E-Rechnung ab 2027: Pflicht, Fristen und Ausnahmen

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Seit 2025 liegt nach § 14 Abs. 1 UStG eine E-Rechnung nur noch vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger so vereinbart sein, dass sich die Pflichtangaben richtig und vollständig auslesen lassen. Alles andere ist eine „sonstige Rechnung“: Papier, Bilddateien, Angaben in einer E-Mail und jedes PDF ohne eingebetteten Datensatz.

Die in Deutschland üblichen Formate sind XRechnung, ein reiner XML-Datensatz, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebettetem XML in einer einzigen Datei. Bei ZUGFeRD zählen die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht. Das Bundesfinanzministerium nennt es ausdrücklich: Ein einfaches PDF-Dokument ist keine E-Rechnung, weil es kein strukturiertes Format hat.

• XRechnung als XML-Datei nach EN 16931: E-Rechnung.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL: E-Rechnung, auch wenn die Datei wie ein PDF aussieht.
• PDF ohne eingebetteten Datensatz, etwa aus Word, Excel oder QuoteBill: sonstige Rechnung.
• Papier, eingescannte Rechnung, Foto oder Text in einer E-Mail: sonstige Rechnung.

Wer ausgenommen ist

Die Pflicht gilt nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht besteht, eine Rechnung auszustellen, und nur zwischen inländischen Unternehmen. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums und dem Anwendungserlass brauchen diese Rechnungen keine E-Rechnung zu sein:

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze) und viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa steuerfreie Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietungen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag (§ 33 UStDV) und Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV): Sie dürfen immer eine sonstige Rechnung ausstellen. Das Weitere steht im Ratgeber zur Rechnung als Kleinunternehmer.
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine.
• Rechnungen, bei denen mindestens einer der Beteiligten nicht im Inland ansässig ist: Dann besteht nach dem Anwendungserlass keine Pflicht zur E-Rechnung.

Empfangen, zustimmen, aufbewahren

Empfangen müssen Sie schon heute. Ein E-Mail-Postfach genügt, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Das gilt auch für Kleinunternehmer: Sie sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können. Wer die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine sonstige Rechnung zu bekommen.

Solange Sie eine sonstige Rechnung im elektronischen Format schicken dürfen, brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers. Sie hat keine besondere Form. Sie kann auch stillschweigend durch widerspruchslose Annahme oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen erklärt werden. Welches zulässige Format und welchen Weg zwei Geschäftspartner nutzen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären.

Aufbewahren müssen Sie ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre lang (§ 14b Abs. 1 UStG). Nach dem Anwendungserlass geschieht das grundsätzlich im empfangenen Format, mit gewährleisteter Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit. Bei einer erhaltenen E-Rechnung ist deshalb die Datei mit dem Datensatz aufzuheben und nicht nur ein Ausdruck.