Vertrag online unterschreiben lassen: Schritt für Schritt
Vertrag online unterschreiben lassen: Link und Zugangscode getrennt senden, Erinnerungen und Fristen, verlorene Links, was Sie danach aufbewahren.
Auf einen Blick
Kurz gesagt: vom Entwurf zur unterschriebenen Kopie
Bereiten Sie den Vertrag vor, unterschreiben Sie selbst, schicken Sie jeder unterzeichnenden Person einen Link und getrennt davon einen Zugangscode, haken Sie nach, bis alle unterschrieben haben, und bewahren Sie dann das unterschriebene PDF, sein Signaturprotokoll und die Beweisdatei auf. Mit den E-Verträgen von QuoteBill braucht die Gegenseite kein Konto und unterschreibt am Telefon oder am Computer.
Was Sie bekommen, ist eine einfache elektronische Signatur mit Ereignisprotokoll. Sie ist keine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur, und QuoteBill prüft nicht, wer unterschreibt: Es protokolliert die Nutzung des Links und des Codes, die Sie weitergegeben haben. Ob das genügt, hängt von Vertrag und Land ab, und dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.
Die sieben Schritte in der Reihenfolge der Bildschirme
Die Schritte folgen den Bildschirmen in der Reihenfolge, in der Sie ihnen begegnen:
- Beginnen Sie mit einem Mustervertrag, mit „Mit einem Ihrer Dokumente beginnen“ aus einem Ihrer Angebote oder mit einer leeren Seite.
- Füllen Sie Parteien, Klauseln, Preisaufstellung und Zahlungsbedingungen aus; ein [[…]]-Feld, das eigene Worte braucht, blockiert das Senden, bis Sie es ersetzen.
- Drücken Sie „Zur Unterschrift senden“: Der Text wird mit einem SHA-256-Fingerabdruck eingefroren, und Sie unterschreiben als Partei A zuerst.
- Kopieren Sie Link und Zugangscode jeder unterzeichnenden Person aus dem Fenster, das sie nur einmal zeigt.
- Schicken Sie den Link per E-Mail oder Messenger und den Code auf einem anderen Weg, etwa per SMS oder Anruf.
- Verfolgen Sie den Status: geöffnet, unterschrieben oder abgelehnt, jeweils mit Uhrzeit im Ereignisprotokoll.
- Haben alle unterschrieben, speichern Sie das PDF mit seinem Signaturprotokoll und laden die Beweisdatei herunter.
Was Sie Ihrem Kunden schicken
QuoteBill verschickt selbst keine E-Mail. „E-Mail-Entwurf öffnen“ startet eine Nachricht, die nur den Link enthält, nie den Code. Eine kurze Nachricht genügt, zum Beispiel: „Hallo Herr Weber, hier ist der besprochene Dienstleistungsvertrag, bereit zur Unterschrift: [Link]. Den Zugangscode schicke ich Ihnen gleich per SMS. Der Vertrag öffnet sich auch auf dem Handy; bitte lesen Sie ihn durch und unterschreiben Sie bis Freitag, den 16. Oktober. Bei Fragen rufen Sie mich einfach an.“
Dann schicken Sie den 8-stelligen Code auf einem anderen Weg. Die Trennung sorgt dafür, dass jemand, der nur die E-Mail abfängt, nicht unterschreiben kann. Der Code ist standardmäßig eingeschaltet; wer ihn abschaltet, wird gewarnt, dass jede Person mit dem Link unterschreiben kann.
Nachhaken: Erinnerungen, Fristen und verlorene Links
Hat jemand noch nicht unterschrieben, bereitet „Erinnern“ eine Nachricht in der Sprache des Vertrags vor, die Sie in Ihre eigene E-Mail oder Ihren Messenger kopieren; sie enthält weder Link noch Code, und das Kopieren vermerkt eine Erinnerung im Ereignisprotokoll, bis zu 20 je unterzeichnender Person. „Frist ändern“ verschiebt die Unterschriftsfrist um 1 bis 60 Tage ab heute, höchstens 180 Tage nach dem Senden und bis zu 10-mal, ohne Text oder Links zu ändern.
