Versandanweisung (S/I)
Die Anweisung des Absenders an Spediteur oder Reederei auf einem Blatt mit Kästchen: Beteiligte, Häfen, Ladung mit berechneten Gewichten und Volumen, Frachtbedingungen, Anweisungen zum Beförderungsdokument und ein Gefahrgut-Hinweis.
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Fassungen nach Land
- International *
- Südkorea *
- Japan *
- Deutschland *
* mit örtlicher Beratung prüfen
Eine Vorlage, keine Beratung.
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Was es ist
Eine Versandanweisung (S/I) ist die schriftliche Anweisung des Absenders an Spediteur oder Reederei, wie eine Sendung zu befördern und zu dokumentieren ist. Der Spediteur bucht danach den Laderaum, bereitet Konnossement oder Luftfrachtbrief vor und erledigt die Ausfuhrpapiere. Was Sie hier eintragen, steht deshalb meist später auf dem Beförderungsdokument. Ein Fehler bei Name, Gewicht oder Hafen lässt sich in der Anweisung viel leichter korrigieren als in einem bereits ausgestellten Konnossement.
Diese Vorlage fasst die Anweisung auf einem Blatt mit Kästchen zusammen: Adressat, Absender, Empfänger und Benachrichtigungsadresse, Route und Termine, eine Ladungstabelle mit Zeichen, Packstücken, Beschreibung und HS-Code sowie berechneten Summen für Gewicht und Volumen, eine Containertabelle mit der verifizierten Bruttomasse (VGM) für Komplettladungen, einen Gefahrgut-Hinweis mit eigener Tabelle, die Frachtbedingungen und die Incoterms-2020-Klausel sowie die Anweisungen zum Beförderungsdokument: Konnossement, Seefrachtbrief oder Luftfrachtbrief, Zahl der Originale, Benennung des Empfängers und Versandweg der Dokumente. Das Blatt enthält nur Anweisungen. Das Beförderungsdokument stellt die Reederei auf ihrem eigenen Formular aus.
Wann Sie es brauchen
- Sie buchen eine See- oder Luftfracht und Ihr Spediteur verlangt eine schriftliche Anweisung.
- Ein Akkreditiv bestimmt, wie Empfänger und Benachrichtigungsadresse im Konnossement zu bezeichnen sind.
- Sie versenden oft ähnliche Waren und wollen jedes Mal dieselben Angaben in derselben Reihenfolge übermitteln.
- Sie müssen vor dem Ladeschluss auf Gefahrgut oder eine besondere Behandlung hinweisen.
So füllen Sie es aus
- Tragen Sie ein, an wen das Blatt geht (Spediteur oder Reederei), Ihre Buchungsnummer und die Art der Sendung.
- Füllen Sie Absender (aus Ihren gespeicherten Firmendaten), Empfänger und Benachrichtigungsadresse aus.
- Ergänzen Sie die Häfen, den gewünschten Abgang und den Bereitstellungs- oder Ladeschlusstermin, den die Reederei genannt hat.
- Erfassen Sie die Ladung und bei Komplettladung die Container. Packstücke, Gewicht und Volumen werden summiert. Haken Sie bei Gefahrgut das Kästchen an und füllen Sie die Tabelle aus.
- Wählen Sie Frachtbedingungen, Incoterms-Klausel und gewünschtes Beförderungsdokument und ergänzen Sie besondere Anweisungen.
- Unterschreiben Sie, drucken Sie das Blatt oder laden Sie Word oder Excel herunter, und senden Sie es vor dem Ladeschluss.
Häufige Fehler
- Namen und Beschreibungen, die vom Akkreditiv oder von der Handelsrechnung abweichen und später zu Dokumentenabweichungen führen.
- Das Blatt nach dem Ladeschluss zu senden oder ohne die verifizierte Bruttomasse eines gepackten Containers.
- Die Zahl der Original-Konnossemente mit der Zahl der Kopien zu verwechseln.
- Zeichen und Nummern oder den HS-Code wegzulassen, die der Empfänger für die Verzollung braucht.
