Angebotsvorlage Excel, Word, PDF kostenlos: was wann passt
Angebotsvorlage in Excel, solange der Preis sich bewegt, in Word für Umfang und Bedingungen, als PDF für die Endfassung. Mit Malerbeispiel und Checkliste.
Auf einen Blick
Kurz gesagt: Excel, Word oder PDF für ein Angebot
Ein Angebot wird gelesen, hinterfragt und manchmal geändert, bevor der Kunde es annimmt; das Format zählt deshalb mehr als bei einer Rechnung. Ein PDF schicken Sie, wenn das Angebot steht. Eine Excel-Datei behalten Sie, solange sich der Preis noch bewegt. Zu Word greifen Sie, wenn Formulierungen, Leistungsumfang und Bedingungen verhandelt werden.
QuoteBill erzeugt alle drei aus einem einzigen Angebot. Sie füllen es einmal aus, und Kunde, Positionen, „Gültig bis“ und „Anmerkungen“ sind in jeder Datei dieselben. Dieser Ratgeber hilft beim Vorbereiten des Dokuments und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
- Der Preis ist noch offen
- Excel, weil die Summen mit jeder geänderten Menge neu rechnen.
- Umfang und Bedingungen werden noch abgestimmt
- Word, weil sich jeder Satz frei umschreiben lässt.
- Das Angebot steht
- PDF, als die Fassung, die der Kunde annimmt und die Sie aufbewahren.
Excel für die Zahlen, Word für den Text
Die Excel-Datei (.xlsx) behält ihre Formeln. Jede Zeile rechnet Menge mal Einzelpreis minus Rabatt und rundet auf den Cent; darunter addiert eine Formel die Zeilen, eine zweite multipliziert die Zwischensumme mit dem Steuersatz aus seiner eigenen Zelle, und der Gesamtbetrag ergibt sich daraus. Ändern Sie während eines Telefonats eine Menge, wandert die Summe mit, und die Frage „Was kostet es mit einem Zimmer mehr?“ beantworten Sie sofort.
Die Word-Datei (.docx) zeigt dasselbe Layout mit Farben, Logo, beiden Parteien, Tabelle und Summen als bearbeitbaren Text. Formulieren Sie eine Leistungsbeschreibung um oder ergänzen Sie in den Anmerkungen einen Ausschluss oder eine Bedingung. Ihre Summen sind getippte Zahlen und keine Formeln: Nach jeder Preisänderung rechnen Sie sie selbst neu oder arbeiten in der Excel-Datei weiter.
PDF: die Fassung, die der Kunde liest
Wählen Sie „Drucken / PDF“ und speichern Sie im Druckdialog des Browsers als PDF. Weil der Browser die Datei erzeugt, öffnen Sie sie und lesen jede Seite, bevor Sie sie verschicken. Ein PDF verändert man weniger leicht aus Versehen als eine Tabelle oder ein Word-Dokument; deshalb sollte es die Fassung sein, die Sie schicken, und die, die Sie als Nachweis Ihres Angebots aufbewahren.
Nehmen Sie Angebotsnummer und Gültigkeitsdatum in den Dateinamen auf. Sagt der Kunde nach drei Wochen zu, finden Sie so sofort die Fassung, auf die sich seine Zusage bezieht.
Beispiel: ein Angebot für Malerarbeiten und eine Änderung
Ein Beispielangebot: Streichen von 3 Zimmern, 3 × 280 Euro = 840 Euro; Ausbessern der Wände, 4 Stunden × 55 Euro = 220 Euro; Material, 1 × 200 Euro mit 5 % Rabatt = 190 Euro. Die Zwischensumme beträgt 1.250 Euro netto. Mit 19 % Umsatzsteuer kommen 1.250 × 0,19 = 237,50 Euro hinzu, zusammen 1.487,50 Euro.
Der Kunde möchte ein viertes Zimmer. In Excel ändern Sie 3 auf 4: Das Streichen wird zu 1.120 Euro, die Zwischensumme zu 1.530 Euro, die Umsatzsteuer zu 290,70 Euro und der Gesamtbetrag zu 1.820,70 Euro. Schicken Sie diese Fassung als PDF mit einem neuen Gültigkeitsdatum und behalten Sie die erste, damit Sie wissen, was Sie angeboten hatten. Die Beträge sind Beispiele, keine Preisempfehlungen, und den für Sie geltenden Steuersatz prüfen Sie selbst.
