Proformarechnung: Bedeutung, Vorkasse, Zoll und Vorsteuer

Was eine Proformarechnung ist, wie Vorkasse mit Anzahlungs- und Endrechnung abläuft, warum sie keinen Vorsteuerabzug trägt und was der Zoll bei Mustern will.

Was eine Proformarechnung ist

Pro forma heißt „der Form halber“: Die Proformarechnung sieht aus wie eine Rechnung, rechnet aber noch nicht über eine erbrachte Leistung ab. Sie nennt vorab Waren, Mengen, Preise und Bedingungen, damit der Käufer vorab zahlen, eine Einfuhrgenehmigung beantragen oder ein Akkreditiv eröffnen kann.

Vom Angebot unterscheidet sie sich dadurch, dass sie meist erst nach der Einigung kommt und die spätere Rechnung Zeile für Zeile vorwegnimmt. Von der Rechnung unterscheidet sie sich dadurch, dass sie keine Leistung abrechnet und keine Zahlung für eine bereits erbrachte Lieferung fordert.

Vorkasse: Proforma, Anzahlungsrechnung, Endrechnung

Bei Vorkasse schicken viele Händler zuerst eine Proformarechnung. Geht das Geld vor der Lieferung ein, entsteht die Umsatzsteuer darauf schon mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem es vereinnahmt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Ist Ihr Kunde Unternehmer, stellen Sie über die Anzahlung eine Rechnung aus (§ 14 Abs. 5 UStG).

Die Endrechnung setzt später die vereinnahmten Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer ab, soweit über sie Rechnungen ausgestellt wurden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). So wird keine Steuer doppelt ausgewiesen.

Vorsteuer: es zählt, ob abgerechnet wird

Der Vorsteuerabzug setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Eine Proformarechnung soll gerade nicht über eine Leistung abrechnen; Ihr Kunde stützt seinen Abzug deshalb auf die Rechnung über die Anzahlung oder auf die Endrechnung.

Die Überschrift allein entscheidet aber nicht: Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es bezeichnet wird. Halten Sie Proformarechnung und Rechnung deshalb auch inhaltlich klar auseinander.

Proformarechnung beim Zoll

Beim Zoll ist die Proformarechnung ein fester Begriff. Haben Waren keinen Handelswert oder handelt es sich um eine Schenkung, etwa bei kostenlosen Mustern, ist nach Auskunft des Zolls eine Pro-forma-Rechnung vorzulegen, aus der der tatsächliche Wert der Ware hervorgeht. „Kostenlos“ ersetzt also keine Wertangabe.

Bei verkaufter Ware erstellen Sie die Handelsrechnung nach dem, was tatsächlich versandt wird. Ändern sich Menge oder Verpackung nach der Proformarechnung, übernehmen Sie nicht einfach deren Zahlen.

Rechenbeispiel: 40 Displayständer gegen Vorkasse

40 Displayständer zu je 25 € und 80 € Verpackung ergeben (40 × 25 €) + 80 € = 1.080 € netto, bei 19 % Umsatzsteuer 205,20 €, zusammen 1.285,20 €. Die Proformarechnung nennt diese Beträge, und der Kunde überweist sie vorab.

Nach dem Zahlungseingang folgt die Rechnung über die Anzahlung. Die Endrechnung bei Lieferung setzt die 1.080 € und die 205,20 € Steuer wieder ab, sodass nichts mehr offen ist. Die Proformarechnung selbst wird nicht nachträglich geändert.

Proformarechnungen in QuoteBill

Öffnen Sie das angenommene Angebot und wählen Sie „Proformarechnung aus diesem Angebot erstellen“. Der Entwurf übernimmt Kunde und Positionen, erhält eine eigene Nummer und trägt den Satz, dass es sich um eine Proformarechnung und keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne handelt. Zum Abrechnen wählen Sie „Rechnung aus dieser Proformarechnung erstellen“; Angebot und Proformarechnung bleiben unverändert.

QuoteBill hat keine Zolldokumente, und eine geänderte Dokumentbezeichnung macht aus der Proformarechnung keine Handelsrechnung. Eine Rechnung über eine Anzahlung muss als solche erkennbar sein (Abschnitt 14.8 UStAE); passen Sie Positionen und Anmerkungen der erzeugten Rechnung entsprechend an.

  • Braucht der Empfänger ein Angebot, eine Zahlungsaufforderung oder ein Versanddokument?
  • Stimmen Mengen, Preise, Währung und Lieferbedingungen mit dem Auftrag überein?
  • Ist nach dem Zahlungseingang eine Rechnung über die Anzahlung ausgestellt?
  • Setzt die Endrechnung Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer ab?

Quellen

Vorlagen für Angebot, Rechnung, Quittung kostenlos

  • Vorlage für Proformarechnungen

    Nennen Sie dem Käufer Preis und Bedingungen vor der Lieferung, etwa für eine Vorauszahlung oder eine Einfuhrgenehmigung, und stellen Sie danach die endgültige Rechnung aus.

  • Kostenloser Angebotsgenerator

    Erfassen Sie Leistungsumfang, Mengen, Einzelpreise und Gültigkeitsdauer, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Nach der Freigabe wird daraus mit einem Klick eine Rechnung.

  • Kostenloser Rechnungsgenerator

    Erfassen Sie Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuern, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum lassen sich direkt ergänzen.