Rechnung drucken oder als PDF speichern: Anleitung

Rechnung ausdrucken oder als PDF speichern: der Druckdialog unter Windows, am Mac und auf dem Handy, Dateiname, A4, Versand per E-Mail und Aufbewahrung.

Kurz gesagt

QuoteBill hat keinen PDF-Download mit einem Klick. Sie drucken eine Rechnung im Editor über „Drucken / PDF“: Es öffnet sich der Druckdialog Ihres Browsers, und dort wählen Sie einen Drucker oder „Als PDF speichern“. Dasselbe geschieht mit Strg+P, am Mac mit Cmd+P, solange der Editor offen ist. Als Excel- oder Word-Datei bekommen Sie die Rechnung über „Herunterladen“.

Vor dem Drucken prüft QuoteBill zwei Dinge. Fehlt der Steuersatz, erscheint der Hinweis „Geben Sie vor dem Drucken einen Steuersatz ein. Tragen Sie 0 ein, wenn keine Steuer anfällt.“ Fehlt Ihr Firmenname, fragt der Dialog „Ihr Firmenname fehlt“, ob Sie „Meine Firmendaten verwenden“, „Firmendaten eingeben“ oder „Trotzdem drucken“ möchten. So geht keine Rechnung versehentlich ohne Absender hinaus.

Schritt für Schritt in QuoteBill

So wird aus der Rechnung im Editor ein Ausdruck oder eine PDF-Datei. QuoteBill legt die Seite als A4 an und druckt die Farben so, wie die Vorschau sie zeigt; dafür müssen Sie im Druckdialog nichts einstellen.

  • Rechnung öffnen und in der Vorschau prüfen: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Summe.
  • Oben „Drucken / PDF“ wählen oder Strg+P drücken; auf dem Handy unten in der Leiste „Drucken“ antippen.
  • Im Druckdialog einen Drucker wählen, oder „Als PDF speichern“, wenn Sie eine Datei brauchen.
  • Papierformat A4 und die Skalierung auf „Standard“ beziehungsweise 100 % lassen, dann drucken oder speichern.
  • Die gespeicherte PDF-Datei öffnen und jede Seite prüfen, bevor Sie sie verschicken.

Windows und Mac: als PDF speichern

Unter Windows heißt der Eintrag in Chrome und Edge „Als PDF speichern“: In Chrome steht er in der Liste „Ziel“, in Edge in der Liste „Drucker“. Sie können auch den Windows-Drucker „Microsoft Print to PDF“ wählen; dann fragt Windows nach Ordner und Dateinamen. In anderen Browsern suchen Sie in der Liste der Drucker oder Ziele nach dem Eintrag für PDF.

Am Mac öffnet Safari den Druckdialog von macOS. Unten links steht das Menü „PDF“; dort wählen Sie „Als PDF sichern …“ und danach Ordner und Namen. Chrome zeigt auch am Mac seinen eigenen Dialog mit „Als PDF speichern“ unter „Ziel“. Die Bezeichnungen können sich mit neuen Versionen der Browser leicht ändern.

Auf dem Handy: iPhone und Android

Auf dem Handy zeigt der Editor unten eine Leiste mit „Vorschau“, „Drucken“ und „Speichern“. Tippen Sie auf „Drucken“. Auf dem iPhone öffnen sich die Druckoptionen von iOS; über das Teilen-Symbol oben geben Sie die Rechnung als PDF weiter oder legen sie mit „In Dateien sichern“ ab. Unter Android wählen Sie oben in der Druckvorschau statt eines Druckers „Als PDF speichern“ und tippen dann auf das PDF-Symbol.

Der Bildschirm ist schmal, die Rechnung bleibt aber eine A4-Seite. Öffnen Sie das fertige PDF deshalb einmal ganz und prüfen Sie, ob lange Positionsbeschreibungen vollständig und lesbar sind.

Beispiel: Dateiname einer Rechnung

Eine Grafikdesignerin, die als Kleinunternehmerin keine Umsatzsteuer ausweist, schreibt Rechnung 2026/031 an die Bäckerei Sommer: zwei Entwürfe zu je 450 € und eine Druckvorlage zu 120 €, also 2 × 450 + 120 = 1.020 €. Sie trägt als Steuersatz 0 ein und schreibt den Hinweis auf § 19 UStG in die Anmerkungen; ohne Steuersatz würde QuoteBill nicht drucken. Die Zahlen sind ein Beispiel.

