Leere Rechnungsvorlage
Leere Rechnungsvorlage: Artikel oder Leistung. Steuer und Summe werden automatisch berechnet. Online ausfüllen oder als Excel- und Word-Datei laden.
Vorlagen nach Branche
- Artikel oder Leistung
Wann Sie die leere Rechnung nutzen und was Sie von Hand ausfüllen
Beispielhafter Ablauf
Ausfüllweg wählen
Drucken Sie die Vorlage leer für Stift und Papier oder öffnen Sie sie im Editor; beide beginnen bei derselben Zeile, „Artikel oder Leistung“.
Zeilen und Summen schreiben
Ersetzen Sie „Artikel oder Leistung“ durch die echte Bezeichnung, ergänzen Sie für jeden weiteren Posten eine Zeile und rechnen Sie von Hand oder lassen Sie den Editor rechnen.
Prüfen und übergeben
Lesen Sie die Rechnung einmal mit den Augen des Kunden, übergeben Sie sie oder speichern Sie sie als PDF und gleichen Sie den Zahlungseingang mit der Rechnungsnummer ab.
Musterpositionen stören, wenn jede Rechnung anders aussieht: ein Verkauf auf dem Wochenmarkt, eine Reparatur mit wechselnden Teilen, ein einmaliger Auftrag für einen Geschäftskontakt. Die leere Vorlage enthält nur das Layout, die Summen und die Steuerzeile, jedes Wort in den Zeilen stammt also von Ihnen. Sie eignet sich auch als Ausgangspunkt für Ihren eigenen Rechnungsstil: Logo, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen einmal festlegen, danach ändern sich nur noch die Zeilen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Artikel oder Leistung: die eine freie Zeile; wiederholen Sie sie für jede Leistung oder Ware und schreiben Sie Bezeichnung, Menge und Preis hinein.
- Artikel oder Leistung
- Schreiben Sie eine Bezeichnung, die der Kunde wiedererkennt, ergänzen Sie neben der Menge die Einheit wie Stunden, Stück oder Meter und wiederholen Sie die Zeile für jeden weiteren Posten.
- Was Sie von Hand schreiben
- Tragen Sie Name und Anschrift, den Kunden, Nummer, Datum und jede Zeile ein. Lassen Sie keine Spalte leer, nach der der Kunde fragen müsste, etwa Menge oder Einheit.
- Was die Vorlage rechnet
- Füllen Sie sie im Editor aus, dann addiert er Beträge, Steuer und Gesamtbetrag. Drucken Sie sie leer und schreiben darauf, müssen Sie jede Summe selbst bilden und zweimal prüfen.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Schreiben Sie anstelle von „Artikel oder Leistung“ die Bezeichnung des Verkauften auf die Zeile und geben Sie Dienstleistungen eine Einheit wie Stunden oder Tage.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Artikel oder Leistung“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Entscheiden Sie zuerst, ob Sie im Editor ausfüllen oder ausdrucken und schreiben; im zweiten Fall rechnen Sie alles von Hand.
- Geben Sie jeder Zeile Bezeichnung, Menge und Einzelpreis; ein Betrag ohne Menge lässt sich nicht prüfen.
- Tragen Sie zuerst die erbrachte Leistung ein, dann das Zahlungsziel und bereits erhaltene Zahlungen, damit nichts dem Gedächtnis überlassen bleibt.
Beispiel: die leere Vorlage von Hand ausfüllen
Die Zahlen sind ein Beispiel, mit dem Steuersatz 19 %. Die leere Vorlage hat eine Zeile, „Artikel oder Leistung“. Ein Gartenbaubetrieb ersetzt sie durch drei Zeilen.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Zaunelemente | 6 × 42,00 € | 252,00 € |
| Befestigungsset | 2 × 18,50 € | 37,00 € |
| Lieferung | 1 × 35,00 € | 35,00 € |
| Zwischensumme | 324,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 61,56 € | |
| Gesamt | 385,56 € | |
Von Hand addieren Sie die Zeilen selbst: 324,00 € netto. Die Steuer von 19 % beträgt 61,56 €, der Gesamtbetrag 385,56 €. Wer im Editor ausfüllt, sieht dieselben drei Zahlen.
Typische Fehler bei der leeren Rechnungsvorlage
- Die Rechnung mit „Artikel oder Leistung“ in der ersten Zeile übergeben.
- Nur den Gesamtbetrag eintragen, ohne die Zeilen, aus denen er entsteht.
- Handrechenfehler, die ein Taschenrechner entdecken würde; addieren Sie zweimal, einmal senkrecht und einmal waagerecht.
- Die Rechnungsnummer freilassen, weil es „nur eine Papierkopie“ sei; jede Rechnung braucht ihre Nummer.
- Die Vorlage ausfüllen, aber keine Kopie behalten; fotografieren oder speichern Sie die fertige Rechnung, bevor Sie sie übergeben.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Leere Rechnungsvorlage: Was gehört hinein?
Die leere Vorlage hat nur eine Zeile, „Artikel oder Leistung“. Ersetzen Sie sie durch den echten Posten und ergänzen Sie Ihre Angaben, den Kunden, eine noch nicht vergebene Nummer und die Daten.
Kann ich die Vorlage leer ausdrucken und beschriften?
Ja. Öffnen Sie die Vorlage und drucken Sie über Drucken / PDF das leere Formular. Wer auf Papier schreibt, bildet Zeilensummen und Steuer selbst, rechnen Sie deshalb zweimal nach.
Wann ist die leere Vorlage besser als ein Rechnungsgenerator?
Wenn Sie sofort Papier brauchen, nur selten Rechnungen schreiben oder die Rechnung so einfach ist, dass Handschrift genügt. Wer oft abrechnet, spart mit dem Ausfüllen im Editor die Rechnerei.
Wie viele Zeilen kann ich nutzen?
Eine Zeile je Posten; fügen Sie Zeilen hinzu, bis jede Leistung ihre eigene hat. Mehrere ungleiche Posten in einer Zeile lassen sich keiner Bestellung zuordnen.
Kann ich sie später in Excel oder Word ausfüllen?
Ja. Die Excel-Datei behält ihre Formeln, aus Menge und Preis ergeben sich Betrag und Summe. Excel- und Word-Datei sind für QuoteBill-Mitglieder kostenlos.
Was muss ausgefüllt sein, bevor ich die Rechnung übergebe?
Name und Anschrift, der Kunde, Nummer und Datum, mindestens eine vollständige Zeile, die Steuer, soweit sie anfällt, der Gesamtbetrag und die Zahlungsangaben. Was fehlt, muss der Kunde bei Ihnen erfragen.
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Lesen Sie zu „Leere Rechnungsvorlage“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.