Quittung schreiben: Pflichtangaben, Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Was auf eine Quittung gehört, wann sie zugleich Kleinbetragsrechnung bis 250 € ist, wie Anzahlungen quittiert werden und wie lange Belege aufzubewahren sind.

Quittung und Rechnung: was sie jeweils belegen

Eine Rechnung fordert Geld, eine Quittung bestätigt, dass es angekommen ist. Nach § 368 BGB hat der Gläubiger gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis zu erteilen, eben die Quittung. Wer zahlt, darf sie also verlangen; die Kosten dafür trägt nach § 369 BGB grundsätzlich der Schuldner.

Bei Barzahlungen ist die Quittung oft der einzige Beleg. Bei Überweisungen ergänzt sie den Kontoauszug um den Zweck der Zahlung und die Rechnung, die damit beglichen ist.

Was auf eine Quittung gehört

Eine feste Form schreibt das Gesetz für die Quittung nicht vor. Prüfbar wird sie mit diesen Angaben:

  • Name und Anschrift dessen, der das Geld erhält, bei Unternehmern mit Steuernummer.
  • Name dessen, der zahlt, bei Firmen die genaue Firmierung.
  • Der Betrag in Ziffern, bei Bargeld gern zusätzlich in Worten.
  • Wofür gezahlt wurde, mit Rechnungs- oder Auftragsnummer.
  • Ort und Datum des Zahlungseingangs.
  • Unterschrift oder Name des Empfängers.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Soll die Quittung Ihrem Kunden zugleich als Rechnung für den Vorsteuerabzug dienen, braucht sie die Angaben einer Rechnung. Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro genügen nach § 33 UStDV: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz oder einem Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Die Erleichterung gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG. Kleinbetragsrechnungen dürfen außerdem immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF statt als E-Rechnung (§ 33 Satz 4 UStDV).

Rechenbeispiel: 238 € und 297,50 €

Eine Quittung über 238,00 € einschließlich 19 % Umsatzsteuer darf als Kleinbetragsrechnung „238,00 € inkl. 19 % USt“ ausweisen; daraus ergeben sich 238 ÷ 1,19 = 200,00 € netto und 38,00 € Steuer.

Bei 297,50 € (250 € netto zuzüglich 47,50 € Steuer) ist die Grenze überschritten, denn maßgeblich ist der Gesamtbetrag einschließlich Steuer. Ihr Kunde braucht dann eine vollständige Rechnung mit Rechnungsnummer, Empfänger und getrenntem Steuerausweis; zwischen inländischen Unternehmern nach dem Ende der Übergangsfristen als E-Rechnung.

Anzahlungen und Teilzahlungen quittieren

Stellen Sie für jede Zahlung eine eigene Quittung aus, etwa „Anzahlung auf Auftrag 2026-031“ und später „Restzahlung zu Rechnung RE-2026-0042“. Schreiben Sie „vollständig bezahlt“ erst, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist.

Die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung entsteht bereits mit ihrer Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Will Ihr Kunde die Vorsteuer daraus abziehen, braucht er eine Rechnung über die Anzahlung; eine Quittung genügt dafür nur, wenn sie deren Angaben enthält.

Quittung beim Privatverkauf

Wer privat verkauft, etwa ein gebrauchtes Fahrrad, weist keine Umsatzsteuer aus und nennt keine Steuernummer. Die Quittung hält fest, wer wem was für welchen Betrag an welchem Tag übergeben hat. Absprachen zur Gewährleistung gehören in den Kaufvertrag, nicht in die Quittung.

Wie lange Quittungen aufzubewahren sind

Seit 1. Januar 2025 sind Rechnungen nach § 14b UStG und Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren, vorher waren es zehn. Bewahren Sie Ihre Kopie jeder Quittung zusammen mit der Rechnung auf, die sie begleicht.

Die Quittung in QuoteBill erstellen

Öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie „Quittung für diese Rechnung erstellen“. Der Entwurf übernimmt Kunde und Positionen, erhält eine eigene Nummer und nennt die zugehörige Rechnung. Das Datum heißt „Zahlungsdatum“, die Summe „Erhaltener Betrag“, und die Zahlungsart lässt sich eintragen. Die Rechnung selbst bleibt unverändert und wird nicht als bezahlt markiert.

Für eine Teilzahlung ersetzen Sie die Positionen durch eine Zeile mit dem erhaltenen Betrag. QuoteBill rechnet mit einem Steuersatz pro Dokument.

  • Der Betrag stimmt mit Kontoauszug, Kartenbeleg oder Kasse überein.
  • Das Zahlungsdatum ist der Tag des Geldeingangs.
  • Die zugehörige Rechnungsnummer ist angegeben.
  • Ein offener Rest ist genannt, oder „vollständig bezahlt“ steht da.

Quellen

Vorlagen für Angebot, Rechnung, Quittung kostenlos

  • Quittungsvorlage

    Erfassen Sie eine erhaltene Zahlung mit Datum, Zahlungsart, der beglichenen Rechnung und dem Betrag und speichern Sie sie als PDF.

  • Kostenloser Rechnungsgenerator

    Erfassen Sie Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuern, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum lassen sich direkt ergänzen.