Retainer vs. Stundenhonorar: Vergleich und Abrechnung
Retainer oder Abrechnung nach Stunden? Wer welches Risiko trägt, ein Quartal mit beiden Modellen, was in den Retainer-Vertrag gehört und wie Sie abrechnen.
Auf einen Blick
Kurz gesagt: Stundenhonorar oder monatliche Pauschale
Rechnen Sie nach Stunden ab, wenn sich der Arbeitsumfang nicht vorhersagen lässt und der Kunde nur die genutzte Zeit bezahlen will. Wählen Sie einen monatlichen Retainer, wenn der Kunde Sie regelmäßig braucht: Er zahlt jeden Monat eine feste Pauschale für Ihre Erreichbarkeit und eine vereinbarte Zahl von Stunden, und Sie bekommen ein Einkommen, mit dem Sie planen können. Ein fester Projektpreis passt zu keinem der beiden Fälle; er ist für ein klar umrissenes Ergebnis gedacht.
Entscheidend sind drei Fragen: Wie gleichmäßig fällt die Arbeit an, wer soll das Risiko eines vollen oder eines ruhigen Monats tragen, und wie viel Verwaltung will jede Seite auf sich nehmen? Dieser Ratgeber hilft bei der Entscheidung und ist keine Rechts- oder Finanzberatung.
Wer welches Risiko trägt
Dieselbe Arbeit lässt sich auf drei Arten verkaufen:
- Nach Stunden
- Der Kunde zahlt jede erfasste Stunde. Ruhige Monate kosten ihn wenig und bringen Ihnen wenig; volle Monate werden voll bezahlt.
- Monatlicher Retainer
- Der Kunde zahlt jeden Monat dieselbe Pauschale für Ihre Erreichbarkeit und bis zu einer vereinbarten Zahl von Stunden. Ungenutzte Stunden gehen zu seinen Lasten, zusätzliche Stunden werden obendrauf abgerechnet.
- Retainer mit Übertrag
- Ungenutzte Stunden wandern in den nächsten Monat, oft nur für einen Monat, was die Kosten eines ruhigen Monats für den Kunden abfedert.
- Festpreis
- ein Preis für ein beschriebenes Ergebnis; Mehraufwand geht zu Ihren Lasten, deshalb tragen Umfang und Regeln für Änderungen das Gewicht.
| Nach Stunden | Monatlicher Retainer | Retainer mit Übertrag | Festpreis | |
|---|---|---|---|---|
| Wer welches Risiko trägt | Der Kunde zahlt jede erfasste Stunde. Ruhige Monate kosten ihn wenig und bringen Ihnen wenig; volle Monate werden voll bezahlt | Der Kunde zahlt jeden Monat dieselbe Pauschale für Ihre Erreichbarkeit und bis zu einer vereinbarten Zahl von Stunden. Ungenutzte Stunden gehen zu seinen Lasten, zusätzliche Stunden werden obendrauf abgerechnet | Ungenutzte Stunden wandern in den nächsten Monat, oft nur für einen Monat, was die Kosten eines ruhigen Monats für den Kunden abfedert | ein Preis für ein beschriebenes Ergebnis; Mehraufwand geht zu Ihren Lasten, deshalb tragen Umfang und Regeln für Änderungen das Gewicht |
| Welches Modell zu Ihrer Arbeit passt | Die Arbeit kommt in Schüben, die sich nicht vorhersagen lassen | Jede Woche kommen Anfragen, und der Kunde will eine feste Ansprechperson | – | Der Kunde will ein klares Ergebnis mit Ende |
Welches Modell zu Ihrer Arbeit passt
Eine schnelle Entscheidungshilfe:
- Jede Woche kommen Anfragen, und der Kunde will eine feste Ansprechperson: Retainer.
- Die Arbeit kommt in Schüben, die sich nicht vorhersagen lassen: nach Stunden, mit einer monatlichen Obergrenze, wenn der Kunde Planungssicherheit für sein Budget braucht.
- Der Kunde will ein klares Ergebnis mit Ende: Festpreis, danach vielleicht ein Retainer für die Pflege.
- Sie arbeiten zum ersten Mal für den Kunden: ein, zwei Monate nach Stunden, dann ein Retainer, dessen Umfang sich an den tatsächlichen Stunden orientiert.
Rechenbeispiel: ein Quartal mit beiden Modellen
Ein Marketing-Freelancer arbeitet für einen Kunden in drei Monaten 17, 24 und 20 Stunden. Der Retainer kostet 2.000 Euro im Monat für bis zu 20 Stunden, jede weitere Stunde 110 Euro; die Alternative nach Stunden liegt bei 100 Euro. Die Beträge sind Beispiele und netto.
Über das Quartal bringt der Retainer 6.440 Euro, die Abrechnung nach Stunden 6.100 Euro. Der Kunde zahlt für den Retainer 340 Euro mehr und hat dafür die Zeit des Freelancers reserviert; der Freelancer hat jeden Monat 2.000 Euro als sichere Untergrenze. Mit einem Monat Übertrag decken die 3 Stunden, die im ersten Monat übrig bleiben, den größten Teil des Mehraufwands im zweiten Monat.
- Monat 1, 17 Stunden: Retainer 2.000 Euro; nach Stunden 17 × 100 = 1.700 Euro.
