Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann?

Angebot, Proformarechnung, Rechnung, Quittung und Rechnungskorrektur im Vergleich: wann welches Dokument kommt, was darauf steht und was es steuerlich bewirkt.

Die Reihenfolge der Dokumente

Die meisten Aufträge durchlaufen dieselben Stufen: ein Angebot, manchmal eine Zahlungsaufforderung vorab, die Rechnung, die Bestätigung des Zahlungseingangs und gelegentlich eine Korrektur. Jede Stufe hat ein eigenes Dokument mit eigener Nummer. Ein späteres Dokument verweist auf das frühere, statt es zu überschreiben.

Angebot und Kostenvoranschlag

Das Angebot nennt Leistung, Preis und Bedingungen; der Kostenvoranschlag schätzt die voraussichtlichen Kosten.

  • Wann: vor dem Auftrag, damit der Kunde entscheiden oder vergleichen kann.
  • Von wem: vom Verkäufer oder Handwerker, auf Anfrage oder unaufgefordert.
  • Inhalt: Umfang, Mengen, Preise, Ausschlüsse und eine Annahmefrist.
  • Steuerlich: keine Wirkung, denn es wird noch nichts abgerechnet.

Proformarechnung: Unterlagen vor der Lieferung

Die Proformarechnung sieht aus wie eine Rechnung, rechnet aber noch nicht über eine Leistung ab.

  • Wann: bei Vorkasse, für eine Einfuhrgenehmigung, ein Akkreditiv oder den Zoll.
  • Von wem: vom Verkäufer, meist nachdem der Auftrag feststeht.
  • Inhalt: die erwarteten Rechnungsangaben, deutlich als Proforma bezeichnet.
  • Steuerlich: keine Grundlage für den Vorsteuerabzug; dafür dient die Rechnung.

Rechnung: die Zahlungsaufforderung

Die Rechnung ist das Dokument, um das herum das Umsatzsteuerrecht gebaut ist; § 14 Abs. 4 UStG zählt ihre Pflichtangaben auf.

  • Wann: bei Lieferung oder Leistung, bei Anzahlungen schon nach dem Zahlungseingang.
  • Von wem: vom leistenden Unternehmer, bei vereinbarter Gutschrift vom Kunden.
  • Inhalt: Nummer, Datum, beide Parteien, Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuer.
  • Steuerlich: Grundlage für die geschuldete Steuer und den Vorsteuerabzug des Kunden.

Quittung: Beleg über den Zahlungseingang

Die Quittung bestätigt, dass Geld angekommen ist; verlangen kann sie der Zahlende nach § 368 BGB.

  • Wann: nach jeder Zahlung, besonders bei Barzahlung.
  • Von wem: von demjenigen, der das Geld erhalten hat.
  • Inhalt: Betrag, Datum, Zahlender, Zweck und die beglichene Rechnung.
  • Steuerlich: keine, außer sie erfüllt als Kleinbetragsrechnung bis 250 € die Rechnungsangaben.

Rechnungskorrektur und Stornorechnung

Sie mindern oder heben eine bereits verschickte Rechnung auf. Die Gutschrift im Sinne des § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG ist dagegen eine Abrechnung durch den Kunden.

  • Wann: nach Rücksendung, nachträglichem Nachlass, Storno oder einem Fehler.
  • Von wem: vom Aussteller der ursprünglichen Rechnung.
  • Inhalt: Bezug auf Nummer und Datum der Rechnung, Grund und geänderte Beträge.
  • Steuerlich: Umsatzsteuer und Vorsteuer werden nach § 17 UStG berichtigt.

Beispiel: ein Auftrag vom Angebot bis zur Korrektur

Ein Kunde nimmt das Angebot über 40 Displayständer zu je 25 € und 80 € Verpackung an: (40 × 25 €) + 80 € = 1.080 € netto, mit 19 % Umsatzsteuer 1.285,20 €. Er zahlt gegen eine Proformarechnung vorab; nach dem Zahlungseingang folgt die Rechnung über die Anzahlung, bei Lieferung die Endrechnung, die Anzahlung und Steuer absetzt.

Fünf Ständer kommen beschädigt an. Die Rechnungskorrektur nennt die Endrechnung und mindert um 125 € netto und 23,75 € Steuer, zusammen 148,75 €, die Sie erstatten. Kein Dokument wurde nach dem Versand geändert.

Von Dokument zu Dokument in QuoteBill

Im Editor wird aus einem Angebot eine Rechnung oder eine Proformarechnung, aus einer Proformarechnung eine Rechnung, und zu einer Rechnung lassen sich Quittung und Korrektur erstellen. Jedes neue Dokument ist ein Entwurf mit demselben Kunden und denselben Positionen, der auf seine Quelle verweist; das Original bleibt unverändert.

QuoteBill erzeugt PDF-Dokumente, keine E-Rechnungen. Zwischen inländischen Unternehmern sind Rechnungen auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF noch für Umsätze bis Ende 2026 zulässig, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen immer so übermittelt werden.

Quellen

Vorlagen für Angebot, Rechnung, Quittung kostenlos

  • Kostenloser Angebotsgenerator

    Erfassen Sie Leistungsumfang, Mengen, Einzelpreise und Gültigkeitsdauer, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Nach der Freigabe wird daraus mit einem Klick eine Rechnung.

  • Vorlage für Proformarechnungen

    Nennen Sie dem Käufer Preis und Bedingungen vor der Lieferung, etwa für eine Vorauszahlung oder eine Einfuhrgenehmigung, und stellen Sie danach die endgültige Rechnung aus.

  • Kostenloser Rechnungsgenerator

    Erfassen Sie Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuern, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum lassen sich direkt ergänzen.

  • Quittungsvorlage

    Erfassen Sie eine erhaltene Zahlung mit Datum, Zahlungsart, der beglichenen Rechnung und dem Betrag und speichern Sie sie als PDF.

  • Vorlage für Gutschrift und Rechnungskorrektur

    Mindern oder stornieren Sie eine bereits ausgestellte Rechnung mit deren Nummer und dem Grund, statt das Original zu ändern.