Angebot in Rechnung umwandeln: Schritt für Schritt
Aus einem angenommenen Angebot eine Rechnung machen: neue Nummer, Datum, Zahlungsziel, Beispiel mit Anzahlung und die Schaltfläche „Rechnung erstellen“.
Auf einen Blick
Kurz gesagt: So wird aus dem Angebot eine Rechnung
Ein angenommenes Angebot wandeln Sie nicht um, indem Sie den Titel ändern: Sie erstellen aus der angenommenen Fassung eine neue Rechnung. Sie bekommt die nächste Nummer Ihres Rechnungs-Nummernkreises, das Datum des Tages, an dem Sie sie ausstellen, das vereinbarte Zahlungsziel und nur die Positionen, die diese Rechnung abrechnet; dazu die Angebotsnummer, damit beide Seiten die Dokumente zusammenführen können. Das Angebot bleibt unverändert: Es belegt, was Sie angeboten haben.
In QuoteBill ist das eine Schaltfläche. Öffnen Sie das angenommene Angebot, wählen Sie „In der Cloud speichern“, falls es noch ein Entwurf auf dem Gerät ist, und dann „Rechnung erstellen“: QuoteBill legt einen getrennten Rechnungsentwurf an und bewahrt das ursprüngliche Angebot; Kunde, Positionen, Anmerkungen und Steuereinstellungen werden kopiert, und die Rechnung behält einen Verweis auf ihre Quelle. Prüfen Sie Daten und Beträge und wählen Sie „Drucken / PDF“. Das Erstellen versendet die Rechnung nicht und bucht keine Zahlung.
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- Rechnungskorrektur
- Gehen Sie von der angenommenen Fassung aus und bewahren Sie die Annahme per E-Mail oder Unterschrift dazu auf.
- Erstellen Sie eine neue Rechnung; überschreiben Sie das Angebot nie und übernehmen Sie seine Nummer nicht.
- Nummerieren Sie die Rechnung in Ihrem Rechnungs-Nummernkreis und datieren Sie sie auf den Tag der Ausstellung.
- Rechnen Sie nur die Positionen ab, die diese Rechnung betrifft, und nennen Sie die Angebotsnummer.
- Tragen Sie das vereinbarte Zahlungsziel und die Bankverbindung ein, prüfen Sie den Gesamtbetrag und versenden Sie die Rechnung.
Nummern und Daten: Was sich ändert und was bleibt
Eine Angebotsnummer bezeichnet ein Angebot; eine Rechnungsnummer bezeichnet eine Zahlungsaufforderung in Ihrem Rechnungs-Nummernkreis. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird, und die Europäische Kommission zählt eine eindeutige fortlaufende Nummer zu den Angaben einer vollständigen Rechnung in der EU. QuoteBill vergibt eine neue Rechnungsnummer: standardmäßig eine erzeugte Kennung, oder die nächste des Nummernkreises, wenn Sie in den Firmeneinstellungen unter „Dokumentnummern“ die Option „Fortlaufend“ gewählt haben. Setzen Sie sie nicht auf die Angebotsnummer zurück. Die Quellen wurden am 7. Oktober 2026 geöffnet; dieser Ratgeber hilft beim Erstellen von Dokumenten und ersetzt keine Steuerberatung.
Das Ausstellungsdatum wird auf den Tag der Umwandlung gesetzt, und das Fälligkeitsdatum beginnt 30 Tage danach. Das ist ein Startwert: Ersetzen Sie ihn durch das vereinbarte Zahlungsziel. Das Gültigkeitsdatum des Angebots wird nicht übernommen; es sagte nur, wie lange das Angebot galt. Die gedruckte Rechnung zeigt die Angebotsnummer nicht von selbst; schreiben Sie sie in die „Anmerkungen“, wenn der Kunde sie braucht. Tragen Sie dort auch das Leistungsdatum ein: Es ist nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG eine Pflichtangabe, auch wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
Rechenbeispiel: ein Angebot, eine Anzahlung, eine Schlussrechnung
Angebot AN-0142 vom 15. September 2026 bietet eine Website an: Design für 600 Euro und Umsetzung für 900 Euro, zusammen 1.500 Euro netto vor Umsatzsteuer. Der Kunde nimmt es am 22. September 2026 an, mit 30 % Anzahlung und Zahlung des Restes 14 Tage nach der Schlussrechnung. Die Zahlen sind ein Beispiel, keine Preisempfehlung und keine steuerliche Anleitung; die Umsatzsteuer kommt auf jede der beiden Rechnungen mit dem Satz, der für Sie gilt.
1.500 € netto
- Anzahlungsrechnung, 22. September 2026 (30 %)450 €
- Schlussrechnung, 5. Oktober 2026, fällig 19. Oktober 20261.050 €
- Anzahlungsrechnung, erstellt am 22. September 2026: 30 % von 1.500 Euro = 450 Euro, als eine Position „Anzahlung, 30 % des Angebots AN-0142“.
- Schlussrechnung, erstellt am 5. Oktober 2026: QuoteBill datiert sie auf den 5. Oktober 2026 und setzt die Fälligkeit zunächst auf den 4. November 2026; ändern Sie sie auf den 19. Oktober 2026, die vereinbarten 14 Tage.
- Betrag der Schlussrechnung: 1.500 Euro − 450 Euro = 1.050 Euro, als eine Position, die die Anzahlungsrechnung nennt.
- Probe: 450 Euro + 1.050 Euro = 1.500 Euro, das angenommene Angebot, und keine Stufe ist doppelt berechnet.
