Stundensatz berechnen als Freiberufler: Tagessatz, Festpreis
Stundensatz als Freiberufler berechnen: aus Wunscheinkommen, Kosten und abrechenbaren Stunden, dann Tagessatz und Festpreis. Mit Rechenbeispiel in Euro.
Auf einen Blick
Rechenbeispiel Tagessatz für einen Kundentag mit 8 Stunden: 8 × 50 = 400 Euro
Kurz gesagt: der Stundensatz ist ein Rechenergebnis
Berechnen Sie zuerst den niedrigsten Stundensatz, der Ihr Wunscheinkommen und Ihre Betriebskosten aus den Stunden deckt, die Sie tatsächlich abrechnen können. Daraus leiten Sie Tagessatz und Projektpreis ab. Vergleichen Sie das Ergebnis dann mit dem, was Ihre Kunden für ähnliche Arbeit schon zahlen, und verlangen Sie mehr, wo Sie etwas bieten, das sie nicht leicht anderswo bekommen.
Zu niedrige Preise entstehen meist aus einem einzigen Fehler: Man teilt das gewünschte Jahreseinkommen durch alle Arbeitsstunden eines Jahres. Viele Ihrer Stunden gehen aber in Verwaltung, Akquise, Weiterbildung und Lücken zwischen zwei Projekten, und dafür zahlt niemand direkt. Dieser Ratgeber hilft beim Kalkulieren und ist keine Finanz- oder Steuerberatung.
Schritt 1: was der Stundensatz decken muss
Beginnen Sie mit dem Einkommen, das Sie im Jahr vor Steuern brauchen. Rechnen Sie die Kosten hinzu, die sonst ein Arbeitgeber tragen würde: Ausstattung, Software-Abos, Versicherungen, das Steuerbüro, Weiterbildung, einen Arbeitsplatz und die Beiträge zu Krankenversicherung und Altersvorsorge, die Sie selbst zahlen. Stellen Sie Umsatzsteuer in Rechnung, lassen Sie sie hier weg: Sie kommt auf Ihren Preis obendrauf und wird weitergegeben, Einkommen ist sie nicht. Ob Sie überhaupt Umsatzsteuer berechnen, hängt von Ihrer Lage ab; für Kleinunternehmer gibt es den Ratgeber „Rechnung als Kleinunternehmer“.
- Ihr Wunscheinkommen vor Steuern für das ganze Jahr.
- Betriebskosten: Werkzeuge, Ausstattung, Versicherungen, Beratungskosten, Arbeitsplatz.
- Beiträge, die Sie selbst zahlen und die sonst ein Arbeitgeber mittragen würde.
- Ein Puffer für ruhige Monate, späte Zahler und den gelegentlichen Zahlungsausfall.
Schritt 2: die Stunden, die Sie wirklich abrechnen
Zählen Sie die Wochen, in denen Sie tatsächlich arbeiten, nach Urlaub, Feiertagen und einigen Krankheitstagen. Schätzen Sie dann, welchen Anteil einer Arbeitswoche ein Kunde bezahlt. Viele Selbstständige stellen fest, dass Verwaltung, Angebote, Rechnungen, Marketing und das Umschalten zwischen Kunden einen großen Teil der Woche kosten. Erfassen Sie einen Monat lang Ihre eigene Zeit, um Ihren Anteil zu kennen, statt ihn zu raten.
Rechenbeispiel: vom Wunscheinkommen zu drei Preisen
Eine selbstständige Designerin möchte 48.000 Euro im Jahr vor Steuern verdienen und hat 7.200 Euro Betriebskosten im Jahr. Sie plant 46 Arbeitswochen und rechnet mit etwa 24 abrechenbaren Stunden in einer 40-Stunden-Woche. Die Zahlen sind ein Beispiel und keine Marktpreise; alle Preise sind netto.
Mit dem Stundensatz kalkulieren Sie ein Projekt aus seinen Arbeitsschritten. Zerlegen Sie die Arbeit in Schritte mit Stunden und rechnen Sie einen Puffer für das Unbekannte hinzu: Feedbackrunden des Kunden, fehlendes Material, eine Änderung des Umfangs. Ein Angebot, das die Schritte zeigt und zwei enthaltene Korrekturrunden nennt, erklärt den Preis, ohne bei jeder Position zum Feilschen einzuladen.
