Angebot schreiben: Aufbau, Beispiel Webdesign und Checkliste

1. Dokument und Parteien benennen

Wählen Sie in QuoteBill eine Angebotsvorlage und melden Sie sich zum Bearbeiten an. Vergeben Sie einen wiedererkennbaren Dokumentnamen wie „Angebot Webdesign – Oktober“ und unter „Projektname“ etwa „Studio-Website mit drei Seiten“. Prüfen Sie „Dokumentennr.“, „Ausstellungsdatum“ und „Gültig bis“; das Gültigkeitsdatum sollte die Frist sein, in der Sie zu diesen Preisen stehen.

Tragen Sie unter „VON“ und „AN“ Ihr Unternehmen und den Kunden mit der richtigen Ansprechperson ein. Prüfen Sie „Land / Währung“ und die Sprache des Dokuments, bevor Sie Preise eingeben. Eine Vorlage liefert die Struktur; ihre Beispielzeilen und Voreinstellungen müssen für diesen Auftrag trotzdem geprüft werden, und Angaben eines früheren Kunden dürfen nicht stehen bleiben.

2. Positionen schreiben, die der Kunde nachrechnen kann

Nutzen Sie den Titel der Position für die Leistung und die „Beschreibung“ für Grenzen wie die Seitenzahl oder die Zahl der Korrekturrunden. Halten Sie Menge und Einzelpreis getrennt, damit der Kunde die Rechnung dahinter sieht. Für das Beispielangebot tragen Sie diese drei Zeilen ein:

Kick-off-Workshop

Menge 1, Preis 200 Euro, Zeilenbetrag 200 Euro. Ein Planungstermin per Videokonferenz.

Seitendesign

Menge 3, Preis 150 Euro, Zeilenbetrag 450 Euro. Startseite, Leistungsseite und Kontaktseite.

Übergabe

Menge 1, Preis 100 Euro, Zeilenbetrag 100 Euro. Finale Designdateien und ein Übergabetermin.

3. Summe, Steuer und Ausschlüsse prüfen

Die Zwischensumme des Beispiels beträgt 200 Euro + (3 × 150 Euro) + 100 Euro = 750 Euro netto. Mit 19 % Umsatzsteuer kommen 750 Euro × 0,19 = 142,50 Euro hinzu, und der Gesamtbetrag lautet 750 Euro + 142,50 Euro = 892,50 Euro. Einen Rabatt tragen Sie bewusst ein und lesen die Zeilenbeträge danach noch einmal. Den Steuersatz prüfen Sie für diesen Umsatz, statt eine Voreinstellung oder dieses Beispiel als Steuerauskunft zu nehmen; wer keine Umsatzsteuer ausweist, trägt 0 ein und schreibt den Grund in die Anmerkungen. Nach einem Wechsel von Land oder Währung lesen Sie den Gesamtbetrag erneut.

Schreiben Sie die Ausschlüsse in die Anmerkungen: Umsetzung der Website, Hosting, Bildlizenzen und Texte sind in diesem reinen Designangebot nicht enthalten. Sagen Sie, ob eine zusätzliche Seite oder eine weitere Korrekturrunde ein gesondertes Angebot braucht. Klare Ausschlüsse helfen beiden Seiten zu erkennen, wann ein Wunsch den Umfang verändert.

4. Termine und Zahlungsbedingungen erklären

Nutzen Sie „Anmerkungen“ und „Bedingungen“ für den vereinbarten Ablauf, die Zuarbeit des Kunden und die Abrechnung. Zum Beispiel: „Erster Designentwurf innerhalb von fünf Werktagen nach Eingang der endgültigen Texte und Bilder. Zwei Korrekturrunden enthalten.“ Versprechen Sie nur Termine, die Sie halten können, und benennen Sie, was vom Feedback des Kunden abhängt.

Sagen Sie, wann Sie die Rechnung stellen, etwa 50 % bei Auftragserteilung und 50 % bei Übergabe, und wie der Kunde das Angebot annimmt, zum Beispiel per E-Mail. Bewahren Sie die Annahme beim Projekt auf. Ob und wie lange Sie an das Angebot gebunden sind, hängt von seiner Formulierung ab; der Ratgeber „Kostenvoranschlag oder Angebot: verbindlich? § 649 BGB“ geht darauf ein. Das Eintragen der Bedingungen in QuoteBill holt keine Zustimmung des Kunden ein und sichert keine rechtliche Wirkung.