Bestellung für Praxisbedarf Vorlage
Bestellvorlage für Praxisbedarf: Handschuhe, Kompressen, Liegenpapier und Händedesinfektion nach Artikelnummer und Gebinde, mit Ersatz- und Laufzeitregeln.
Vorlagen nach Branche
- Nitril-Untersuchungshandschuhe, Größe M, Boxen à 100
- Mullkompressen, steril, 10×10 cm, Packungen à 100
- Liegenpapier, 50 cm × 40 m
- Händedesinfektionsmittel, 500-ml-Pumpflaschen
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Mit dem Angebot abgleichen
Beispiel: Übernehmen Sie „Nitril-Untersuchungshandschuhe, Größe M, Boxen à 100“ aus dem Angebot des Lieferanten und übertragen Sie Menge, Einzelpreis und Spezifikation genau.
Freigeben und senden
Bestätigen Sie Liefertermin und Lieferanschrift für jede Position, auch für „Händedesinfektionsmittel, 500-ml-Pumpflaschen“, unterschreiben Sie die Freigabezeile und senden Sie die Bestellung ab.
Wareneingang und Abgleich
Prüfen Sie die Ware bei Eingang gegen die Bestellung und gleichen Sie die Rechnung des Lieferanten vor der Zahlung mit der Bestellnummer ab.
Eine Praxis bestellt selten nur einen Artikel. Die Liste des Lieferanten mischt Einzelstücke, Packungen und Kartons, und wer nur „Handschuhe“ schreibt, bekommt womöglich die hundertfache Menge oder die falsche Größe. Diese Bestellung nennt jedes Verbrauchsmaterial mit Artikelnummer und Gebindegröße, legt fest, was ersetzt werden darf, und sagt, wer freigibt und wohin die Ware geliefert wird. So lässt sich dieselbe Liste jeden Monat mit geänderten Mengen erneut verwenden.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Nitril-Untersuchungshandschuhe, Größe M, Boxen à 100, Mullkompressen, steril, 10×10 cm, Packungen à 100, Liegenpapier, 50 cm × 40 m, Händedesinfektionsmittel, 500-ml-Pumpflaschen: Geben Sie für jede Position Menge, Einheit und vereinbarten Preis so an, wie der Lieferant sie angeboten hat.
- Nitril-Untersuchungshandschuhe, Größe M, Boxen à 100
- Schreiben Sie Größe und Material aus; ein Wechsel von Nitril auf Vinyl oder von M auf L ändert Passform und Hautverträglichkeit, vermerken Sie daher „kein Ersatz“.
- Mullkompressen, steril, 10×10 cm, Packungen à 100
- Sterile Kompressen gibt es einzeln verpackt oder lose im Beutel; nennen Sie die Form und die Mindestrestlaufzeit bei Lieferung, damit keine kurz vor Ablauf stehende Ware kommt.
- Liegenpapier, 50 cm × 40 m
- Prüfen Sie vor der Bestellung den Halter an der Liege, denn Breite und Kerndurchmesser müssen passen; eine günstigere 45-cm-Rolle sitzt dort einfach nicht.
- Händedesinfektionsmittel, 500-ml-Pumpflaschen
- Fragen Sie den Lieferanten nach der Versandart für alkoholhaltige Flüssigkeit, die Spediteure oft gesondert behandeln, und nennen Sie eine Annahmezeit, zu der jemand da ist.
- Lieferant und Angebot
- Nennen Sie den Lieferanten und die Nummer des Angebots, das diese Bestellung annimmt, damit sich jeder Preis dem Angebot zuordnen lässt.
- Lieferung
- Geben Sie Liefertermin, Lieferanschrift, Versandart und den Empfänger der Ware an.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Tragen Sie je Position Artikelnummer und Gebindegröße des Lieferanten ein, sagen Sie, ob ein anderes Fabrikat geliefert werden darf, und nennen Sie die kürzeste Restlaufzeit, die Sie bei Verfallsware annehmen.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Nitril-Untersuchungshandschuhe, Größe M, Boxen à 100“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Sind Liefertermin und Empfänger für „Mullkompressen, steril, 10×10 cm, Packungen à 100“ vereinbart?
- Hat die budgetverantwortliche Person die Ausgabe für „Liegenpapier, 50 cm × 40 m“ freigegeben?
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- Entspricht „Händedesinfektionsmittel, 500-ml-Pumpflaschen“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Prüfen Sie die Angebotsnummer des Lieferanten, Liefertermin und Lieferanschrift sowie, wer die Bestellung freigegeben hat.
