Vorlage für Handelsrechnungen

Beschreiben Sie Exportwaren mit Zolltarifnummern, Ursprung, Incoterms, Häfen und Gewichten und prüfen Sie die geltenden Zollvorschriften.

Kostenlose Generatoren

  • Edelstahlventile
  • Ersatzdichtungen
  • Exportverpackung

Leitfaden zur Erstellung

Eine Handelsrechnung beschreibt Exportware für den Käufer und für den Zoll: was sie ist, woher sie stammt, was sie wert ist und wie sie befördert wird. Jedes Land legt seine Zollanforderungen selbst fest; die Rechnung wird daher mit den Versanddokumenten erstellt und mit den Regeln des Einfuhrlandes abgeglichen.

Leistungen und Positionen
Edelstahlventile, Ersatzdichtungen, Exportverpackung: Geben Sie jeder Position eine genaue Warenbeschreibung, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Menge und Wert.
Beteiligte und Bedingungen
Nennen Sie Exporteur, Importeur und, falls die Ware an jemand anderen geht, den Empfänger, dazu Incoterms, Währung und Zahlungsbedingungen.
Versand
Geben Sie Verlade- und Löschhafen, Versandart, Brutto- und Nettogewicht, die Zahl der Packstücke und den Ausfuhrgrund an.
Konkret abzustimmender Umfang
Geben Sie für jede Position Zolltarifnummer und Ursprung an, nennen Sie Incoterms und Häfen und gleichen Sie Gewichte und Packstücke mit der Packliste ab.
  • Gleichen Sie Incoterms, Häfen, Gewichte und Packstückzahl mit den Versanddokumenten ab und prüfen Sie die Zollanforderungen des Einfuhrlandes.
  • Klären Sie Zolltarifnummer und Ursprungsland jeder Position mit Ihrem Spediteur oder Zollagenten; QuoteBill schlägt sie nicht nach.
  • Prüfen Sie den Steuersatz: Er beginnt bei 0 %, weil Ausfuhren oft steuerfrei sind; ändern Sie ihn, wenn Ihr Verkauf steuerpflichtig ist.

  1. Waren beschreiben

    Beispiel: Beschreiben Sie „Edelstahlventile“ so genau, wie der Zoll es braucht, mit Zolltarifnummer, Ursprung, Menge und Stückwert.

  2. Versanddaten ergänzen

    Tragen Sie Incoterms, Verlade- und Löschhafen, Brutto- und Nettogewicht sowie Packstücke ein und prüfen Sie, ob „Exportverpackung“ mit der Packliste übereinstimmt.

  3. Unterschreiben und versenden

    Unterschreiben Sie die Erklärung und senden Sie die Rechnung mit den übrigen Versanddokumenten an den Importeur und Ihren Spediteur oder Zollagenten.

Was auf dem Dokument stehen muss

Mit diesen Angaben lässt sich eine Handelsrechnung leichter freigeben und ablegen.

  • Name und Anschrift von Exporteur und Importeur, dazu der Empfänger, falls abweichend
  • Rechnungsnummer und Datum
  • Jede Position mit Beschreibung, Zolltarifnummer, Ursprung, Menge, Einzelpreis und Wert
  • Incoterms, Währung und Zahlungsbedingungen
  • Verlade- und Löschhafen, Versandart
  • Brutto- und Nettogewicht, Anzahl der Packstücke
  • Eine unterschriebene Erklärung

Eine Handelsrechnung beginnt bei 0 %, weil Ausfuhren oft steuerfrei sind; ändern Sie den Satz, wenn Ihr Verkauf steuerpflichtig ist. Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.

Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates

Häufige Fragen

Vorlage für Handelsrechnungen: Was gehört hinein?
Beginnen Sie mit den Positionen, die die Vorlage mitbringt – Edelstahlventile, Ersatzdichtungen, Exportverpackung – und ersetzen Sie sie durch die Waren, die Sie versenden, jede mit Zolltarifnummer und Ursprungsland. Prüfen Sie danach die Pflichtangaben oben, besonders Incoterms, Gewichte und die unterschriebene Erklärung.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Eine Handelsrechnung beginnt bei 0 %, weil Ausfuhren oft steuerfrei sind; ändern Sie den Satz, wenn Ihr Verkauf steuerpflichtig ist. Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Reicht diese Handelsrechnung für den Zoll?
Sie enthält die Angaben, die der Zoll üblicherweise verlangt, doch jedes Land legt eigene Anforderungen fest, und manche verlangen weitere Dokumente wie ein Ursprungszeugnis. Klären Sie das vor dem Versand mit der Zollbehörde des Einfuhrlandes, Ihrem Spediteur oder einem Zollagenten.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Bearbeiten und PDF-Export sind mit einem Konto kostenlos, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet. Für PDF öffnen Sie die Vorlage und speichern über Drucken / PDF.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.