Rechnungsvorlage für den Warenverkauf
Rechnungsvorlage für den Warenverkauf: verkaufte Waren, Warenversand und Geschenkverpackung. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Branche
- Verkaufte Waren
- Warenversand
- Geschenkverpackung
Rechnung für verkaufte Waren ausfüllen
Beispielhafter Ablauf
Waren auflisten
Beginnen Sie mit „Verkaufte Waren“: eine Zeile je Ware mit der versandten Menge und dem Einzelpreis.
Versand und Extras ergänzen
Fügen Sie Frachtkosten und Extras bis „Geschenkverpackung“ je auf einer eigenen Zeile hinzu und stellen Sie dann den Steuersatz der Ware ein.
Rechnung versenden
Schicken Sie die Rechnung mit der Sendung oder direkt danach und gleichen Sie den Zahlungseingang mit der Rechnungsnummer ab.
Ein Kassenbon belegt eine Zahlung; eine Verkaufsrechnung fordert sie an oder dokumentiert einen Verkauf, den ein Geschäftskunde verbuchen muss. Onlinehändler legen sie dem Paket bei oder schicken sie nach dem Versand per E-Mail, und Wiederverkäufer erwarten sie oft, bevor sie zahlen. Die Vorlage ist auf Waren statt auf Zeit ausgelegt: Produkte mit Menge und Stückpreis, Versand und Geschenkverpackung getrennt, damit sich eine Teilrückgabe oder ein beschädigtes Paket zeilenweise gutschreiben lässt.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Verkaufte Waren, Warenversand, Geschenkverpackung: Berechnen Sie die Waren nach Menge und Einzelpreis, Versand und Geschenkverpackung auf eigenen Zeilen.
- Verkaufte Waren
- Tragen Sie den Stückpreis nach dem vereinbarten Händlerrabatt ein und führen Sie Varianten wie Größe oder Farbe in eigenen Zeilen.
- Warenversand
- Berechnen Sie den Versand einmal je Paket oder Sendung, nicht je Artikel, und nennen Sie den Versanddienst, falls der Kunde ihn gewählt hat.
- Geschenkverpackung
- Zählen Sie die verpackten Artikel, nicht die Pakete, und löschen Sie die Zeile, wenn niemand eine Geschenkverpackung wollte.
- Waren und Mengen
- Nennen Sie jede Ware so, wie der Kunde sie bestellt hat, gegebenenfalls mit Artikelnummer, dazu die versandte Menge und den Preis je Einheit.
- Versand und Extras
- Weisen Sie Versand, Verpackung und Geschenkverpackung getrennt von der Ware aus und sagen Sie, ob der Versand zum Selbstkostenpreis oder pauschal berechnet wird.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Führen Sie jede Ware mit Artikelnummer und Menge auf und halten Sie Versand und Geschenkverpackung als eigene Leistungen, damit eine Rückgabe sie nicht mitnimmt.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Verkaufte Waren“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Warenversand“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Geschenkverpackung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Prüfen Sie jede Menge gegen das, was tatsächlich verpackt und versandt wurde, nicht nur gegen die Bestellung.
- Nennen Sie Lieferanschrift und Versandart, wenn sie von der Rechnungsanschrift abweichen.
- Prüfen Sie, ob jede erbrachte Lieferung auf der Rechnung steht, und ergänzen Sie Zahlungsziel und bereits erhaltene Zahlungen.
Beispiel: eine Warenlieferung mit Versand
Die Zahlen sind ein Beispiel, mit dem Steuersatz 19 %. Ein Shop verkauft 24 Artikel zu einem Preis, versendet sie in einem Paket und verpackt sechs davon als Geschenk.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Verkaufte Waren | 24 × 18,00 € | 432,00 € |
| Warenversand | 1 × 14,50 € | 14,50 € |
| Geschenkverpackung | 6 × 3,50 € | 21,00 € |
| Zwischensumme | 467,50 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 88,83 € | |
| Gesamt | 556,33 € | |
Ware, Versand und Verpackung ergeben 467,50 € netto. Die Steuer von 19 % beträgt 88,83 €, der Kunde zahlt 556,33 €.
Typische Fehler bei der Verkaufsrechnung
- Die bestellte Menge berechnen, obwohl nur ein Teil versandt wurde.
- Den Versand in den Warenpreis einrechnen, sodass eine Rückgabe das Versandgeld mitnimmt.
- Die Artikelnummer weglassen, sodass ein Kunde mit mehreren ähnlichen Artikeln die Zeile nicht zuordnen kann.
- Waren mit unterschiedlichen Steuersätzen auf einer Rechnung mischen; QuoteBill wendet je Dokument einen Satz an, schreiben Sie je Satz eine Rechnung.
- Die Lieferanschrift vergessen, wenn sie von der Rechnungsanschrift abweicht.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Rechnungsvorlage für den Warenverkauf: Was gehört hinein?
Tragen Sie auf den Zeilen der Vorlage – Verkaufte Waren, Warenversand, Geschenkverpackung – ein, was Sie verkauft haben: je Ware Bezeichnung, Menge und Preis, dazu Ihre Angaben, den Kunden und eine noch nicht vergebene Nummer.
Sollte der Versand eine eigene Zeile sein?
Ja. Eine eigene Zeile zeigt, was die Ware und was ihr Transport zum Kunden gekostet hat, und der Versandpreis steckt nicht im Warenpreis, wenn der Kunde die Ware zurückgibt.
Wie rechne ich eine Teillieferung ab?
Berechnen Sie, was bisher versandt wurde, und vermerken Sie, dass der Rest mit einer späteren Rechnung folgt. Geben Sie auf beiden die Bestellnummer an, damit der Kunde sie einer Bestellung zuordnet.
Wohin gehört die Artikelnummer?
An den Anfang der Zeilenbeschreibung, vor den Artikelnamen, damit ein Kunde, der nach Nummer bestellt, die Zeile findet. Verwenden Sie die Nummer, die der Kunde in seiner Bestellung nutzt.
Kann die Geschenkverpackung einen eigenen Preis haben?
Ja. Geben Sie ihr Zeile, Menge und Einzelpreis, wie die Beispielzeile „Geschenkverpackung“ es tut, damit der Betrag sichtbar ist und entfällt, wenn der Kunde sie abbestellt.
Was gilt, wenn der Kunde einen Teil der Bestellung zurückgibt?
Lassen Sie die Rechnung unverändert und schicken Sie eine Gutschrift über die zurückgegebene Ware mit der Rechnungsnummer. Den Versand schreiben Sie nur gut, wenn Sie die Erstattung zugesagt haben.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnungsvorlage für den Warenverkauf“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.