Checkliste vor dem Versenden des Angebots
Öffnen Sie das Angebot im Editor und vergleichen Sie die Vorschau mit dem, was Sie zugesagt haben. Prüfen Sie zuerst diese Punkte:
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Nach der Zusage, und wo QuoteBill aufhört
Sagt der Kunde zu, öffnen Sie das gespeicherte Angebot und wählen „Rechnung erstellen“. QuoteBill legt einen eigenen Rechnungsentwurf an und behält das ursprüngliche Angebot. Bei einem größeren Auftrag kann als nächster Schritt ein E-Vertrag folgen: eine einfache elektronische Signatur mit Ereignisprotokoll, die der Kunde auf jedem Gerät leistet. Ob das genügt, hängt von Vertrag und Land ab; aus dem unterschriebenen Vertrag lässt sich danach die Rechnung erstellen.
Das Speichern im Konto und die Downloads als Word und Excel brauchen ein kostenloses Konto; ohne Konto füllen Sie eine Vorlage aus und drucken sie oder speichern sie als PDF, und sie bleibt nur in Ihrem Browser. QuoteBill verschickt das Angebot nicht und holt keine Zusage des Kunden ein, und die Steuerberechnung ist eine Rechenhilfe, keine Steuerberatung. Ob und wie lange ein Angebot bindet, erklärt der Ratgeber „Kostenvoranschlag oder Angebot: verbindlich? § 649 BGB“.
Womit Sie anfangen
Öffnen Sie auf der Vorlagenseite eine Angebotsvorlage, etwa den kostenlosen Angebotsgenerator oder „Angebot für Malerarbeiten“, und füllen Sie sie dort aus, auch ohne Konto, oder melden Sie sich an und wählen Sie unten „Kostenloses Angebot erstellen“. Sobald das Angebot fertig ist, entscheiden Sie sich für Excel, Word oder PDF. Welche Teile ein Angebot braucht, zeigt der Ratgeber „Angebot schreiben“.
Häufige Fragen
Kann ich das Angebot als Word-Datei an den Kunden schicken?
Das geht, aber in Word lassen sich Text und Beträge leicht ändern, und die Summen rechnen nicht mit. Für die Fassung, die der Kunde annehmen soll, ist das PDF eindeutiger; die Word-Datei nutzen Sie, solange Sie den Text gemeinsam abstimmen.
Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?
Das legen Sie selbst fest: Tragen Sie unter „Gültig bis“ den letzten Tag ein, an dem Sie die Preise halten können. Ein Gültigkeitsdatum ist kein Zahlungsziel; wann gezahlt wird, gehört später in die Rechnung.
Was passiert mit dem Angebot, wenn ich daraus eine Rechnung mache?
Es bleibt unverändert erhalten. „Rechnung erstellen“ legt einen neuen Entwurf mit eigener Nummer an; die einzelnen Schritte beschreibt der Ratgeber „Angebot in Rechnung umwandeln“.
Braucht ein Angebot eine Unterschrift des Kunden?
QuoteBill verlangt keine. Wie der Kunde annimmt, vereinbaren Sie selbst: per E-Mail, mit Unterschrift auf dem PDF oder als E-Vertrag mit einfacher elektronischer Signatur. Bewahren Sie die Zusage in jedem Fall auf.
Nächster Schritt: als E-Vertrag unterschreiben lassen
Kostenlose Vorlagen: Angebot, Rechnung, Quittung
Kostenloser Angebotsgenerator
Angebot online erstellen – mit Leistungsumfang, Mengen, Preisen und Gültigkeit. Aus dem angenommenen Angebot wird eine Rechnung. Kostenloses Konto genügt.
Angebot für Malerarbeiten
Angebot für Malerarbeiten: Untergrundvorbereitung, Innenanstrich und Entfernen der Abdeckung. Online ausfüllen oder als Excel- und Word-Datei laden.
Kostenlose Kostenvoranschlagsvorlage
Kostenvoranschlag-Vorlage für Handwerk: Arbeitslohn, Material und Gerätemiete getrennt, mit Gültigkeitsdatum. Nach Zusage wird daraus per Klick eine Rechnung.