- Gefahrgut nur auf diesem Blatt zu melden; die Reederei braucht zusätzlich ihre eigene unterschriebene Deklaration.
- Fracht vorausbezahlt oder zahlbar am Bestimmungsort mit der Incoterms-Klausel gleichzusetzen; das sind zwei getrennte Fragen.
Ablauf auf einen Blick
- Ausfüllen
- Vorschau prüfen
- Als PDF, Word oder Excel speichern
Fassungen nach Land
Wählen Sie das Land, das Sie brauchen. Jede Fassung folgt den dort üblichen Formulierungen und dem üblichen Aufbau; eine Fassung mit dem Hinweis „mit örtlicher Beratung prüfen“ sollte vor der Verwendung jemand lesen, der die örtlichen Regeln kennt.
- International (XX): Geschrieben in Englisch, Koreanisch, Japanisch, Deutsch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Südkorea (KR): Geschrieben in Koreanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Japan (JP): Geschrieben in Japanisch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
- Deutschland (DE): Geschrieben in Deutsch, Englisch – mit örtlicher Beratung prüfen
Designs
Dasselbe Formular in mehreren Designs. Felder und Formulierungen bleiben gleich, nur das Aussehen ändert sich.
- Formular mit Rahmen
- Kompakt
- Förmlich
- Ledger
- Executive
- Schlicht (Schwarzweiß)
- Klassisch
- Modern
- Banner
- Minimal
- Seitenband
- Warm
Ihre Angaben füllen es aus
Felder für Name, Adresse oder Firmenangaben werden aus Meine Angaben gefüllt, Sie müssen sie nicht erneut tippen; in einem einzelnen Formular können Sie jedes Feld trotzdem ändern. Angemeldet bleiben Ihre Angaben in Ihrem Konto, sonst nur in diesem Browser. Pass-, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern werden nie gespeichert.
Fragen
- Ist dieses Blatt ein Konnossement?
- Nein. Es ist die Anweisung des Absenders. Konnossement, Seefrachtbrief oder Luftfrachtbrief werden von oder für die Reederei auf deren Formular und unter deren Bedingungen ausgestellt. Prüfen Sie deren Entwurf vor der Ausstellung anhand dieses Blattes. QuoteBill macht keine Aussage zur Rechtswirkung eines der beiden Dokumente.
- Was ist die VGM und muss ich sie angeben?
- VGM steht für verifizierte Bruttomasse. Nach SOLAS Kapitel VI muss der Absender der Reederei die verifizierte Bruttomasse jedes gepackten Containers bis zu der von der Reederei gesetzten Frist mitteilen. Das Blatt hat dafür eine Spalte; manche Reedereien verlangen sie zusätzlich über ihr eigenes Portal.
- Was bedeutet „to order“ im Beförderungsdokument?
- Ein auf einen genannten Empfänger ausgestelltes Konnossement kann nur an diesen herausgegeben werden. Ein Konnossement „to order“ lässt sich durch Indossament übertragen; das ist üblich, wenn eine Bank die Dokumente bei einem Akkreditiv hält. Welche Form Sie verlangen, ergibt sich aus Kaufvertrag oder Akkreditiv.
- Deckt das Blatt Gefahrgut ab?
- Es weist nur auf Gefahrgut hin und nennt UN-Nummer, Klasse und Verpackungsgruppe, damit der Spediteur früh Bescheid weiß. Gefahrgut muss nach den Vorschriften des Verkehrsträgers deklariert werden, auf See etwa nach dem IMDG-Code, und die Reederei verlangt ihre eigene unterschriebene Deklaration.
- Ist dieses Formular eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung?
- Nein. Es ist eine Vorlage mit dem üblichen Aufbau und den üblichen Formulierungen, keine Beratung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall; lassen Sie Wichtiges von einer qualifizierten Person lesen, bevor Sie unterschreiben, senden oder einreichen.
- In welchen Ländern und Designs ist es erhältlich?
- Es gibt 4 Länderfassungen: International, Südkorea, Japan und Deutschland. 12 Designs.
Ein Formular ist eine Vorlage, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Fall.