- Wurde die Anzahlung mit Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, sieht § 14 Abs. 5 UStG für die Schlussrechnung die Absetzung des vereinnahmten Teilentgelts und der Steuer darauf vor; wie das auf Ihrer Rechnung aussieht, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Schritt für Schritt in QuoteBill
Melden Sie sich an und öffnen Sie das Angebot aus Ihrem Arbeitsbereich. Ist es nur ein Entwurf auf dem Gerät, wählen Sie „In der Cloud speichern“ und bestätigen Sie einen wiedererkennbaren Dokumentnamen. Den Namen fragt QuoteBill nur bei diesem ersten Mal; danach speichert sich ein Dokument in Ihrer Cloud von selbst, kurz nachdem Sie aufgehört haben zu tippen. Die Zeile unter der Werkzeugleiste sagt, wo es liegt: „Entwurf auf diesem Gerät gespeichert“ meint den Speicher des Browsers, und „In der Cloud gespeichert“ heißt, dass Ihr Konto die neueste Fassung hält.
Wählen Sie „Rechnung erstellen“. Der neue Rechnungsentwurf öffnet sich mit neuer Nummer und dem Status „Entwurf“, benannt nach dem Kunden, zum Beispiel „Rechnung · Müller Design“, damit Ihr Arbeitsbereich ihn vom Angebot unterscheidet; liegt das Angebot in Ihrer Cloud, bietet der Editor an, die Rechnung ebenfalls dort zu speichern. Für eine Teilleistung passen Sie Positionen und Anmerkungen an; das Erstellen zieht keine Anzahlung ab und entscheidet nicht, was noch offen ist.
Prüfen Sie die Vorschau, wählen Sie „Drucken / PDF“ und speichern Sie das PDF im Druckdialog Ihres Browsers. Ist Ihr Firmenname noch leer, fragt QuoteBill vor dem Drucken nach, damit kein PDF ohne Absender hinausgeht.
Zurück zum Original oder in eine bestehende Rechnung importieren
Die verknüpfte Rechnung bietet „Ursprungsangebot öffnen“. Ist die Quelle vorhanden, öffnet sich das Angebot, ohne die Rechnung rückgängig zu machen oder zu löschen. Wird die Quelle nicht gefunden, legt der Editor aus der Rechnung einen neuen Angebotsentwurf an und sagt das; halten Sie diese Kopie nicht für das angenommene Original.
Eine bestehende Rechnung bietet im Menü „Mehr“ außerdem „Aus Angebot importieren“, für Angebote, die in Ihrem Konto gespeichert sind. Das ersetzt ausgewählte Felder der Rechnung, darunter Kunde, Positionen, Anmerkungen, Bedingungen und Steuereinstellungen. Es ist ein eigener Weg: Prüfen Sie danach Datum, Nummer und die übrigen Angaben der Rechnung.
Vor dem Versand der Rechnung prüfen
Legen Sie die Rechnung neben das angenommene Angebot und Ihre früheren Rechnungen zu diesem Auftrag:
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Häufige Fragen
Kann ich den Titel des Angebots in „Rechnung“ ändern und es erneut schicken?
Nein. Das Angebot belegt, was der Kunde angenommen hat, und eine Rechnung braucht eine eigene Nummer und ein eigenes Datum in Ihrem Rechnungs-Nummernkreis. Erstellen Sie eine getrennte Rechnung.
Muss die Rechnung genau dem Angebot entsprechen?
Sie muss dem entsprechen, was für die jetzt abgerechnete Leistung vereinbart wurde. Haben sich Umfang oder Preis geändert, bewahren Sie die Zustimmung auf und berechnen Sie den neuen Betrag mit einer Position oder Anmerkung, die das erklärt.
Welches Datum steht auf einer Rechnung aus einem Angebot?
Der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen, nicht das Angebotsdatum. Dazu kommt der Zeitpunkt der Leistung, den § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG als eigene Angabe verlangt; der Kalendermonat genügt.
Ist ein angenommenes Angebot ein Vertrag?
Das hängt von seinem Wortlaut und dem anwendbaren Recht ab, und dieser Ratgeber kann das nicht für Sie entscheiden; der Ratgeber „Kostenvoranschlag oder Angebot: verbindlich? § 649 BGB“ geht darauf ein. Bewahren Sie die angenommene Fassung und den Nachweis der Annahme auf.
Musterverträge, Formulare und Werkzeuge
Quellen
Nächster Schritt: als E-Vertrag unterschreiben lassen
Kostenlose Vorlagen: Angebot, Rechnung, Quittung
Kostenloser Angebotsgenerator
Angebot online erstellen – mit Leistungsumfang, Mengen, Preisen und Gültigkeit. Aus dem angenommenen Angebot wird eine Rechnung. Kostenloses Konto genügt.
Kostenloser Rechnungsgenerator
Rechnung online erstellen – mit Logo, Kundendaten, Positionen und Steuersatz. Vorschau prüfen und als PDF speichern. Kostenloses Konto genügt.
Angebot für Webdesign
Webdesign-Angebot als Muster für Website-Projekte: Wireframes, responsive Seiten, Design-Übergabe und Korrekturschleifen festlegen. Als PDF, Word oder Excel.
Vorlage für Proformarechnungen
Kostenlose Vorlage für Proformarechnungen: Ware, Preise, Lieferbedingungen und Gültigkeit vor der Lieferung – für Vorkasse, Einfuhrgenehmigung oder Zoll.