Angebot und Rechnung: Unterschied, Zeitpunkt und Beispiel
Angebot oder Rechnung? Der Unterschied nach Zweck, Daten und Beträgen, wann welches Dokument kommt, ein Beratungsbeispiel und der Ablauf in QuoteBill.
Auf einen Blick
Kurz gesagt: zwei Dokumente mit verschiedenen Aufgaben
Ein Angebot beschreibt, was Sie liefern oder leisten wollen, zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen; es hilft dem Kunden, sich zu entscheiden. Eine Rechnung fordert ihn auf, einen vereinbarten Betrag zu zahlen; sie hilft ihm, die Zahlung anzuweisen. Beide nennen den Kunden und die Positionen, aber Zweck und Zeitpunkt unterscheiden sich: Das Angebot kommt vor der Entscheidung, die Rechnung nach der Leistung oder zu einem vereinbarten Zahlungspunkt.
Das sind Beschreibungen aus der Praxis, keine rechtlichen Zusicherungen. Der Titel eines Dokuments allein entscheidet weder über die Wirkung einer Vereinbarung noch darüber, ob alle Anforderungen an eine Rechnung erfüllt sind. Prüfen Sie den Vorgang und die Vorgaben getrennt, besonders wenn ein Kunde ein bestimmtes Format verlangt. Dieser Ratgeber hilft beim Erstellen von Dokumenten und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
- Angebotdieser Leitfaden
- Proformarechnung
- Rechnungdieser Leitfaden
- Quittung
- Rechnungskorrektur
- Zweck
- Das Angebot schlägt vor, die Rechnung fordert an.
- Zeitpunkt
- Das Angebot vor der Entscheidung des Kunden, die Rechnung nach der Leistung oder am vereinbarten Zahlungspunkt.
- Daten
- Das Angebot trägt ein Gültigkeitsdatum; die Rechnung trägt Ausstellungsdatum, Leistungsdatum und Fälligkeitsdatum.
- Beträge
- Das Angebot nennt den vorgeschlagenen Preis; die Rechnung nennt den jetzt fälligen Betrag, auch wenn er nur eine Stufe des Auftrags abdeckt.
- Nächster Schritt
- Nach dem Angebot die Annahme durch den Kunden, nach der Rechnung seine Zahlung.
Mit dem Angebot das Vorhaben festlegen
Schreiben Sie ein Angebot, wenn der Kunde Umfang und Preis verstehen muss, bevor er entscheidet. Nennen Sie Anbieter und Kunde, eine Angebotsnummer, das Ausstellungsdatum und ein Gültigkeitsdatum, wenn das Angebot befristet ist. Beschreiben Sie Leistungen, Mengen, Einheiten, Einzelpreise, Rabatte und Ausschlüsse so klar, dass der Kunde das Angebot mit anderen vergleichen kann.
Das Gültigkeitsdatum sagt, wie lange Sie zu diesen Bedingungen stehen; es ist kein Zahlungsziel. Erklären Sie Ihre Annahmen: Liefert der Kunde die Texte, wie viele Korrekturrunden sind enthalten, werden Fahrtkosten getrennt berechnet. Halten Sie fest, welche Fassung der Kunde angenommen hat. Ob und wie lange ein Angebot bindet, hängt von seiner Formulierung ab; der Ratgeber „Kostenvoranschlag oder Angebot: verbindlich? § 649 BGB“ geht darauf ein.
Mit der Rechnung den vereinbarten Betrag anfordern
Stellen Sie die Rechnung zu dem Zeitpunkt, den Sie mit dem Kunden vereinbart haben: bei der Anzahlung, nach einem Meilenstein oder nach Abschluss des ganzen Projekts. Geben Sie ihr eine eigene Nummer und ein Ausstellungsdatum, nennen Sie das Leistungsdatum, den jetzt angeforderten Betrag, ein klares Fälligkeitsdatum und die Bankverbindung. Welche Angaben eine Rechnung zwischen Unternehmen enthalten muss, zeigt der Ratgeber „Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG“.
Eine Rechnung ist kein Beleg dafür, dass Geld eingegangen ist. Gleichen Sie Zahlungen mit Ihrem Kontoauszug ab. Rechnen Sie nur einen Teil des Projekts ab, sagen Sie, welchen, und machen Sie den Bezug zu früheren Rechnungen oder Zahlungen verständlich, ohne das angenommene Angebot stillschweigend zu ändern.
Beispiel: vom Beratungsangebot zur Zahlungsaufforderung
Eine Beraterin bietet einen Workshop für 400 Euro und einen schriftlichen Bericht für 800 Euro an. Die Zwischensumme beträgt 400 Euro + 800 Euro = 1.200 Euro netto, vor der Umsatzsteuer, die für sie gilt. Das Angebot erklärt außerdem die Dauer des Workshops, die Form des Berichts und welche Unterlagen der Kunde liefert. So kann der Kunde das Angebot beurteilen, bevor er es annimmt.