- Prüfen Sie, ob Menge, Einheit und Einzelpreis jeder Position dem Angebot des Lieferanten entsprechen.
- Vergeben Sie eine eigene Bestellnummer, damit der Lieferant sie auf Lieferschein und Rechnung angeben kann.
Rechenbeispiel: monatlicher Nachschub für eine kleine Praxis
Die Zahlen sind ein Beispiel. Eine Praxis bestellt ihr übliches Verbrauchsmaterial nach: 48 Boxen Handschuhe, 30 Packungen Kompressen, 12 Rollen Liegenpapier und 36 Flaschen Händedesinfektion, jeweils zum Katalogpreis des Lieferanten.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Nitril-Untersuchungshandschuhe, Größe M, Boxen à 100 | 48 × 6,50 € | 312,00 € |
| Mullkompressen, steril, 10×10 cm, Packungen à 100 | 30 × 5,20 € | 156,00 € |
| Liegenpapier, 50 cm × 40 m | 12 × 11,00 € | 132,00 € |
| Händedesinfektionsmittel, 500-ml-Pumpflaschen | 36 × 4,50 € | 162,00 € |
| Gesamt | 762,00 € | |
Die vier Positionen ergeben 762,00 €. Weitere Beträge sind in diesem Beispiel nicht enthalten: Berechnet der Lieferant Steuer oder Fracht, gehören sie in das Steuerfeld und in eine eigene Zeile. Da jede Position ihre Gebindegröße nennt, genügt im Folgemonat die Änderung der Mengen.
Häufige Fehler bei einer Bestellung von Praxisbedarf
- „Handschuhe“ ohne Größe und Material bestellen und die Auswahl dem Lieferanten überlassen.
- Einheiten mischen, sodass die Bestellung 2.000 sagt, wo die Preisliste 20 Boxen meint.
- Die Mindestrestlaufzeit weglassen und so Ware kurz vor Verfall untergeschoben bekommen.
- Niemanden für die Freigabe eines Ersatzes nennen, sodass die Bestellung wartet, bis der Lieferant jemanden erreicht.
- Eine Position beilegen, die der Lieferant nur an zugelassene Kunden abgibt, wodurch die ganze Bestellung zur Prüfung zurückgehalten werden kann.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Bestellung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens als Besteller
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Bestellnummer und Bestelldatum
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Liefertermin, Lieferanschrift und Versandart
- Zahlungsbedingungen und Gesamtbetrag, Steuer getrennt ausgewiesen
- Wer die Bestellung freigegeben hat
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Darf der Lieferant ein anderes Handschuhfabrikat schicken, wenn meines nicht vorrätig ist?
Nur wenn die Bestellung es erlaubt. Schreiben Sie bei Positionen, an denen Passform oder Material hängt, „kein Ersatz“, nennen Sie, wer eine Alternative freigeben darf, und lassen Sie jeden Tausch vor dem Versand per E-Mail bestätigen.
Wie fordere ich bei Verfallsware eine Mindestrestlaufzeit?
Tragen Sie sie in die Position oder die Anmerkungen ein, etwa „bei Lieferung mindestens 18 Monate bis Verfall“. Richten Sie die Zahl danach, wie schnell Sie einen Karton verbrauchen, dann bleibt Zeit zur Verwendung.
Bestelle ich Einzelstücke oder ganze Boxen?
In der Einheit, in der der Lieferant verkauft, und so in der Position: „20 Boxen à 100“, nicht „2.000 Handschuhe“. Die Mengenspalte zählt dann Boxen, und Bestellung und Preisliste sprechen dieselbe Einheit.
Wen nenne ich als freigebende Person?
Eine Person mit Budgetbefugnis, meist die Praxisleitung. Lieferanten mit Kreditlimit halten Bestellungen ohne Namen oft zurück, und bei Ersatzfragen wissen sie, wen sie anrufen.
Wohin kommen Hintereingang und Annahmezeiten?
Die Anschrift gehört in das Feld für die Lieferadresse, der Zugang in die Anmerkungen: Hintertür, Annahmezeiten, wer quittiert. Findet der Fahrer morgens die Vordertür verschlossen, hinterlässt er sonst nur eine Karte.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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Lesen Sie zu „Bestellung für Praxisbedarf Vorlage“ auch: Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann? und Angebot schreiben: Aufbau, Beispiel Webdesign und Checkliste. Wenn die Ware ankommt, gleichen Sie sie hiermit ab: Lieferscheinvorlage.