Der Dokumentname lautet „Rechnung 2026/031 Bäckerei Sommer“. QuoteBill übergibt diesen Namen an den Druck und ersetzt Zeichen, die in Dateinamen nicht erlaubt sind, etwa den Schrägstrich, durch Bindestriche. Der Browser schlägt deshalb beim Speichern „Rechnung 2026-031 Bäckerei Sommer.pdf“ vor. Hat ein Dokument keinen Namen, steht dort die Dokumentnummer.

Excel, Word oder PDF – und ohne Konto?

Über „Herunterladen“ erhalten Sie die Rechnung als „Excel-Datei (.xlsx)“ oder „Word-Datei (.docx)“. Beide Dateien entstehen in Ihrem Browser, und in der Excel-Datei bleiben die Beträge Formeln, die weiterrechnen, wenn Sie Mengen oder Preise ändern. Ein PDF entsteht dagegen nur über den Druckdialog. Zum Ausfüllen, Speichern und Herunterladen brauchen Sie ein kostenloses Konto.

Ohne Konto können Sie auf jeder Vorlagenseite das leere Formular mit „Leeres Formular drucken / PDF“ ausdrucken oder als PDF speichern und von Hand ausfüllen. Eine ausgefüllte Rechnung mit Ihren Daten entsteht erst im Editor.

Per E-Mail verschicken und aufbewahren

Zwischen inländischen Unternehmen ist eine PDF-Rechnung nach dem Fragen-und-Antworten-Katalog des Bundesfinanzministeriums (Stand 23. März 2026, abgerufen am 5. Oktober 2026) 2025 und 2026 noch erlaubt, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt, 2027 nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 ist dort die E-Rechnung Pflicht. Ausgenommen sind Rechnungen bis 250 Euro, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatpersonen. Ein PDF aus QuoteBill ist keine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Bewahren Sie ein Doppel jeder Rechnung auf, die Sie ausstellen: § 14b Abs. 1 UStG verlangt acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Legen Sie die verschickte Datei in Ihrer eigenen Ablage ab. „In der Cloud speichern“ hilft, die Rechnung auf jedem Gerät wiederzufinden, ersetzt aber keine Aufbewahrung nach den steuerlichen Vorgaben.

Checkliste vor dem Drucken oder Versenden

Prüfen Sie am fertigen PDF, nicht nur in der Vorschau:

  • Firmenname, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. stehen auf der Rechnung.
  • Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Leistungszeitpunkt sind eingetragen.
  • Steuersatz und Steuerbetrag stimmen, oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung steht da.
  • Jede Seite ist vollständig, auch Summe und Zahlungshinweis auf der letzten Seite.
  • Der Dateiname nennt Rechnungsnummer und Kunden, damit Sie die Datei wiederfinden.

Häufige Fragen

Kann ich die Rechnung direkt als PDF herunterladen? Nein, einen PDF-Download mit einem Klick gibt es nicht. Das PDF entsteht im Druckdialog des Browsers mit „Als PDF speichern“; herunterladen können Sie die Rechnung als Excel- oder Word-Datei.

Muss eine gedruckte Rechnung unterschrieben sein? Die Pflichtangaben in § 14 Abs. 4 UStG nennen keine Unterschrift. Ob ein Kunde für seine eigenen Abläufe eine verlangt, klären Sie mit ihm.

Warum ist das PDF verkleinert oder anders umbrochen als die Vorschau? Meist ist im Druckdialog eine andere Skalierung als „Standard“ oder ein anderes Papierformat als A4 gewählt. Stellen Sie beides zurück; die Vorschau zeigt, wo eine Seite umbricht.

Darf ich eine ausgedruckte Rechnung nachträglich ändern? Eine Rechnung, die der Kunde schon hat, ändern Sie nicht stillschweigend. Sie korrigieren sie mit einer Rechnungskorrektur oder stornieren sie und stellen sie neu aus, wie der Ratgeber zu Gutschrift und Storno erklärt.

Quellen

Kostenlose Vorlagen: Angebot, Rechnung, Quittung

  • Deutsche Rechnungsvorlage

    Deutsche Rechnungsvorlage: Gerätemontage, Leistungsprüfung und technische Übergabe. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.

  • Kostenloser Rechnungsgenerator

    Rechnung online erstellen – mit Logo, Kundendaten, Positionen und Steuersatz. Vorschau prüfen und als PDF speichern. Kostenloses Konto genügt.

  • Quittungsvorlage

    Kostenlose Quittungsvorlage: Zahlungsdatum, Zahlungsart, Rechnungsnummer und erhaltenen Betrag eintragen, als PDF speichern oder als Word und Excel laden.