Ist der volle Betrag nach der Lieferung fällig, nennt die Rechnung beide abgeschlossenen Positionen. Soll der Workshop zuerst abgerechnet werden, fordert die erste Rechnung nur diese vereinbarte Stufe an, 400 Euro netto, und eine zweite später den Bericht. Die Beträge zeigen den Aufbau der Dokumente, keine steuerliche Behandlung und keine Preisempfehlung.
Die Dokumente in QuoteBill verbinden
Wählen Sie eine Angebotsvorlage für ein neues Angebot oder eine Rechnungsvorlage für eine Zahlungsaufforderung und melden Sie sich zum Bearbeiten an. QuoteBill führt das Feld „Gültig bis“ im Angebot und das „Fälligkeitsdatum“ in der Rechnung getrennt. Prüfen Sie diese Daten, statt eine Frist von einem Dokument ins andere zu kopieren, ohne ihre Bedeutung zu beachten.
Liegt ein angenommenes Angebot in Ihrem Arbeitsbereich, öffnen Sie es und wählen Sie „Rechnung erstellen“. QuoteBill legt einen neuen Rechnungsentwurf an und behält das ursprüngliche Angebot. Prüfen Sie das Ausstellungsdatum, das der Tag ist, an dem Sie die Rechnung erstellen, das anfängliche Fälligkeitsdatum von 30 Tagen und die Positionen, bevor Sie die Rechnung mit „In der Cloud speichern“ sichern und über „Drucken / PDF“ ein PDF erzeugen. Der Ratgeber „Angebot in Rechnung umwandeln“ beschreibt jeden Schritt.
Kurze Entscheidungshilfe
Wählen Sie das Dokument nach dem nächsten Schritt, den Sie vom Kunden brauchen. Prüfen Sie vor dem Versand diese Punkte gegen die Vereinbarung und Ihre Projektunterlagen.
- Braucht der Kunde eine Entscheidung über Umfang oder Preis? Schreiben Sie ein Angebot mit klaren Annahmen und einem Gültigkeitsdatum.
- Ist ein vereinbarter Zahlungspunkt erreicht? Schreiben Sie eine Rechnung mit Betrag, Leistungsdatum und Fälligkeitsdatum.
- Hat sich der Umfang geändert? Halten Sie die Änderung fest und lassen Sie sie bestätigen, bevor Sie sie berechnen.
- Ist Geld eingegangen? Prüfen Sie den Kontoauszug; eine gespeicherte oder gedruckte Rechnung belegt keine Zahlung.
- Will der Kunde einen Zahlungsbeleg? Eine Quittung entsteht in QuoteBill aus der bezahlten Rechnung; der Ratgeber „Quittung schreiben“ erklärt ihre Angaben.
Häufige Fragen
Kann ich statt eines Angebots gleich eine Rechnung schicken?
Wenn Preis und Umfang schon vereinbart sind, etwa durch eine Bestellung, ja. Fehlt die Vereinbarung, fordert die Rechnung einen Betrag an, den der Kunde nie bestätigt hat, und die Rückfrage kommt dann über die Rechnung statt über das Angebot.
Ist eine Proformarechnung ein Angebot oder eine Rechnung?
Weder noch: Sie sieht aus wie eine Rechnung, fordert aber meist eine Vorkasse an oder begleitet eine Zollsendung, und sie berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Der Ratgeber „Proformarechnung“ erklärt, wann sie passt.
Welche Nummer bekommt die Rechnung zu einem Angebot?
Eine neue aus Ihrem Rechnungs-Nummernkreis, nie die Angebotsnummer. Schreiben Sie die Angebotsnummer in die Anmerkungen, damit der Kunde beide Dokumente zusammenführen kann.
Was passiert, wenn der Kunde das Angebot nach dem Gültigkeitsdatum annimmt?
Dann müssen Sie es nicht mehr zu diesen Bedingungen ausführen. Entscheiden Sie, ob Sie die Bedingungen bestätigen oder ein neues Angebot schreiben, und halten Sie die Annahme schriftlich fest, bevor Sie die Rechnung stellen.
Nächster Schritt: als E-Vertrag unterschreiben lassen
Kostenlose Vorlagen: Angebot, Rechnung, Quittung
Kostenloser Angebotsgenerator
Angebot online erstellen – mit Leistungsumfang, Mengen, Preisen und Gültigkeit. Aus dem angenommenen Angebot wird eine Rechnung. Kostenloses Konto genügt.
Leere Rechnungsvorlage
Leere Rechnungsvorlage: Artikel oder Leistung. Steuer und Summe werden automatisch berechnet. Online ausfüllen oder als Excel- und Word-Datei laden.
Rechnungsvorlage für Berater
Beraterrechnung für Stunden- oder Projektarbeit, Recherche und Berichte. Zahlungsbedingungen ergänzen, Summe prüfen und als PDF exportieren.
Vorlage für Proformarechnungen
Kostenlose Vorlage für Proformarechnungen: Ware, Preise, Lieferbedingungen und Gültigkeit vor der Lieferung – für Vorkasse, Einfuhrgenehmigung oder Zoll.