Rechnung aus Excel-Tabelle erstellen: automatisch per API

Welcher Weg zu Ihrer Menge passt

Eine grobe Orientierung nach Zahl und Regelmäßigkeit Ihrer Rechnungen:

• Wenige Rechnungen im Monat, jede anders: der Editor, ausgehend von einer Vorlage oder von der letzten Rechnung an denselben Kunden.
• Ab und zu ein Stapel aus einer Liste: ein verbundener KI-Assistent, der jede Rechnung nach Ihren Worten entwirft, damit Sie sie prüfen; wie Sie ihn verbinden, zeigt der Ratgeber „QuoteBill in ChatGPT, Claude und Gemini nutzen“.
• Regelmäßige Rechnungen, die schon in einer Tabelle, einem Formular oder einer Datenbank stehen: eine Automatisierung mit einem persönlichen API-Schlüssel.
• Monatliche Rechnungen an dieselben Kunden: eine Automatisierung oder eine Kopie der Rechnung des Vormonats unter Ihren Dokumenten.

Die Tabelle planen, bevor Sie automatisieren

Eine Automatisierung ist nur so gut wie die Tabelle, die sie liest. Nehmen Sie eine Zeile pro Rechnungsposition, in jeder Zeile dieselben Spalten, und eine Spalte, die sagt, welche Zeilen zur selben Rechnung gehören. Zahlen bleiben Zahlen und kein Text mit Euro-Zeichen, und ein Datum schreiben Sie als Jahr-Monat-Tag, also 2026-10-07 und nicht 07.10.2026.

Legen Sie eine Statusspalte an, damit die Automatisierung nur Zeilen mit „bereit“ abholt, und eine Spalte, in die sie die Adresse des angelegten Entwurfs zurückschreibt. Dann wird keine Zeile zweimal abgerechnet, und Sie sehen auf einen Blick, welche Zeilen schon einen Entwurf haben. Die API-Anleitung zeigt das Rezept für Google Sheets; mit einer Excel-Tabelle geht es genauso, wenn Ihr Werkzeug sie lesen kann.

• Rechnungsgruppe: eine Kennung, die alle Zeilen einer Rechnung teilen und die zugleich als Idempotency-Key der Anfrage dient.
• Kunde, E-Mail-Adresse des Kunden und, wo die Rechnung sie braucht, seine Steuernummer oder USt-IdNr.
• Position, Menge und Einzelpreis, die beiden letzten als reine Zahlen.
• Status (Entwurf, bereit, erledigt) und die Editor-Adresse des Entwurfs, die die Automatisierung zurückschreibt.

So läuft die Automatisierung

Einen persönlichen API-Schlüssel legen Sie in den Firmeneinstellungen an, im Menüpunkt „Unternehmen“ unter „API-Schlüssel“, gültig für 30, 90 oder 365 Tage, und Sie hinterlegen ihn im eigenen Zugangsdatenspeicher des Automatisierungswerkzeugs. Das Werkzeug beobachtet die Tabelle und schickt für jede bereite Rechnung eine Anfrage, die ein Dokument anlegt; die Antwort enthält Nummer, Summen und Editor-Adresse des Entwurfs, die das Werkzeug in die Tabelle zurückschreibt. Die genaue Anfrage und die Einstellungen für Make, Zapier und n8n stehen in der API-Anleitung, die es nur auf Englisch gibt.

Ein Schlüssel ist ein Passwort, mit dem Dokumente in Ihrem Konto angelegt werden. Nehmen Sie einen Schlüssel pro Ablauf, fügen Sie ihn nie in die Tabelle selbst ein, teilen oder exportieren Sie kein Szenario, das ihn enthält, und widerrufen Sie ihn in den Firmeneinstellungen, sobald ihn jemand gesehen haben könnte.

Grenzen, mit denen Sie planen

Ein Schlüssel darf 60 Anfragen pro Minute und 5.000 pro Tag senden, und ein Konto kann über die API 500 Dokumente pro Tag anlegen; jeder Entwurf zählt zu Ihrem Kontingent an Dokumenten in der Cloud. Die API legt Dokumente nur an und liest sie: Sie kann sie nicht verschicken, unterschreiben, ändern oder löschen und keinen Kontoauszug erstellen, und ein QuoteBill-Dokument hat einen einzigen Steuersatz. Die angelegten Dokumente sind druckbare Rechnungen, keine E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD; ob und ab wann Sie zwischen Unternehmen E-Rechnungen brauchen, erklärt der Ratgeber „E-Rechnung ab 2027“. Ein Steuersatz, den die API aus dem Land übernimmt, ist ein Ausgangswert, den Sie prüfen.