entwürfe zu unterscheiden, ersetzt aber keinen fortlaufenden Nummernkreis.
Für Nummern in Reihenfolge wählen Sie in den Firmeneinstellungen unter „Dokumentnummern“ die Option „Fortlaufend“. Jede Dokumentart wird dann für sich gezählt und beginnt jedes Jahr neu, etwa INV-2026-0042 und danach INV-2026-0043. Die nächste Nummer ist eins mehr als die höchste, die QuoteBill auf Ihrem Gerät und in den geladenen Cloud-Dokumenten sieht. Wählen zwei Geräte dieselbe Nummer, nummeriert das Speichern in der Cloud das spätere Dokument um und sagt es Ihnen. Eine selbst eingetippte Nummer bleibt, wie sie ist. Ein Buchführungsregister ist das nicht.
Das Feld „Dokumentennr.“ können Sie vor der Ausstellung bearbeiten. „In der Cloud speichern“ prüft, ob ein anderes Cloud-Dokument Ihres Kontos dieselbe Nummer trägt, aber nicht, was in anderen Programmen vergeben wurde. Vergleichen Sie die vorgesehene Nummer mit Ihrem Register, bevor Sie speichern und das PDF weitergeben.
Wenn sich etwas ändert: Korrektur ohne Lücke in der Spur
Einen noch nicht ausgestellten Entwurf korrigieren Sie einfach und vermerken die Nummer nach Ihrem Verfahren. Hat der Kunde die Rechnung erhalten, überschreiben Sie die versandte Datei nicht stillschweigend. Stellen Sie eine Rechnungskorrektur aus, die die ursprüngliche Nummer nennt, und bewahren Sie beide Dokumente acht Jahre auf; die Frist beginnt nach § 14b Abs. 1 UStG mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Der Ratgeber „Gutschrift oder Rechnungskorrektur“ zeigt, was in die Korrektur gehört.
Macht QuoteBill aus einem Angebot eine Rechnung, bekommt sie eine neue Rechnungsnummer, und das Angebot bleibt erhalten. Das hilft, das Angebot wiederzufinden; es reserviert aber keine Nummer in Ihrem Register und erzeugt keine Rechnungskorrektur. Verwenden Sie eine Angebotsnummer nie als Rechnungsnummer, nur damit die Dateinamen ähnlich aussehen.
- Die Nummer gehört zum richtigen Nummernkreis und wurde nirgends sonst vergeben.
- Die Nummer ist im gespeicherten Dokument, im Dateinamen des PDF, in der E-Mail und im Verwendungszweck dieselbe.
- Ausstellungsdatum, Kunde, Betrag, Währung und die Angebotsnummer stehen im Register.
- Versandte Originale bleiben erhalten, und jede Korrektur verweist auf die Nummer, die sie korrigiert.
Häufige Fragen
Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird. Ob eine Lücke, etwa durch einen gelöschten Entwurf, erklärt werden muss, hängt von Ihrer Buchführung ab; vermerken Sie Lücken im Register, damit Sie sie bei einer Prüfung erklären können, und fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.
Darf ich mehrere Nummernkreise führen?
Ja, das Gesetz spricht von „einer oder mehreren Zahlenreihen“. Üblich sind getrennte Kreise je Jahr, je Standort oder je Dokumentart; wichtig ist, dass jede Nummer innerhalb ihres Kreises nur einmal vorkommt und erkennbar ist, zu welchem Kreis sie gehört.
Muss ich jedes Jahr bei 1 beginnen?
Nein. Ein Jahr im Muster ist praktisch, weil es den Kreis benennt, aber ein durchlaufender Zähler über die Jahre ist ebenso eine Zahlenreihe. QuoteBills Einstellung „Fortlaufend“ beginnt jedes Jahr neu; einen eigenen Zähler tragen Sie von Hand ein.
Was wird aus der Nummer einer Rechnung, die ich storniere?
Sie bleibt vergeben. Die Stornierung bekommt eine eigene Nummer aus dem Kreis der Korrekturen oder der Rechnungen und nennt die stornierte Nummer; so bleibt die Reihe nachvollziehbar, und niemand muss eine Lücke erklären.
Quellen
Kostenlose Vorlagen: Angebot, Rechnung, Quittung
Leere Rechnungsvorlage
Leere Rechnungsvorlage: Artikel oder Leistung. Steuer und Summe werden automatisch berechnet. Online ausfüllen oder als Excel- und Word-Datei laden.
Kostenloser Rechnungsgenerator
Rechnung online erstellen – mit Logo, Kundendaten, Positionen und Steuersatz. Vorschau prüfen und als PDF speichern. Kostenloses Konto genügt.
Rechnung für Buchhaltung
Rechnung für Buchhaltung: monatliche Buchungen, Kontenabstimmung und monatlicher Buchhaltungsbericht. Online ausfüllen oder als Excel- und Word-Datei laden.
Vorlage für Gutschrift und Rechnungskorrektur
Vorlage für Rechnungskorrektur und Stornorechnung (kaufmännische Gutschrift): Nummer der Originalrechnung, Grund und Minderung angeben. Als PDF, Word, Excel.