Gutschrift oder Stornorechnung? Rechnungskorrektur richtig schreiben

Was in eine Rechnungskorrektur gehört, warum „Gutschrift“ im Steuerrecht etwas anderes meint und wann man storniert und neu ausstellt – mit Rechenbeispiel.

Zwei Bedeutungen von „Gutschrift“

Im Geschäftsalltag heißt Gutschrift oft: Der Verkäufer nimmt einen Teil seiner Rechnung zurück, etwa nach einer Rücksendung. Umsatzsteuerlich meint das Wort etwas anderes. Nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger über die Leistung des Unternehmers ausstellt, sofern das vorher vereinbart wurde, typisch bei Provisionsabrechnungen. Auf ihr muss ausdrücklich „Gutschrift“ stehen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).

Die Stornierung oder Korrektur der eigenen Rechnung durch den Verkäufer ist nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass keine Gutschrift in diesem Sinne, auch wenn sie im Alltag so heißt (Abschnitt 14.3 Abs. 2). Die Bezeichnung „Gutschrift“ allein löst zwar keine Steuer nach § 14c UStG aus (Abschnitt 14c.1 Abs. 3), eindeutiger sind aber „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“.

Berichtigen oder mindern: zwei verschiedene Fälle

Fehlen in einer Rechnung Angaben oder sind sie falsch, erlaubt § 31 Abs. 5 UStDV die Berichtigung: Übermittelt werden nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben, mit einem Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, und mit denselben Anforderungen an Form und Inhalt. Als Bezug genügt in der Regel die Nummer der ursprünglichen Rechnung; eine neue Nummer ist nicht zwingend (Abschnitt 14.11 Abs. 1).

Sinkt dagegen der Preis nachträglich, etwa durch Rücksendung, Nachlass oder Skonto, ändert sich die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG. Sie berichtigen die Umsatzsteuer, Ihr Kunde seinen Vorsteuerabzug, jeweils für den Zeitraum, in dem die Änderung eingetreten ist. Eine Rechnungsberichtigung ist dafür nicht erforderlich (Abschnitt 14.11 Abs. 4); ein Korrekturbeleg mit Bezug auf die Rechnung erleichtert beiden Seiten aber die Buchung.

Stornorechnung: die ganze Rechnung aufheben

Ist die Rechnung als Ganzes falsch, etwa an den falschen Empfänger gerichtet oder doppelt gestellt, heben Sie sie mit einer Stornorechnung vollständig auf: dieselben Positionen mit negativen Beträgen und der Bezug auf Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung. Anschließend stellen Sie bei Bedarf eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus.

Die ursprüngliche Rechnung bleibt in Ihren Unterlagen, ihre Nummer wird nicht neu vergeben. Wurde sie als E-Rechnung ausgestellt, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein (Abschnitt 14.11 Abs. 1).

Was auf die Rechnungskorrektur gehört

Weil die Korrektur auf die ursprüngliche Rechnung verweist, übernehmen Sie deren Angaben und ergänzen, was sich ändert:

  • Bezeichnung als Rechnungskorrektur oder Stornorechnung; eine eigene Nummer ist üblich.
  • Das Ausstellungsdatum der Korrektur sowie Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung.
  • Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers.
  • Die betroffenen Positionen mit Menge, Einzelpreis und dem Grund der Korrektur.
  • Die Minderung des Entgelts, den Steuersatz und die Minderung der Umsatzsteuer, getrennt ausgewiesen.

Rechenbeispiel: 5 von 40 Stück zurück

Die Rechnung RE-2026-0042 berechnet 40 Displayständer zu je 25 €: 1.000 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer von 190 €, zusammen 1.190 €. Der Kunde schickt fünf beschädigte Ständer zurück.

Die Rechnungskorrektur RK-2026-0007 nennt RE-2026-0042 mit Datum und mindert um 5 × 25 € = 125 € netto und 23,75 € Umsatzsteuer, zusammen 148,75 €. Offen sind danach 1.190 € − 148,75 € = 1.041,25 €. Beide Dokumente behalten ihre eigenen Beträge.

Die Korrektur in QuoteBill anlegen

Öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie „Gutschrift zu dieser Rechnung erstellen“. QuoteBill legt einen Entwurf mit demselben Kunden und denselben Positionen an, vergibt eine eigene Nummer und trägt die Rechnungsnummer als ursprüngliche Rechnung ein. Die Rechnung selbst bleibt unverändert.

Die deutsche Fassung dieses Dokuments trägt derzeit die Überschrift „Gutschrift“ und den Satz, dass sie den offenen Betrag der ursprünglichen Rechnung mindert. Schreiben Sie „Rechnungskorrektur zu RE-2026-0042 vom …“ und den Grund in die Anmerkungen und kürzen Sie die Positionen auf die zurückgegebene Menge. QuoteBill rechnet mit einem Steuersatz pro Dokument und erzeugt PDF-Dokumente, keine E-Rechnungen.

  • Die Korrektur trägt das heutige Datum, nicht das der Rechnung.
  • Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung sind genannt.
  • Es stehen nur die zurückgegebenen oder geminderten Positionen darin.
  • Die Umsatzsteuer wird mit dem Satz der ursprünglichen Rechnung gemindert.

Quellen

Vorlagen für Angebot, Rechnung, Quittung kostenlos

  • Vorlage für Gutschrift und Rechnungskorrektur

    Mindern oder stornieren Sie eine bereits ausgestellte Rechnung mit deren Nummer und dem Grund, statt das Original zu ändern.

  • Kostenloser Rechnungsgenerator

    Erfassen Sie Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuern, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum lassen sich direkt ergänzen.

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    Erfassen Sie eine erhaltene Zahlung mit Datum, Zahlungsart, der beglichenen Rechnung und dem Betrag und speichern Sie sie als PDF.