- Monat 2, 24 Stunden: Retainer 2.000 + 4 × 110 = 2.440 Euro; nach Stunden 24 × 100 = 2.400 Euro.
- Monat 3, 20 Stunden: Retainer 2.000 Euro; nach Stunden 20 × 100 = 2.000 Euro.
- Quartal: Retainer 2.000 + 2.440 + 2.000 = 6.440 Euro; nach Stunden 1.700 + 2.400 + 2.000 = 6.100 Euro.
- Mit Übertrag nutzt Monat 2 die 20 Stunden und 3 übertragene, berechnet wird also nur 1 Stunde extra: 2.000 + 110 = 2.110 Euro.
Was in den Retainer-Vertrag gehört
Das Muster „Retainer-Vertrag (monatliche Pauschale)“ in QuoteBill deckt die Punkte ab, an denen sich am häufigsten Streit entzündet, jeweils als Lücke in doppelten eckigen Klammern, die Sie selbst füllen: die enthaltenen Stunden („bis zu [[20]] Stunden“), ob ungenutzte Stunden verfallen oder einen Monat übertragen werden, über welchen Kanal Anfragen kommen und wie schnell Sie antworten, eine Anfangslaufzeit von [[3]] Monaten mit monatlicher Verlängerung danach und eine Kündigungsfrist von [[30]] Tagen. Zusatzleistungen erbringen Sie erst nach Freigabe des Kunden in Textform zu einem genannten Stundensatz, und Sie erfassen Ihre Zeit und legen die Aufstellung jeder Rechnung bei.
Außerdem steht darin, dass die Pauschale nicht sinkt, wenn der Kunde weniger Stunden abruft, dass Sie eine Änderung der Pauschale mit einer Frist von mindestens [[60]] Tagen ankündigen und dass Kosten Dritter wie Lizenzen oder Werbebudgets getrennt zum Selbstkostenpreis abgerechnet werden. Lesen Sie den ganzen Mustertext, bevor Sie sich anmelden; er ist ein Muster und keine Rechtsberatung.
Jedes Modell in QuoteBill abrechnen
Beim Retainer stellen Sie jeden Monat eine Rechnung, meist im Voraus, mit einer Position wie „Retainer November: bis zu 20 Stunden“ und der vereinbarten Pauschale. Zusätzliche Stunden rechnen Sie auf der folgenden Rechnung als eigene Position mit Stunden und Satz ab und legen Ihren Stundennachweis bei. Die Kontoauszugsvorlage für Agenturpauschalen listet mehrere Monate Retainer-Rechnungen und Zahlungen mit dem Saldo, der noch offen ist.
Wer nach Stunden abrechnet, nimmt die Vorlage „Rechnung nach Stunden“: Ihre Spalten für Stunden und Satz zeigen bei jeder Zeile, wie viel Zeit dahintersteht. QuoteBill erfasst keine Zeit und zieht keine Stunden von einem Retainer ab; es druckt die Stunden, die Sie eintragen. Was sonst auf eine Freelancer-Rechnung gehört, prüft der Ratgeber „Rechnung als Freelancer“.
Checkliste, bevor Sie einen Retainer vereinbaren
Klären Sie vor der ersten Rechnung:
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Häufige Fragen
Ist ein Retainer einfach ein Stundenkontingent im Voraus?
Nicht ganz. Ein vorausbezahltes Kontingent wird verbraucht, bis es leer ist; ein Retainer bezahlt Ihre Erreichbarkeit in jedem Monat, ob alle Stunden genutzt werden oder nicht, und verlängert sich meist von selbst.
Was, wenn der Kunde jeden Monat viel weniger Stunden nutzt?
Prüfen Sie nach einigen Monaten gemeinsam den Umfang des Retainers. Weniger Stunden halten die Vereinbarung fair und den Kunden bei Ihnen.
Rechne ich den Retainer im Voraus oder nachträglich ab?
Im Voraus ist üblich, weil die Pauschale die Erreichbarkeit im laufenden Monat bezahlt. Was Sie auch wählen, schreiben Sie es in den Vertrag; das Muster sieht dafür die Lücke „[[monatlich im Voraus]]“ vor.
Kann ein Retainer feste Ergebnisse enthalten?
Ja, etwa zwei Blogartikel im Monat; beschreiben Sie jedes dieser Ergebnisse dann so sorgfältig wie bei einem Auftrag zum Festpreis.
Musterverträge, Formulare und Werkzeuge
Nächster Schritt: als E-Vertrag unterschreiben lassen
Kostenlose Vorlagen: Angebot, Rechnung, Quittung
Vorlage für Rechnungen nach Stunden
Kostenlose Vorlage für Rechnungen nach Stunden: Datum, Tätigkeit und Stunden je Zeile mal Stundensatz, mit Gesamtstunden und Steuer. PDF, Word, Excel.
Kontoauszugsvorlage für Agenturpauschalen
Kontoauszugsvorlage für Agenturpauschalen: Retainer-Rechnung AG-221, Rechnung Mediakosten AG-222, Zahlungseingang und Retainer-Rechnung AG-230.
Vorlage für Stundenzettel
Stundenzettel-Vorlage zum Beilegen zu einer Rechnung: Datum, Tätigkeit und Stunden je Zeile mal Stundensatz, mit Summe der Stunden. Word, Excel oder PDF.