| Position | Rechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Zu decken | 48.000 + 7.200 | 55.200 Euro im Jahr |
| Abrechenbare Stunden | 46 Wochen × 24 Stunden | 1.104 Stunden im Jahr |
| Niedrigster Stundensatz | 55.200 ÷ 1.104 | 50 Euro |
| Tagessatz für einen Kundentag mit 8 Stunden | 8 × 50 | 400 Euro |
| Projekt mit geschätzt 30 Stunden: 30 × 50 = 1.500 Euro, dazu 20 % Puffer von 300 Euro, angeboten zu 1.800 Euro. | ||
Stundensatz, Tagessatz oder Festpreis: was Sie anbieten
Jedes Preismodell schiebt das Risiko auf eine Seite. Entscheiden Sie danach, wie genau sich die Arbeit vorab beschreiben lässt:
- Der Stundensatz passt zu offener Arbeit wie Betreuung oder Beratung, deren Umfang sich nicht festlegen lässt; das Risiko von Mehraufwand trägt der Kunde, deshalb schicken Sie mit jeder Rechnung einen Stundennachweis.
- Ein Tagessatz passt zu Einsätzen vor Ort, Workshop-Tagen und langen Aufträgen, bei denen der Kunde Ihre Zeit in Blöcken bucht.
- Ein Festpreis passt zu einem klar beschriebenen Ergebnis; Mehraufwand geht zu Ihren Lasten, also legen Sie Umfang, Korrekturrunden und das fest, was als Änderung gilt.
- Eine monatliche Pauschale passt zu laufender Arbeit mit planbarem Umfang; der Ratgeber „Retainer vs. Stundenhonorar“ vergleicht sie mit der Abrechnung nach Stunden.
Den Preis mit QuoteBill zeigen
Die Vorlage „Preisliste“ hat Zeilen für einen Stundensatz, einen Tagessatz und ein Paket zum Festpreis; damit veröffentlichen Sie Ihre Sätze schnell. Für ein Projekt zeigen der „Projektvorschlag“ oder eine Angebotsvorlage jeden Schritt mit Stunden und Preis, und das Feld „Gültig bis“ verhindert, dass ein alter Preis Monate später noch angenommen wird. Für Arbeit nach Stunden hat die Vorlage „Rechnung nach Stunden“ eigene Spalten für Stunden und Satz, sodass die Rechnung die Zeit hinter der Summe sichtbar macht.
QuoteBill schlägt keine Preise vor und weiß nicht, was Ihr Markt zahlt; in Ihren Dokumenten stehen die Zahlen, die Sie selbst berechnet haben.
Checkliste vor dem Angebot
Bevor eine Zahl in einem Angebot steht:
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Häufige Fragen
Muss ich bei einem Festpreis meinen Stundensatz zeigen?
Nein. Oft genügt es, die Schritte und ihre Preise zu zeigen. Wer die Stunden zeigt, lädt den Kunden ein, über jede einzelne zu verhandeln; wer gar nichts zeigt, wirkt leicht willkürlich.
Wie oft sollte ich meine Preise erhöhen?
Prüfen Sie sie mindestens einmal im Jahr anhand Ihrer Kosten und der Nachfrage, und kündigen Sie bestehenden Kunden einen neuen Satz rechtzeitig an. Ein Retainer oder Vertrag kann die Frist dafür festlegen.
Darf ich Freunden oder einem Verein weniger berechnen?
Das entscheiden Sie selbst. Schreiben Sie den vollen Preis ins Angebot und zeigen Sie die Ermäßigung als Rabatt, damit der Wert der Arbeit sichtbar bleibt.
Was tun, wenn ein Kunde einen niedrigeren Preis will?
Bieten Sie weniger Umfang statt eines niedrigeren Satzes für denselben Umfang: weniger Seiten, weniger Korrekturrunden oder einen späteren Termin.
Musterverträge, Formulare und Werkzeuge
Nächster Schritt: als E-Vertrag unterschreiben lassen
Kostenlose Vorlagen: Angebot, Rechnung, Quittung
Vorlage für Preislisten
Preislisten-Vorlage für Selbstständige und kleine Firmen: Leistungen mit Einheit und Preis. Eine Preisliste ist kein verbindliches Angebot.
Vorlage für Projektvorschläge
Projektvorschlag-Vorlage: Umfang, Ergebnisse, Zeitplan und Preis als Positionen je Phase. Kein verbindliches Angebot, bis Sie es in einem Angebot bestätigen.
Vorlage für Rechnungen nach Stunden
Kostenlose Vorlage für Rechnungen nach Stunden: Datum, Tätigkeit und Stunden je Zeile mal Stundensatz, mit Gesamtstunden und Steuer. PDF, Word, Excel.