Hat jemand den Link verloren oder wurde er nach falschen Codes gesperrt, wählen Sie „Neuen Link ausstellen“: Der alte Link und der alte Code funktionieren sofort nicht mehr. Ist der Text selbst falsch, storniert „Korrigieren und neu senden“ den Vertrag, zeigt Personen, die den alten Link öffnen, dass er storniert wurde, und öffnet einen neuen Entwurf mit demselben Text; alle unterschreiben den neuen erneut.
Beispiel: eine Frist, die mehr Zeit braucht
Eine Beraterin sendet am 5. Oktober 2026 einen Dienstleistungsvertrag mit einer Frist von 14 Tagen, die Unterschrift ist also bis zum 19. Oktober 2026 möglich. Der Geschäftsführer des Kunden ist auf Reisen, deshalb nutzt sie am 15. Oktober 2026 „Frist ändern“ mit 11 Tagen ab diesem Tag: Die neue Frist ist der 26. Oktober 2026, weit innerhalb von 180 Tagen nach dem Senden.
Der Geschäftsführer unterschreibt am 22. Oktober 2026. Die Beraterin kopiert die Abschlussmitteilung, die jede unterzeichnende Person bittet, ihre unterschriebene Kopie zu speichern, weil der Link 30 Tage nach Abschluss nicht mehr funktioniert; der Geschäftsführer hat also bis zum 21. November 2026 Zeit. Danach erstellt die Beraterin aus dem Vertrag die Anzahlungsrechnung.
Checkliste, wenn alle unterschrieben haben
Erledigen Sie diese vier Dinge noch am selben Tag:
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Grenzen, die Sie vor dem Senden kennen sollten
Ein Vertrag hat höchstens drei unterzeichnende Personen, und E-Verträge sind für Mitglieder kostenlos innerhalb von Nutzungsgrenzen: 50 neue Verträge am Tag, 20 Sendungen am Tag und 100 gespeicherte Verträge gleichzeitig. Es gibt keinen Massenversand und keine Identitätsprüfung. Manche Dokumente brauchen in manchen Ländern eine andere Form, etwa Testamente, Bürgschaften von Privatpersonen, notarielle Urkunden und viele Grundstücksgeschäfte; bei Verträgen mit Verbrauchern prüfen Sie zuerst die Verbraucherregeln. Im Zweifel fragen Sie eine Anwältin oder einen Anwalt, bevor Sie sich auf eine elektronische Signatur verlassen.
Häufige Fragen
Braucht mein Kunde ein QuoteBill-Konto?
Nein. Die unterzeichnende Person öffnet den Link, gibt den Zugangscode ein, liest den Vertrag und unterschreibt, indem sie ihren Namen zeichnet oder tippt oder ein Stempelbild verwendet, auf jedem Gerät und in 33 Sprachen.
Was, wenn mein Kunde den Zugangscode verloren hat?
Nutzen Sie „Neuen Link ausstellen“ und schicken Sie neuen Link und neuen Code wieder auf getrennten Wegen. Das alte Paar funktioniert sofort nicht mehr.
Kann ich nach dem Senden eine Klausel ändern?
Nicht an Ort und Stelle: Der Text ist eingefroren, damit alle dieselben Worte unterschreiben. Nutzen Sie „Korrigieren und neu senden“, das den alten Vertrag storniert und einen neuen Entwurf zum Korrigieren und Senden öffnet.
Ist ein so unterschriebener Vertrag gültig?
In vielen Ländern wird einer Unterschrift die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen, weil sie elektronisch ist; was sie beweist, hängt aber von den Beweisen ab, und manche Dokumente brauchen eine andere Form. Die Ratgeber zu elektronischen Signaturen erklären die Regeln nach Ländern.
Musterverträge, Formulare und Werkzeuge
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